Сущность коммуникации

Коммуникация — это передача информации от одного субъ­екта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем переда­чи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или ка­кой-либо другой форме (письменно; жесты; поза; тон голоса; время передачи; то, что не сказано и тому подобное) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это что передается. Для того, чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать или трогать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также на­личия определенной степени взаимного понимания.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее». Передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла понимания с помо­щью общих символов.

Решение многих управленческих задач строится на взаимо­действии людей (начальника с подчиненными, подчиненных друг с другом и т.д.) в рамках различных событий.

Межличностная коммуникация, возможно, лучший способ обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопреде­ленностью и двусмысленностью. «Богатство» информации изме­няет степень, с которой она может изменить понимание про­блемы в рамках определенного периода времени. При этом дан­ные, составляющие информацию, являются продуктом комму­никации. «Богатство» информации определяется не только со­держанием данных, но и средствами или методами передачи этой информации.

Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73 % американских, 63% английских, 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути дости­жения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных ком­паний, считают обмен информацией одной из самых сложных проблем в организациях. Таким образом, опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер воз­никновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно рабо­тающие руководители — это те, которые эффективны в коммуника­циях, те, кто представляют суть коммуникационного процесса.

Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организа­ции, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в орга­низации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информа­ционного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

Процесс коммуникации напрямую связан с эффективно­стью управления. Коммуникации — связующий процесс. Каче­ство обмена информацией может прямо влиять на степень реа­лизации целей. Это означает, что для успеха индивидов и орга­низаций необходимы эффективные коммуникации.

От факторов внешней среды, влияющих на деятельность организации, зависят коммуникационные потребности. Органи­зации пользуются разнообразными средствами для коммуника­ций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющи­мися потенциальными потребностями они сообщаются с помо­щью рекламы и других программ продвижения товаров на ры­нок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международ­ном уровне. Организациям приходится подчиняться государст­венному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты.

Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Коммуникации бывают формальными (межуровневыми) и неформальными.

Формальные (межуровневые) коммуникации в организациях.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может пе­редаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие, ко­гда подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производитель­ность. Коммуникации по восходящей также выполняют функ­цию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по вос­ходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обсуждения потребностей. Эти группы получили название «кружки качества». Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Межуровневые коммуникации в организациях включают:

• коммуникации между различными отделами (подразделе­ниями) — организации нуждаются в горизонтальных коммуни­кациях. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специальные элементы работали совместно, продвигая организацию в нуж­ном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отно­шений — важной составляющей удовлетворенности работников организации;

• коммуникации руководитель — подчиненный — наиболее очевидный компонент коммуникации в организации. Некото­рые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с проявлением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением во­влеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эф­фективности работы; достижением признания и вознаграждения с целью мотивации;

• коммуникации между руководителем и рабочей группой — позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене информацией участвуют все члены группы, каждый имеет возможность размышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных комму­никаций можно назвать каналом распространения слухов.

Типичная информация, передаваемая по каналам распро­странения слухов:

• предстоящие сокращения производственных рабочих;

• новые меры по наказаниям за опоздания;

• изменения в структуре организации;

• грядущие перемещения и повышения;

• подробное изложение спора двух руководителей на по­следнем совещании;

• кто кому назначает свидание после работы.