Задание и порядок выполнения работы

1. Запустите систему Access. Откройте учебную базу данных «Борей». Эта база данных исключительно полезна для целей знакомства с БД и обучения их созданию. В ней хранится информация о вымышленной продуктовой компании: заказах, товарах, клиентах, сотрудниках компании и др. Для её открытия выберите в панели «Локальные шаблоны» значок «Борей 2007». Введите новое название для этой базы данных и щелкните кнопку Создать. При первом открытии этой БД появится окно, в котором предлагается выбрать из списка имя сотрудника и затем войти в систему.

2. С помощью области переходов и её категории Тип объекта выберите раздел (вкладку) Таблицы, последовательно откройте и просмотрите таблицы Поставщики, Клиенты, Заказы в режимах Таблица и Конструктор. Для перемещения по таблице используются клавиши управления курсором, полосы прокрутки, а также средства навигации в левом нижнем углу таблицы. Переименование и удаление таблицы осуществляется с помощью соответствующих команд контекстного меню таблицы в области переходов.

3. Ознакомьтесь с организацией и использованием Справочной системы Access. В частности, научитесь отыскивать нужную справку с помощью указателя и использовать контекстную справку.

4. Откройте таблицу Сотрудники. Выполните просмотр содержимого таблицы с перемещением по записям и полям, переход на запись с определенным номером, поиск и замену текста в полях, сортировку записей, в том числе по нескольким полям, просмотр записей с использованием фильтра. При просмотре данных некоторые столбцы можно скрыть. Для этого используются команды Скрыть/Отобразить контекстного меню имени столбца. Переключитесь из Режима таблицы в Режим Конструктора и просмотрите типы данных, описания полей и их свойства. Обратите внимание на типы полей Адрес, Примечание, Web – страница, Вложения.

На этом предварительное знакомство со средой Access заканчивается. БД «Борей» можно закрыть. В дальнейшем Вы можете возвращаться к этой БД для изучения примеров и использования их как прототипов при разработке приложений, например, при выполнении курсовой работы.

5. Создайте новую базу данных и её таблицы в соответствии с индивидуальным заданием. Название файла БД должно соответствовать заданию. Для создания таблиц используйте Режим конструктора. При создании таблиц выбирайте подходящие для полей названия, типы данных и их размеры (длину). Определите также для некоторых полей таблиц необходимые свойства, в частности, такие как формат, подпись, значение по умолчанию, условие на значение и др. Например, для поля с именем «Дата_заказа» естественно ввести подпись «Дата заказа», для этого же поля в качестве значения по умолчанию - использовать функцию «Date», для поля с номером телефона - маску ввода и т.п.

6. Для каждой таблицы в окне свойств режима Конструктора определите первичные ключи - с помощью кнопки Ключевое поле или команды контекстного меню. Поля первичных ключей для каждой таблицы указаны в задании с помощью подчеркивания. Первичный ключ является уникальным идентификатором записи. Он необходим для исключения дублирования записей в таблице, а также для установки связей с другими таблицами. В режиме Конструктора первичный ключ отмечается с помощью пиктограммы ключа. Если первичный ключ – составной, то все поля, входящие в его состав, должны быть отмечены пиктограммой ключа.

7. В режиме Конструктора в таблице «Заказы» для поля «Код заказчика» создайте с помощью Мастера подстановок подстановку в виде Название заказчика из таблицы «Заказчики». Мастер подстановок создаст в поле «Код заказчика» таблицы «Заказы» раскрывающийся список названий из значений поля «Название» таблицы «Заказчики» для упрощения ввода значений кода заказчика в таблицу «Заказы» по названию заказчика.
Для создания подстановки для поля «Код заказчика» выберите тип данных «Мастер подстановок», в окне «Создание подстановки» выберите опцию «Объект «столбец подстановки» будет иметь значение из таблицы или запроса», затем выберите таблицу «Заказчики», доступные поля «Код заказчика» и «Название», поле «Название» для сортировки списка данных и необходимую для отображения ширину столбцов для полей.
Аналогичным образом создайте подстановку для поля «Тип» таблицы «Заказано» из значений поля «Тип» таблицы «Микросхемы» для создаваемой базы данных.

8. Определите связи между таблицами БД. Связи устанавливаются по значениям общих полей связываемых таблиц. Если общее поле является первичным ключом в главной таблице, то Access позволяет поддерживать целостность данных (referential integrity), обеспечивающую возможности введения в подчиненной (дочерней) таблице только таких значений внешних ключей, которые имеются в главной таблице.
Для задания связей между соответствующими таблицами следует их закрыть и с помощью команды Работа с базами данных > > Схема данных открыть окно Схема данных, щелкнуть общее поле в главной таблице и перетащить его к месту расположения общего поля в подчиненной таблице. Схема данных отображает логическую структуру БД: таблицы и связи между ними. В диалоговом окне Изменение связей можно настроить параметры связи и установить желательный тип обеспечения целостности связей при добавлении и удалении записей и изменении ключей таблиц (см. статью «Руководство по межтабличным связям» справочной системы). Параметр Каскадное обновление связанных полей позволяет автоматически обновлять все значения связанного внешнего ключа при изменении значения первичного ключа. Параметр Каскадное удаление связанных полей автоматически удаляет все записи связанного внешнего ключа при удалении записи первичного ключа, поэтому эту опцию следует использовать только по необходимости.
Для изменения связей между таблицами следует закрыть все окна рассматриваемых таблиц, перейти в режим схемы данных и выполнить необходимые изменения.

9. В соответствии с заданием установите необходимые индексы для таблиц. Наличие индекса ускоряет выполнение запросов по соответствующим полям, а также операции сортировки и группировки данных. Для определения индекса откройте таблицу в режиме конструктора и установите необходимое поле как индексированное. В индексированных (ключевых) полях в зависимости от характера значений индекса (ключа) выберите опцию Допускаются совпадения | Совпадения не допускаются. Составные индексы, в отличие от простых, состоят из нескольких полей, порядок расположения которых в индексе определяет порядок сортировки данных по значениям индекса. Для установки составного индекса кнопкой Индексы откройте одноименное окно, введите имя для составного индекса, выберите входящие в него в необходимом порядке поля и характер сортировки.

10. Введите в каждую из созданных таблиц в Режиме таблицы минимум 5..10 записей. Новая запись добавляется в строку, отмеченную звездочкой (*). Для автоматического сохранения добавленных данных достаточно перейти на любую другую строку. При заполнении и изменении данных в таблицах БД учитываются все ограничения, обусловленные установленными связями таблиц. Поэтому изначально следует вводить данные в родительские таблицы, а затем – в дочерние. Данные по микросхемам приведены в файле «Интегральные микросхемы - справочник» или могут быть получены из специальной литературы и ресурсов Internet. Данные в остальные таблицы вводятся исходя из личного опыта студента.
Увеличение числа записей в БД способствует содержательности операций с данными. В дальнейшем количество записей в таблицах должно быть увеличено, по крайней мере, до 15 -20.
Обратите внимание, что при наличии связей с другой таблицей Access отображает подчиненные таблицы (подтаблицы), отмечаемые символом плюс (+), как элемент связей таблиц.

В процессе ввода данных изучите операции редактирования, копирования и вставки текста и записей с помощью буфера обмена, поиска и замены данных (команда Найти вкладки Главная), а также удаления записей таблице (команда Удалить панели Работа с таблицами). 11. Access, как и другие СУБД, создает системные таблицы, определяющие структуру и связи объектов БД. Для просмотра созданных ею системных таблиц следует использовать команду Параметры переходов контекстного меню (правая кнопка мыши) в верхней части Окна переходов Access. Затем в открывшемся диалоговом окне «Параметры переходов» в группе «Параметры отображения» выбирается параметр (опция) «Показывать системные объекты», позволяющая просматривать системные таблицы.

12. Рассмотрите возможности сортировки данных в таблицах. Для сортировки записей таблицы по возрастанию или убыванию значений определенного столбца необходимо выделить нужный столбец и воспользоваться кнопками Сортировка по возрастанию/убыванию на панели Сортировка и Фильтр вкладки Главная.

13. Ознакомьтесь с возможностями фильтрации данных с помощью команды Фильтр. Фильтрация применяется, когда нужно отобразить только те записи, которые удовлетворяют условиям фильтра. Фильтр можно вызвать с помощью команды Главные и перехода к панели Сортировка и фильтр, а также контекстного меню поля таблицы. Допускается последовательно накладывать несколько фильтров.
В Access имеются следующие варианты фильтров: Выделение, Дополнительно и Расширенный фильтр. Особое внимание уделите последнему варианту, как наиболее гибкому, позволяющему определить сложные выражения фильтрации с помощью диалогового окна Построитель выражений, которое открывается командой Построить контекстного меню области Условие отбора. С помощью Расширенного фильтра для таблицы «Заказы» выведите сведения о заказах после определенной даты, выполняемых определенным сотрудником.

14. Изучите программу- функцию VBA, представленную в листинге 2 приложения 3.
Предварительно ознакомьтесь с исходными сведениями по языку VBA, изложенными в Приложении 1. Более подробные сведения по программированию на языке VBA изложены в специальной литературе, например, [2, 3].
Обратите внимание, что знак амперсанда & в VBA используется для сложения («склеивания») строк программы, а символ подчеркивания (_) – для разбиения одной логической строки на несколько физических, т.е. указывает, что следующая строка является продолжением предыдущей части команды. Используя программный код в качестве прототипа, создайте процедуру для поиска микросхемы по выбранному Вами критерию поиска, соответствующему Вашему индивидуальному заданию.
Для ввода программного кода откройте окно редактора VBA (команда Создание > > Макрос> > Модуль), скопируйте и измените необходимым образом код программы. Исполните программу и пронаблюдайте результаты.
Для вывода результатов поиска откройте окно Immediate командой View > > Immediate Window в редакторе VBA.

15. Составьте и выполните процедуры VBA, позволяющие

а) создать индекс для таблицы «Заказчики» по полю «Название»,

б) произвести индексированный поиск в таблице с использованием индекса.
В качестве прототипов используйте код процедур, представленных в приложении 2 (листинг 1) и приложении 3 (листинг 3).

16. Факультативное задание. Дополнительно ознакомьтесь со средствами Access по обеспечению безопасности базы данных и ограничению доступа к ней. Защитить БД от несанкционированного доступа можно с помощью пароля. Для более подробных сведений см. статью «Защита базы данных Access 2007» справочной системы. Перед установкой пароля рекомендуется сделать резервную копию базы данных и сохранить её.

Откройте в монопольном режиме базу данных. В диалоговом окне Задание пароля базы данных, открываемом командой Работа с базами данных > > Зашифровать паролем, введите и подтвердите пароль. Надежные пароли представляют собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов достаточной длины.

Предупреждение! Если пароль будет забыт, то базу данных открыть невозможно!

17. Окончательно осмыслите содержание работы, завершите выполнение и оформление всех элементов задания, как части проекта создания учебной базы данных, проверьте подготовку по контрольным вопросам и защитите работу.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Сформулируйте назначение, свойства и характеристики СУБД Access.

2. Перечислите основные элементы интерфейса пользователя Access 2007.

3. Что такое реляционная модель данных? Каковы её особенности?

4. Как создается таблица данных в среде Access?

5. Перечислите и охарактеризуйте типы данных полей Access.

6. Объясните, что означают свойства полей: “маска ввода”, “подпись”, ”формат поля”, «условие на значение»?

7. Как осуществляется добавление, удаление и изменение последовательности полей?

8. Для чего и как создается поле подстановок в таблицах данных?

9. Что означает потенциальный ключ, первичный ключ, внешний ключ таблицы?

10. Как устанавливается ключевое поле и индексы таблицы в Access?

11. Что такое индекс таблицы? Для чего необходимы индексы? Как можно выполнить просмотр и установку индексов?

12. Как можно создать индекс в модели DAO VBA?

13. Каковы преимущества индексированного поиска? Объясните, как программно можно произвести индексированный поиск?

14. Объясните смысл понятия «целостность данных». Как обеспечивается контроль целостности данных в Access?

15. Охарактеризуйте типы связей между таблицами БД. Как связываются таблицы в Access? Продемонстрируйте установку и удаление связей.

16. Продемонстрируйте просмотр записей таблицы с использованием фильтра.

17. Как можно добавить и удалить записи из таблицы Access, используя средства интерфейса и программно?

Рекомендуемая литература

1. Рудикова Л.В. Базы данных. Разработка приложений. – СПб.: БХВ - Петербург, 2006. – 496 с.

2. Тимошок Т.В. Microsoft Office Access 2007. Самоучитель. Изд-во «Диалектика», 2008. - 464 с.

3. Харитонова И., Вольман Н. Программирование в Access 2002: учебный курс. – СПб.: Питер, 2002. – 480 с.

4. Глушаков С. В. Microsoft Access 2007. Лучший самоучитель. /С.В. Глушаков, А.С. Сурядный, М.И. Шумилов. - М.: АСТ МОСКВА, 2008. - 444 с.

5. Коннолли Т., Бегг К. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 3-е изд.: Пер. с англ.: Уч. Пос. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2003. – 1440 с.