Создание файлов базы данных и таблиц в среде MS Access

Цели обучения: формирование у учащихся представлений о назначении СУБД MS Access, об основных объектах, с которыми работает пользователь в среде MS Access.

Ожидаемые результаты обучения: учащиеся должны знать:

· назначение СУБД MS Access;

· основные объекты, используемые в СУБД MS Access;

· основные действия, реализуемые с данными в СУБД MS Access.

Постановка задачи, решаемой в среде MS Access

MS Access является системой управления базами данных (СУБД), реализующей реляционную модель данных.
MS Access реализует обработку информации, хранящейся в файле *.mdb. Вначале в MS Access создаётся файл базы данных (ФБД), в котором хранятся все объекты, характерные для приложений БД. Перечислим основные из них:

· Таблицы: обеспечивают хранение всех данных. Например, фамилии учеников, их даты рождения и др.;

· Запросы: реализуют единственный механизм доступа к данным, в том числе и обработку данных (упорядоченное отображение информации, необходимые форматы данных, необходимые вычисления, например, возраст ученика);

· Формы: строятся на основе запросов и обеспечивают требуемый интерфейс, позволяющий реализовать доступ к данным. Доступ необходим при вводе данных, просмотре существующих данных и их изменении;

· Отчёты: строятся на основе запросов и обеспечивают документирование данных;

· Макросы: позволяют избежать программирования и эффективно решают задачи автоматизации работы пользователя, например, печати документа, поиска и отбора данных и пр.

Настоящий курс посвящен изучению возможностей СУБД MS Access через создание базы данных по учёту информации об учениках. Создаваемая БД предполагает:

· хранение личных данных;

· доступ к личным данным учеников с целью их изменения;

· документирование личных данных учеников;

· элементарные средства автоматизации работы пользователя.

Реализуемая база данных ориентирована для решения задач классного руководителя и позволит формировать следующие документы:

1. Список учащихся.

2. Карточка ученика (анкетные данные).

3. Журнал учёта итоговой успеваемости (за год).

4. Карточка ученика (анкетные данные + успеваемость).

5. Достижения по предмету в разрезе успеваемости.

6. Телефонный справочник.

Соглашение об именах и обозначениях.

При использовании имен и обозначений будем придерживаться следующих правил:

1. Имена файлов БД — англоязычная лексика, все прописные символы.

2. Имена таблиц — англоязычная лексика, с прописного символа.

3. Запросы, формы, отчёты — русскоязычная лексика, с прописного символа.

4. Имена полей таблицы — англоязычная лексика, все строчные символы.

5. Подписи полей таблицы — русскоязычная лексика, все строчные символы.

6. Вычисляемые поля (для запросов) — русскоязычная лексика, с прописного символа.

Задача 1. Создание файла базы данных (ФБД) SCHOOL.mdb

Замечание. Вначале в MS Access создаётся ФБД, в котором хранятся все объекты, характерные для приложений БД: Таблицы, Формы, Отчёты и пр. На рис. 2 показан экран MS Access при создании ФБД SCHOOL.accdb. Содержание лабораторных работ ориентировано на использование MS Access 2013.

1. Выполните запуск приложения MS Access: Пуск→ Программы→ MS Office→ MS Access.

2. В приложении MS Access выберите вариант создания пустой БД рабочего стола.

3. В диалоговом окне Пустая база данных рабочего стола (рис.2):

· в поле Имя файла введите имя SCHOOL (расширение.accdb MS Access формирует автоматически).

· откройте кнопкой проводник и выберите папку Документы для размещения файла БД;

· завершите операции создания БД нажатием кнопки Создать.

Рис.2.

4. После создания ФБД MS Access автоматически обеспечивает открытие ФБД и доступ ко всем объектам (рис. 3). При этом объект Таблица 1 создается автоматически, но он не сохранен.

5. Закройте приложение MS Access: команда Файл→ Закрыть. При этом никакие дополнительные команды для сохранения информации в MS Access не предусмотрены. Просмотрите папку Документы.

6. После создания ФБД в MS Access в папке Документы будет создан файл SCHOOL.accmdb, который пока не содержит ни одного объекта.

Задача 2. Открытие файла базы данных.

1. Выполните запуск приложения MS Access.

2. В приложении MS Access выполните команду Файл→ Открыть…→ SCHOOL.accdb

3. После открытия ФБД в MS Access отображается специализированное окно базы данных SCHOOL.mdb, обеспечивающее доступ ко всем объектам (рис. 3).

Задача 3. Создание таблиц в среде MS Access.

Для учёта информации о личных данных учеников создадим таблицу Schoolchild (Школьники). При создании таблицы Schoolchild из всего многообразия свойств таблицы будем использовать следующие:

· имя поля: идентификатор поля таблицы;

· тип данных/размер поля;

· подпись: эквивалент обозначения имени поля в формах и отчётах;

· формат поля: формат вывода, задается для отображения выводимых данных;

· маска ввода;

· индексированное поле;

· описание: является разъясняющей информацией для пользователя.

Рис.3. Экран MS Access при выполнении команды [Файл]–[Открыть…]

1. В файле SCHOOL.accdb на вкладке Создание выполните команду Конструктор таблиц.

Таблица 2. Значения свойств полей

* Данные столбца " Название свойства" совпадают с данными столбца " Описание" диалогового окна создаваемой таблицы.

2. После выполнения команды появляется диалоговое окно создаваемой таблицы, определяющее её структуру.

3. Введите информацию в диалоговое окно, используя данные, приведенные в таблице 2. Например, для ввода значений свойств поля Фамилия выполняем следующие действия (рис. 4):

· в свойстве Имя поля вводим обозначение surname;

· выбираем Тип данных: Текстовый, размер: 20;

· вводим значение свойства Подпись поля: Фамилия;

· вводим значение свойства Описание: Фамилия.

Рис.4. Создание структуры таблицы Schoolchild

Задача 4. Сохранение таблиц в среде MS Access.

1. Чтобы сохранить созданную таблицу с именем Schoolchild, выполните последовательно действия:

· закройте окно таблицы;

· при закрытии конструктора таблиц появляется окно запроса имени таблицы для её сохранения;

· введите имя таблицы Schoolchild и нажмите ОК (рис. 5).

2. В окне MS Access на вкладке Таблицы появляется пиктограмма с именем таблицы Schoolchild.

Рис.5.

Задача 5. Просмотр содержимого таблицы Schoolchild.

1.

Рис.6. Вид таблицы Schoolchild в режиме просмотра таблицы.

2.1.2. ВВОД ДАННЫХ В ТАБЛИЦУ

Цели обучения: формирование у учащихся умений осуществлять информационное наполнение таблицы ФБД (ввод данных) в соответствии с заданными условиями.

Ожидаемыерезультатыобучения: учащиеся должны

знать: понятия " запись", " атрибут"; " поле", " кортеж"

уметь:

· осуществлять информационное наполнение таблицы базы данных с учётом заданных ограничений;

· редактировать содержимое таблицы.

Задача 1. Ввод данных в таблицу Schoolchild файла базы данных SCHOOL.mdb

1. Откройте ФБД SCHOOL.mdb.

2. На вкладке Таблицы откройте таблицу Schoolchild в режиме просмотра таблицы.

3. Введите 15 записей (данные по 15 ученикам) строго следуя информации, приведенной в таблице на рис. 7.

4.

Закройте таблицу Schoolchild. Изменения будут сохранены автоматически при закрытии. Убедитесь в этом, повторно открыв таблицу Schoolchild в режиме просмотра таблицы.

Рис.7. Ввод данных в таблицу Schoolchild

Замечание: Макет отображения таблицы может быт изменён:

· размеры столбцов могут быть изменены (при буксировке границы столбца указателем мыши за заголовок);

· при необходимости некоторые столбцы могут быть скрыты (при буксировке указателем мыши правой границы заголовка столбца);

· порядок отображения столбцов может быть изменён (при буксировке маркированного столбца указателем мыши за заголовок).

Задача 2. Ввод данных в таблицу Schoolchild файла базы данных SCHOOL.mdb в соответствии с заданными условиями на вводимые данные.

1. Дополните данные таблицы Schoolchild еще 10 записями, которые должны удовлетворять следующим условиям:

1) записи, имеющие значения поля " Код ученика" в диапазоне 16-20:

· поле " Фамилия": данные отличны от уже имеющихся;

· поле " Имя": любые данные, кроме имя " Пётр";

· поле " Отчество": любые данные, одно отчество обязательно должно быть " Фёдорович";

· поле " Дата рождения": любые даты в диапазоне 1994-1996 гг.

· поле " Пол": все юноши.

· поле " Рост": больше 175, но меньше 185.

2) записи, имеющие значения поля " Код ученика" в диапазоне 20-25:

· поле " Фамилия": данные отличны от уже имеющихся;

· поле " Имя": любые данные, кроме имя " Ирина";

· поле " Отчество": любые данные, одно отчество обязательно должно быть " Мариновна";

· поле " Дата рождения": любые даты в диапазоне 1994-1996 гг.

· поле " Пол": все девушки.

· поле " Рост": больше 165, но меньше 175.

Замечание: При выполнении следующих лабораторных работ все задания будут ориентированы на две области данных — исходные и дополнительные. Будем считать исходными данными — записи, имеющие значения поля " Код ученика" в диапазоне 1-15, а дополнительными данными — записи, имеющие значения поля " Код ученика" в диапазоне 16-25.