Обзор Access

СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ, ТАБЛИЦ,

РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ В СРЕДЕ СУБД MICROSOFT ACCESS

Лабораторная работа № 1

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Знакомство со средой СУБД MS Access, приобретение практических навыков создания базы данных, таблиц БД, их индексирования и связывания, работы с таблицами, поиска данных в таблицах.

КРАТКИЕ ПОЯСНЕНИЯ

Обзор Access

Microsoft Access - самая популярная в мире система управления базами данных (СУБД). Она может использоваться как автономная (однопользовательская) и как сетевая СУБД в многопользовательской среде.Система MS Access позволяет:

- создавать реляционные базы данных как совокупность таблиц и сами таблицы;

- вводить и выводить информацию из БД в удобном для пользователя виде;

- создавать запросы для извлечения нужной информации и её обработки;

- разрабатывать формы, облегчающие ввод и редактирование информации;

- создавать отчеты, включающие данные, результаты их обработки, текст и графику.

Access имеет встроенные конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов, а также множество мастеров (Wizard), которые значительно упрощают создание баз данных с минимальным программированием.

Для профессиональной разработки приложений (прикладных программ) MS Access может использоваться язык программирования Visual Basic for Application (VBA) с добавлениями объектных расширений и языка структурированных запросов SQL. В системе программирования VBA MS Access используются многооконный интерфейс, выделение цветом при редактировании и отладке, автоматический контроль синтаксиса, динамический контроль данных, точки прерывания, пошаговое выполнение и т. д. Основы программирования на VBA изложены в ряде изданий, в частности, в книгах [2, 3]. Краткие исходные сведения по языку VBA представлены в Приложении 1 к лабораторной работе.

Access 2007 предоставляет пользователю шесть различных типов объектов баз данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Фундаментом базы данных являются таблицы. Именно в таблицах хранятся данные. В Access могут храниться и обрабатываться данные разных форматов: текстовые, графические, числовые, календарные и др. Каждая строка таблицы соответствует отдельной записи, каждый столбец - полю данных. Для каждой логической категории данных создаётся отдельная таблица. Например, в одной таблице могут храниться сведения о товарах, во второй — сведения о заказах, а в третьей — сведения о клиентах. Создание таблицы заключается в определении состава и типа полей (столбцов), первичного ключа и их свойств. Поле первичного ключа уникально определяет каждую запись таблицы. С помощью общего поля данных можно установить связь между отдельными таблицами для совместной обработки данных в таблицах, например, для получения сведений о содержании заказов определенных клиентов. Для рационализации структуры таблиц базы данных используются процедуры нормализации.
По сравнению с предшествующими версиями в Access 2007 полностью изменен интерфейс пользователя. Основным средством интерфейса пользователя теперь является лента (полоса) Microsoft Office Fluent, которая состоит из наборов кнопок и команд (рис. 1). Ленту можно свернуть или развернуть. На ленте имеются все команды, которые необходимы для создания баз данных и приложений и для работы с ними. Под командой понимается кнопка, строка меню или поле для ввода данных. На ленте расположены вкладки. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие элементы интерфейса, например коллекцию.

В Access 2007 основными вкладками ленты являются Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных. Для создания объектов БД предназначена вкладка Создание. Выбрав одну из вкладок команд, можно увидеть доступные в ней команды. При работе с лентой для вызова команд можно использовать также сочетания клавиш («горячие» клавиши). Эти клавиши отображаются при нажатии Alt. Освоение инструментария ленты требует некоторой практики.

Рис.1. Лента интерфейса MS Access 2007.

В левой части окна Access расположена область переходов (панель навигации), в которой отображаются все объекты открытой базы данных. Область можно сворачивать и раскрывать. В ней размещаются ссылки на объекты базы данных: таблицы, формы, запросы, отчеты и др. Эти объекты можно упорядочить по категориям и по группам. При использовании категории Тип объекта все объекты в области переходов будут расположены в зависимости от их типа, например, таблицы, формы, отчеты и др. Чтобы открыть имеющийся объект, достаточно дважды щелкнуть по его имени в списке объектов.

Для работы с таблицами более других подходит режим Таблицы и связанные представления. При большом количестве объектов базы данных целесообразно использовать фильтрацию объектов в области переходов. Для этого можно щелкнуть правой кнопкой мыши на панели Все объекты Access и выбрать команду Параметры переходов. В открывшемся окне следует выбрать нужную категорию и снять флажки ненужных объектов в правой части окна. Двойной щелчок мыши по объекту открывает его, правая кнопка вызывает меню объекта.

Для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам предназначена панель быстрого доступа. В неё путем настройки можно добавлять необходимые команды, что, как правило, и делается для удобства работы. Для изменения списка команд достаточно щелкнуть по правому значку панели и выбрать необходимые команды.

Вдоль нижнего края окна Access может отображаться строка состояния, которая служит для вывода сообщений о состоянии системы и свойствах текущей базы данных.