Определение источников комплектования государственных архивов среди государственных учреждений

КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

Ключевые понятия: комплектование, источники комплектования (фондообразователи), профиль архива, государственные учреждения, основные, вспомогательные и обслуживающие учреждения, организации негосударственной формы собственности, общественные организации, список № 1, список № 2, формы приема документов: сплошной и выборочный прием, формы выборочного приема: повидовая и групповая, временное хранение документов.

Лекции:

1. Определение источников комплектования государственных архивов среди

государственных учреждений

2. Определение источников комплектования государственных архивов среди

организаций негосударственной формы собственности, общественных организаций и граждан

3. Прием документов в государственные архивы

Определение источников комплектования государственных архивов среди государственных учреждений

План лекции:

1. Определение понятий «комплектование государственного архива», «профиль архива», «источник комплектования». Этапы работ по комплектованию

2. Критерии выбора источников комплектования архива

1. Определение понятий «комплектование государственного архива», «профиль архива», «источник комплектования». Этапы работ по комплектованию.

Ежегодно почти все госархивы Казахстана принимают на постоянное хранение документы, имеющие научное и практическое значение. Это систематическое пополнение НАФ называется комплектованием архивов. Комплектование государственных архивов осуществляется в соответствии с их профилем. Под профилем архива понимается установленный для каждого архива состав документов, определяющий его специализацию в соответствии с признаками классификации документов НАФ (см. выше лекцию).

Процесс комплектования включает определение источников комплектования государственных архивов; определение состава документов, подлежащих государственному хранению; прием документов в государственные архивы.

Комплектование архива осуществляется в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан.

Источниками комплектования архива (фондообразователями) являются организации, а также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы, НАФ, подлежащие передаче на постоянное хранение в архивы в соответствии с законодательством или на основании договора дарения.

Комплектование государственного архива может осуществляться также документами, созданными на территории Казахстана, но по различным причинам оказавшимися за ее пределами, а также документами зарубежного происхождения, имеющими историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность для народа Казахстана. «Правила работы государственных архивов Республики Казахстан» 2005 г. предполагают следущие операции для этого: выявление архивных и опубликованных сведений об указанных документах за рубежом;

составление перечней документов, фондов, коллекций, соответствующих профилю архива; изучение обстоятельств попадания за рубеж документов, созданных на территории Казахстана; подготовку научных публикаций, содержащих информацию о документах по истории Казахстана, хранящихся за пределами республики; своевременное информирование соответствующих органов управления по архивам и делопроизводству о выявленных документах по истории Казахстана в зарубежных архивах с обоснованием необходимости получения их подлинников или копий; осуществление работы по эквивалентному обмену копиями документов с зарубежными организациями и архивными службами зарубежных стран в соответствии с

заключенными международными договорами; прием на постоянное хранение подлинников документов или копий на правах подлинников, полученных из-за рубежа в рамках межгосударственных или иных договоров; учет подлинников документов или копий на правах подлинников, поступивших в

архив из-за рубежа.

2. Критерии выбора источников комплектования архива. Согласно «Правилам работы государственных архивов Республики Казахстан» 2005 г. определение источников комплектования архива – организаций – осуществляется на основании следующих основных критериев:

вид организации (организационно-правовая форма);

функционально-целевое назначение организации;

полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

особая роль среди других однородных организаций.

Вид организации характеризует ее юридический статус. К источникам комплектования могут быть отнесены только юридически самостоятельные учреждения, т.е. имеющие правовые акты об их образовании, компетенции, функциях, порядке деятельности, самостоятельные балансы, расчетные счета в банках, штатные расписания, печати.

Функционально-целевое назначение учреждения определяется прежде всего его принадлежностью либо к органам управления отраслевой системы, либо непосредственно к ее производственной сфере. В деятельности органов управления, осуществляющих функции руководства, контроля, планирования, координации, учета, отчетности, как правило, в наиболее полном объеме откладывается документация об основных направлениях и результатах деятельности учреждений системы, поэтому они в первую очередь подлежат включению в состав источников комплектования. Например, в здравоохранении в число источников комплектования включены министерство здравоохранения, областные и районные отделы здравоохранения. При определении источников комплектования на основании критерия функционально-целевого назначения учреждения необходимо учитывать также, что существует различие в степени и характере участия каждого вида учреждений в решении поставленных перед данной отраслью задач. Отсюда вытекает необходимость четкого определения функционального назначения учреждений, их конкретного вклада в деятельность отрасли в целом. В соответствии с этим в каждой отрасли выделяются основные, вспомогательные и обслуживающие учреждения.

К основным относятся учреждения, участвующие в решении стоящих перед

отраслью главных задач. К ним причисляются, кроме органов управления, учреждения и предприятия, выполняющие основные, целевые (производственные) функции отрасли. Например, в промышленности основными являются предприятия, производящие готовую продукцию (объединения, заводы, фабрики и др.).

К вспомогательным относятся учреждения и предприятия, деятельность которых направлена на обеспечение нормального функционирования основных учреждений, реализацию их главных функций. Они занимаются, в частности, ремонтом, оснасткой, наладкой оборудования, переподготовкой кадров, вычислительными работами и т.д.

К обслуживающим относятся организации и предприятия, создающие необходимые материальные, культурно-бытовые и другие условия для трудовых коллективов и трудящихся отрасли. В их число входят торговые предприятия, столовые, дома отдыха и т.д.

Основные учреждения образуют и концентрируют документацию, отражающую процесс реализации и результаты выполнения возложенных на отрасль задач. Документы вспомогательных учреждений в отличие от обслуживающих также нередко характеризуют существенные стороны деятельности отрасли. С учетом этого основные и часть вспомогательных учреждений на основании всей совокупности критериев могут быть включены в состав источников комплектования. Документы обслуживающих учреждений и предприятий не имеют в большинстве случаев научно-исторического значения, их основная деятельность отражается в документации вышестоящих учреждений, поэтому они, как правило, исключаются из состава источников комплектования.

При оценке значения документов любого учреждения учитывается уровень, к

которому оно принадлежит в соответствующей ведомственной системе, т.е. место, занимаемое им в отраслевой иерархии. Уровень учреждения определяет его компетенцию, объем функций, масштаб деятельности и в конечном счете – значимость документных комплексов учреждений одного вида, но находящихся на разных ступенях управления в одной и той же отрасли. Вышестоящее по уровню учреждение, как правило, создает и концентрирует более полную и разнообразную по содержанию информацию. Поэтому к числу источников комплектования относятся учреждения, занимающие главенствующее положение в отрасли. Кроме того, с учетом этого признака в состав источников комплектования могут быть включены, например, вспомогательные учреждения республиканского уровня, поскольку их документация характеризует одну из функций отрасли и, следовательно, имеет отраслевое значение. В то же время аналогичные учреждения среднего и низового звена обычно не являются источниками комплектования госархивов.

Таким образом, критерий функционально-целевого назначения учреждения в

отраслевой системе позволяет установить ценность создаваемого в процессе деятельности учреждения комплекса документов.

Критерий полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения связан с определением степени отражения информации о его работе в фонде вышестоящего учреждения отраслевой системы. В соответствии с этим критерием учреждения, деятельность которых достаточно полно представлена в фондах их вышестоящих органов, могут быть исключены из состава источников комплектования.

Названная система критериев носит общий характер и позволяет определить

источники комплектования НАФ Республики Казахстан в целом. Однако наличие особенностей организации и функционирования отраслевых систем, специфики деятельности учреждений ряда отраслей и других особенностей зоны комплектования конкретного архива обусловливает не только необходимость комплексного применения всех критериев, но также требует учета определенных факторов, позволяющих с большой обоснованностью установить состав источников комплектования каждого архива.

Фактор организации хранения документов НАФ республики в соответствии с

существующей сетью государственных архивов может корректировать применение критерия полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения. С учетом этого фактора исключение из числа источников комплектования учреждений, ценная документация которых с достаточной полнотой представлена в фонде других учреждений, возможна только в том случае, если эти учреждения передают

документы в один и тот же государственный архив. Если такие учреждения входят в зоны комплектования разных госархивов, то учреждения, чья документация отражена в фондах других учреждений, включаются в состав источников комплектования соответствующих местных архивов.

Фактор количественного представительства учреждений одного вида (разновидности) в зоне комплектования архива и степени однородности (равноценности) информации, содержащейся в документах постоянного хранения, должен учитываться при применении критерия значения учреждения в отраслевой системе. Нередко в зоне комплектования архива находится группа учреждений одного вида (разновидности). Это, как правило, основные производственные учреждения низового звена управления, например школы в системе образования. Для них характерна узкая функциональная специализация, общность решаемых задач, выполняемых ими функций, организационных основ деятельности, составы документов. В результате работа каждого такого учреждения типичная по отношению ко всей группе, в которую оно входит, а документная информация, образующаяся в процессе деятельности всей группы, имеет высокую степень однородности, равноценности. Это позволяет принимать на постоянное хранениедокументы не от всех учреждений типового характера, а только от некоторых из них.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Какие последовательные операции включает в себя процесс комплектования государственных архивов (в том числе документами, находящимися за рубежом)?

2. Дайте определение термину «источник комплектования (фондообразователь)».

3. Укажите критерии определения источников комплектования государственных архивов среди государственных учреждений.

4. Раскройте содержание указанных критериев.