Создание БД и таблиц

В Access 2007 возможны следующие способы создания базы данных: создание базы данных с помощью шаблона (прототип готовой пустой базы данных с таблицами, формами и отчетами) и создание новой базы данных с нуля. Создание новой базы данных обычно начинается с создания пустой базы данных командой «Создать» или командой Новая база данных в списке шаблонов. При этом нужно задать имя новой базы и папку для её расположения.

Для создания новой таблицы в базе данных Access можно использовать три метода:

· Ввод данных в пустую таблицу, при этом структура таблицы (поля) создается Access автоматически,

· Использование мастера таблиц,

· Создание таблицы с помощью конструктора таблиц.

Возможно создание новой таблицы с помощью оператора CREATE TABLE языка SQL. Таблицы можно также копировать и импортировать из других баз данных.

Наиболее широкие возможности предоставляет режим конструктора. Для создания таблицы в этом режиме нужно выбрать команду Создание → Конструктор таблиц.

Вид окна Режима конструктора показан на рис. 2. На ленте появляется вкладка Конструктор.

Рис.2. Окно Режима конструктора при работе с таблицей.

Окно Режима конструктора таблицы состоит из двух частей:

- верхняя часть служит для определения имен полей, типа данных и описания полей,

- нижняя часть окна используется для определения свойств полей.

Для каждого поля вводится имя (не более 64 символов), тип данных, описание (комментарий к полю, необязательный, но нужный элемент) и определяются свойства. Желательно, чтобы имя поля было простым и коротким. Имена полей могут включать любые комбинации символов за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок. Access позволяет использовать пробелы в именах полей, но делать это не рекомендуется, так как пробелы усложняют работу с объектами, в частности, в программах. Для имен полей часто используется так называемая «горбатая» запись, например, ДатаЗаказа или запись с использованием символа подчеркивания, например, Дата_заказа. Использование имен на английском языке позволяет упростить дальнейшее преобразование и экспорт таблицы в форматы других СУБД, например, MS SQL Server.

Тип данных должен обеспечивать наиболее эффективный способ хранения соответствующей информации в поле. Access поддерживает 10 типов данных. Наиболее распространенным типом является текстовый. Другие доступные типы данных: MEMO для хранения длинного текста, числовой, дата/время, денежный, счетчик для нумерации записей, логический, поле объекта OLE для графических данных, поля гиперссылка, вложение. У числовых полей можно менять размер поля, который определяет, сколько памяти выделяется для значения поля. Например, размер Байт позволяет хранить только числа от 0 до 2555. Более подробные сведения о типах данных см. в статье «Общие сведения о типах данных» справочной системы Access. В колонке «Описание» вводится подробное описание создаваемого поля.

С каждым полем таблицы связывается также набор свойств, которые могут быть использованы для настройки хранения данных в поле, методов работы с полем и способа его отображения на экране. Свойство «Размер поля » определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных Текстовый, Числовой или Счетчик. Свойство «Подпись» определяет заголовок поля, выводимый вместо имени в таблицах, формах и отчетах. Свойства «Маска ввода», «Значение по умолчанию», «Условие на значения» позволяют упростить ввод или обеспечить проверку ввода значений в соответствующее поле данных для исключения неправильного ввода. Например, для числового поля можно ввести Условие на значение «> 50» и при этом в данное поле можно вводить только значения, превышающие 50. Кроме типа данных можно указать еще два атрибута поля - уникальность и обязательность. Первый атрибут означает, что данные в поле должны быть уникальными, например, код товара или штрих – код. Атрибут «обязательный» означает, что поле должно быть заполнено во всех записях, например, имя заказчика в одноименной таблице.

Для таблицы Access следует определять первичный ключ или ключевое поле для обеспечения уникальности записей таблицы. Первичный ключ гарантирует, что значения соответствующего набора полей (поля) будут уникальными, т.е. в таблице не будет дублирования записей. Для определения поля как ключа можно в контекстном меню (правая кнопка мыши) поля выбрать команду Ключевое поле или щелкнуть на значке Ключевое поле в меню Сервис.

После создания таблиц устанавливаются связи между ними для поддержания целостности данных и их совместной обработки. Связи между таблицами основаны на их общем поле. В большинстве случаев с первичным ключом одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором для каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. При этом одна из таблиц обычно является родительской (главной), а другая – дочерней (подчиненной). Возможны следующие основные типы связей: «один-к-одному», «один-ко-многим», «многие-ко-многим». Тип связи отражает соответствие связываемых записей в главной и подчиненной таблицах. В Access межтабличную связь можно создать с помощью окна «Схема данных», которое открывается одноименной кнопкой на панели Связи. В открытом окне связь устанавливается путем перетаскивания первичного ключа главной таблицы на внешний ключ подчиненной таблицы.

В режиме конструктора можно работать только с полями таблицы. Записи можно добавлять, удалять и редактировать только в режиме Таблицы. В группе Шрифт вкладки Главная имеются команды для оформления таблицы. В режиме таблицы можно также сортировать строки таблицы по текущему полю или по выделенным полям, используя соответствующие кнопки из группы Сортировка и фильтр.

Для отображения содержимого таблицы кроме обычного табличного режима в Access можно выбрать режим сводной таблицы или режим сводной диаграммы. Переключение режимов осуществляется кнопкой Режим вкладки Главная.

Более подробные сведения по созданию таблиц приведены в статье «Создание таблиц в базе данных» справочной система Access.

Разработка базы данных, как правило, не заканчивается созданием таблиц. Обычно после создания таблиц и связей между ними разрабатываются также формы, запросы, отчеты и приложение (программа), управляющее логикой обработки данных в Access. Эти темы составляют содержание последующих лабораторных работ.