Характеристика признаков классификации документов в пределах НАФ.

Документы государственной части НАФ в зависимости от времени происхождения подразделяются на документы дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.), советского периода (до 19 сентября 1991 г.), постсоветского (период суверенной Республики Казахстан). Документы дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.) хранятся отдельно от документов других исторических периодов. Обособленное хранение документов, образовавшихся в различные исторические периоды, обеспечивается организацией сети архивов, их структурой и группировкой документов по архивным фондам и архивным коллекциям. В соответствии с данным признаком документы созданные до 1917 г. хранятся в исторических архивах, которые относятся к разряду некомплектующихся (за ислючением документации органов ЗАГС). Некоторые виды фондов, таких например как фонды личного происхождения, научно-техническая документация, коллекции фотодокументов и др. достаточно сложно отнести к тому или иному периоду поскольку процесс их формирования является индивидуальным и может охватывать несколько исторических периодов. Поэтому для ряда архивов (Национальный государственный архив научно-технической документации (ЦГА НТД), Национальный государственный архив кинофотофонодокументов (ЦГА КФФД), признак принадлежности

документов к хронологическому периоду не является основополагающим в процессе комплектования, а для ряда других архивов (Национальный архив Республики Казахстан (НАРК), областные) наличие фондов личного происхождения как правило расширяет заданные временные рамки.

Документы в зависимости от их принадлежности к различным формам собственности составляют государственную и негосударственную части НАФ. Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам республиканского значения, хранятся в республиканских архивах, республиканских библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих государственных органов, иных организаций. Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам местного значения, хранятся в областных и городских архивах, территориальных архивах местных исполнительных и распорядительных органов (городские и районные архивы) и музеях. Негосударственную часть Национального архивного фонда Республики Казахстан составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений с момента введения их регистрации в установленном законом порядке; религиозных организаций, образовавшиеся после отделения церкви от государства; иных юридических лиц негосударственной формы собственности; физических лиц. Документы негосударственной части НАФ хранятся в организациях-фондообразователях, у физических лиц и в архивах (на договорной основе).

В зависимости от принадлежности документов к административно- территориальным единицам осуществляется распределение документов между областными, городскими и районными архивами. Такое распределение усложняется в силу того, что административное деление территории Казахстана только на протяжении ХХ в. менялось несколько раз, соответственно изменялась и система хранения документов на местах, что закреплялось в архивном законодательстве.

Особенностью реализации данного признака в построении современной сети

государственных архивов является существование так называемых зон комплектования для областных и городских архивов.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организаций осуществляется отнесение их документов к комплексам республиканского и местного значения.

Отнесение документов НАФ к комплексам, имеющим республиканское значение, осуществляется республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству, а к комплексам документов, имеющим местное значение, – органами управления по архивам и делопроизводству областей.

К комплексам документов республиканского значения относятся: фонды центральных организаций и местных учреждений КАССР, КССР, общественных организаций 1920-1991 гг.; фонды высших органов государственной власти и центральных органов управления КССР; фонды высших органов государственной власти и центральных органов управления Республики Казахстан.

К комплексам документов местного значения относятся: фонды губернских,

окружных, областных, волостных, и т.д. учреждений, действовавших после 7 ноября (25 октября) 1917 г.; фонды предприятий, действующих (действовавших) на территории соответствующей административно-территориальной единицы.

Признак принадлежности документов к определенным отраслям и государственной и общественной деятельности является остатком разработанных в ХVIII–XIX вв. В различных странах тематических классификаций документов. С 1918 по 1929 гг. в рамках Единого государственного архивного фонда (ЕГАФ) РСФСР все документы разбивались на тематические комплексы, т.н. секции, в разное время их насчитывалось от четырех до девяти. Например, существовали историко-культурная, военно-морская, экономическая, политическая и другие секции. В послевоенное время использование отраслевого принципа было обусловлено тем, что работа с фондами определенной тематики требовала специальной подготовки архивистов. Данный принцип был реализован в создании архивов литературы и искусства, военно-исторических архивов, архивов народного хозяйства, отраслевых фондов.

В зависимости от вида носителей, способов и техники закрепления информации осуществляется классификация научно-технической, аудиовизуальной. Этот признак используется при создании соответствующих специализированных архивов: государственный архив научно-технической документации (ЦГА НТД), Национальный государственный архив кинофотофонодокументов (ЦГА КФДЗ). Создание такого рода архивов обусловлено необходимостью создания особых условий хранения и использования документов на специальных носителях и обеспечения возможности воспроизведения информации с использованием соответствующей техники.

По срокам хранения документы НАФ могут быть разделены на документы

постоянного и документы временного срока хранения. В соответствии с Законом «О НАФ и архивах в Республике Казахстан» документы государственной части Национального архивного фонда Республики Казахстан до передачи на постоянное хранение в государственные архивы находятся на временном хранении. Для хранения этих документов и ведения работ с ними создаются архивы государственных органов и иных организаций (ведомственные, межведомственные архивы), обеспечиваемые специальными помещениями, оборудованием. Закон устанавливает также предельные сроки хранения документов в архивах госорганов и иных организаций.

Вышеперечисленные признаки можно применять только путем обоснованного выбора одного или нескольких из их представленной совокупности. Формальное следование данным признакам может привести к нарушению основополагающих архивоведческих принципов происхождения и недробимости фондов.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Назовите основные признаки деления документов в рамках НАФ Республики Казахстан.

2. В соответствии с каким признаком, осуществляется деление НАФ на государственную и негосударственную части?

3. В соответствии с какими признаками формируется сеть государственных архивов в Республике Казахстан?

4. В каких нормативных документах закреплены признаки классификации документов в рамках НАФ?