Функции и виды архивов, принципы и методы архивоведения

План лекции:

1. Функции архивов

2. Виды архивов

3. Принципы архивоведения

4. Методы архивоведения

1. Функции архивов. Основные функции архивов это: хранение необходимой ретроспективной информации и обеспечение общественных нужд в этой информации.

Они реализуются в процессе таких направлениий деятельности архивов: накопление документной ретроспективной информации еѐ упорядочение, хранение, поиск, организация использования.

Можно определить функции архивов в обществе более широко:

1. Управленческая. Архивы являются неотъемлемым звеном в системе государственного управления, являются своеобразными «арсеналами власти»;

2. Сохранения. Архивы являются хранителями социальной (индивидуальной и коллективной) памяти общества и передают еѐ из поколения в поколение;

3. Культурная. Формирование, функционирование архивов и использование

архивных документов является своеобразным культурным процессом, который иллюстрирует уровень развития общества. Архивы – феномен культуры.

4. Поисковая. Архивы обеспечивают возможности поиска необходимой информации, создания информационно-поисковых систем.

5. Информационная. Архивы являются хранилищами информации наряду с

библиотеками, музеями и др.

2. Виды архивов. Исходя из определения понятия «архив», которое является

полисемичным, а также из характеристики целого ряда выполняемых архивами функций закономерным является существование различных видов архивов. Архивы в зависимости от формы собственности могут быть:

· государственными – к ним в РК в соответствии с законодательством относятся республиканские, областные, из государственного бюджета финансируется и деятельность территориальных (районных и городских) архивов;

· негосударственными (частными) – к ним могут относится архивы коммерческих предприятий, организаций и учреждений, общественных объединений и партий, конфессиональные и личные (семейные, родовые) архивы, а также коллекции и собрания.

Традиционно в зависимости от состава и специфики документации могут создаваться:

· архивы организаций («ведомственные архивы») (временно хранящие документы одной или нескольких государственных или негосударственных организаций);

· архивы научно-технической документации (учреждений работающих с научно-технической и проектной документацией);

· архивы литературы и искусства (учреждений занимающихся вопросами

литературы и искусства, деятелей культуры, литературы и искусства);

· экономические архивы (предприятий, комерческих компаний);

· научные архивы (научных организаций, деятелей науки);

· архивы устной истории (аудио- и видеовоспоминаний различных лиц).

В зависимости от вида носителей информации архивы можно разделить на:

· традиционные архивы (документы на бумажных носителях);

· кино- и видео- архивы;

· фотоархивы;

· фоноархивы;

· архивы электронных документов.

Такая группировка в целом закреплена в архивном законодательстве РК и зарубежных стран, а также в практике создания различных видов архивов при определении их профиля (см. раздел «Классификация документов Национального архивного фонда Республики Казахстан»)

3. Принципы архивоведения. Двумя основополагающими принципами архивоведения являются принцип провениенции и принцип пертиненции. Провениенция (принцип происхождения, органичности создания, генетический принцип, фондовыйпринцип) (фр. respect des fonds; нем. registraturprinzip; англ. original order) – (от лат.provenio – происходить, появлятся, создаваться (created in) это принцип объединенияархивных документов в группы, с учетом генетической связи между ними, обусловленнойпроисхождением в результате деятельности одного учреждения или лица. Принципфондового деления использовался немецкими, французскими, российскими архивистами-практиками уже в 20-е гг. ХІХ в. В 1841 г. специальным циркуляром во французскихархивах была введена классификационная единица «фонд», которая базировалось напринципе «уважения к фонду», т.е. запрещения дробления исторических комплексовдокументов и их смешивания с документами чуждого происхождения. Концепция быласформулирована хранителем отдела рукописей Национальной библиотеки в ПарижеНаталисом де Вайи. В 1881 г. фондовое деление было введено и в прусских архивах. В1898 г. голландскими архивистами С. Мюллером, Й. Фейтом и Р. Фруином принциппровениенции был теоретически обоснован и распространился в архивной практикебольшинства европейских стран как основополагающий.

Принцип недробимости фонда является логическим продолжением принципа

происхождения. Наиболее четкое обоснование и широкое практическое применение он получил в рамках советской школы архивоведения. Принцип недробимости предполагает хранение документов одного происхождения в пределах одного фонда в одном архиве, запрещает делить фонды, создавать из документов разного фондового происхождения искусственные образования (коллекции) и требует разыскивать и соединять (физически

или информационно) различные части фонда в соответствии с их происхождением. Из принципа происхождения следует также необходимость сохранения исторической внутренней структуры фонда т.е. структурный принцип внутрифондовой организации документов.

Пертиненция (принцип принадлежности, логический принцип, принцип

искусственности объединения) (от лат. pertineo – иметь отношение, принадлежать, содействовать (relating to) это принцип искусственности объединения архивных документов по одному или нескольким признакам (вид документа, тема, вид материального носителя и др.). Выделяют разновидности принципа: территориальная пертиненция и функциональная пертиненция. Принцип территориальной пертиненции предполагает хранение документов на той территории, на которой они были созданы, функциональной – предполагает хранение документов в тех организациях (государствах), которые являются правоприемниками уже несуществующих.

Также следует упомянуть такие архивоведческие принципы как принцип централизации, принцип всеобщего доступа к документам, принцип открытости архивов и др.

4. Методы архивоведения. В 1960-е гг. были в целом сформулированы научные методы архивоведения, которые основывались на общенаучных принципах историзма, всесторонности, комплексности, объективности. К научным методам архивоведения относятся системный, функциональный и информационный анализ, сравнительный метод, социологические методы (анкетирование, опрос и др.), методы архивной реконструкции (воссоздания архивотворческого процесса в пределах организации, для определения фондовой принадлежности документов).

Системный подход подразумевает рассмотрение любого объекта с системных позиций, что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Системный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения документов, требует рассмотрения документов как элементов той или иной системы документации. Более того, при изучении документы должны сопоставляться не только с документами того учреждения, продуктами деятельности которого они являются, но и с документами учреждений всей

системы.

Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя из функций учреждения и самих документов. Он основан на том, что функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для фиксации их реализации, также несут неравнозначную информацию. Функциональный метод является также способом прогнозирования информационного состава всего архивного фонда государства. На его основе определяются те комплекты документов, которые должныбудут в будущем найти отражение в составе Национального архивного фонда РК.

Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным прогнозированием, при котором непосредственно изучается содержание созданных документов. Последний дает возможность предполагать, какие документы, аналогичные своим предшественникам, должны войти в состав НАФ.

В настоящее время широко применяется также информационный метод. Так как документы содержат информацию, которая неравнозначна и способна проявляться в различных видах и формах, то необходимо учитывать еѐ значение и изучать явления еѐ повторяемости. При рассмотрении информации, заключенной в документах, встает вопрос ее взаимосвязи с содержанием документов. В настоящее время для количественного измерения информации, заключенной в документах, в архивоведении применяются математические методы. Разновидностью информационного метода является источниковедческий анализ. Он дает возможность изучения всех внутренних и внешних особенностей документа, т.е. его авторства, происхождения и т.д., а также языка документа, его формы, материала, на котором он изготовлен.

Метод архивной реконструкции исходит из необходимости воссоздания несуществующей документальной системы или работы учреждения на основе принципа происхождения (провениенции) и может представлять собой:

1) воссоздание (на основе сохранившихся справочников) первоначальной структуры единицы хранения или фонда, раздробленного, сохранившегося частично и несуществующего для непосредственного изучения;

2) полное или частичное воссоздание единицы хранения или фонда путем

копирования сохранившихся в различных фондах документов.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Назовите основные функции архивов.

2. Какая из функций архивов является на ваш взгляд наиболее значимой?

3. Перечислите основные виды архивов.

4. Назовите основные принципы архивоведения.

5. Охарактеризуйте основные методы архивоведения.