Методические указания. Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться спа­кетом документов (приложения 9.1-9.6).

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с па­кетом документов (приложения 9.1-9.6).

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем ин­декса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистри­руются отдельно.

ГСДОУ установила следующий обязательный состав рек­визитов для регистрации документов:

■ автор документа (корреспондент);

■ наименование документа;

■ дата документа;

■ номер документа;

■ дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

■ номер, присвоенный документу при его поступлении в орга­низацию (для входящих документов);

■ заголовок к документу и его краткое содержание;

■ резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок ис­полнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

■ отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс до­кумента ответа, номер дела, в которое подшит исполнен­ный документ).

Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены расписка исполнителя в получении документа, на­личие приложений и др.

Документы регистрируются в зависимости от объемов ре­гистрационных массивов документов в регистрационных жур­налах или регистрационно-контрольных карточках (РКК) (см. приложения 9.3, 9.4).

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установлен­ном порядке.

Номенклатура дел составляется по унифицированной фор­ме (см. приложение 9.1).

В качестве первой графы номенклатуры указывают наимено­вание структурного подразделения (отделов), их индексы (номе­ра) включаются в номенклатуру и дополнительные порядковым номером дела в пределах подразделения составляют индекс дела.

Во второй графе номенклатуры указываются полные заго­ловки дел. При этом в разделе может быть использована сле­дующая последовательность:

■ организационно-распорядительная документация;

■ плановая документация;

■ отчетная документация;

■ документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выпол­нения основной деятельности;

■ документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела дела рекомендуется систематизи­ровать по степени их важности:

■ документация вышестоящих организаций;

■ собственная документация организации.
Целесообразно соблюдать последовательность расположе­ния заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каж­дое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при боль­шом объеме документов, относящихся к одному делу, допус­кается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хра­нения дел, определенные экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются:

■ отметки о заведении дел — «заведено»;

" в переходящих делах — «переходящее с 2003 г.» или «пе­реходящее на 2004 г.»;

■ о передаче дел в другую организацию — «акт выдачи во
временное пользование от _____ №»;

■ о местонахождении подлинников документов — «подлин­ники в деле 01-02»;

■ о передаче дел в ведомственный архив — «переданы в ар­хив по описи 07.03.2003» и т. п.

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел. При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или титульный лист, если это министерство, ведомство.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается экспертной комиссией (ЭК) учреждения, визируется заведую­щим ведомственным архивом, после чего направляется на со­гласование в государственный архив, если документы посту­пают на государственное хранение. После согласования номен­клатура дел утверждается руководителем учреждения.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (см. приложение 9.7).

Контрольные вопросы

1. Назвать формы регистрации документов, их особенности.

2. Что понимается под делом в делопроизводстве?