Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9)

Применяется для отражения результатов внезапной проверки фак­тического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя - физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных де­нежных средств с участием представителя контролирующей органи­зации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денеж­ных средств со стороны администрации организации, где работает кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов), - в двух экземплярах.

Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, трети остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.

Согласно п. 11 Положения по применению ККМ на всех контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке применяется конт­рольная лента, и по каждой контрольно-кассовой машине ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе.

Контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5-ти лет. Ответственность за обеспечение хранения указанных документов несет руководитель организации

Порядок оформления возврата денег по неиспользованным кассовым чекам

Общий порядок возврата денежных средств по неиспользован­ным кассовым чекам изложен в пунктах 4.2 и 4.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении де­нежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.93 № 104. Более подробно порядок оформления возврата денежных средств был разъяснен в письме Управления МНС России по г. Москве от 17.03.2000 № 30-08/1/10843 «О порядке офор­мления организациями возврата товара покупателем».

• Возврат денег в день покупки

Если возврат денег покупателю происходит в тот же день, что и по­купка товара (до закрытия смены и снятия Z-отчета), то он производится из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя. При этом на сумму возврата водном экземпляре оформля­ется акт о возврате товара по форме № КМ-3.

Данный акт составляется на основании чеков, возвращенных по­купателями (клиентами), либо на основании ошибочно пробитых чеков. Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом по форме № КМ-3 и сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых документах за данное число).

Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неисполь­зованным кассовым чекам, записываются в журнал кассира-операци­ониста, и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.

В случае предъявления покупателем кассового чека на несколько наименований товара организация может выдать покупателю копию чека, заверенную администрацией.

Прием товара от покупателя оформляется накладной, составляе­мой в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товар­ному отчету, а другой передается покупателю и является основанием для получения денежной суммы за возвращенный товар.

• Возврат денег не в день покупки

Если возврат денег за товар производится не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятии Z-отчета), то в этом случае организациям следует руководство­ваться Порядком ведения кассовых операций.

В соответствии с п. 5 ст. 18 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей» при возврате потребителем товара не­надлежащего качества отсутствие у него кассового чека не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторже­ние договора купли-продажи и возврата денег). Для целей определе­ния полноты оприходования выручки возврат товара ненадлежащего качества может быть произведен без предъявления покупателем кас­сового чека, но только в том случае, если установлен и доказан покупателем факт покупки и ее условия.

Фактом, удостоверяющим покупку, в данном случае могут являть­ся другие документы, подтверждающие покупку, такие как товарный чек, гарантийный талон и т.д. В случае отсутствия у потребителя указанных документов это не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение факта и условий покупки.

Фактом, подтверждающим покупку, может служить контрольная лента, которая должна храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет (п. 98 Поло­жения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина Рос­сии от 29.07.98 № 34н).

В этом случае возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении паспорта или документа, его заменяющего. Для возврата денег поку­пателю из главной кассы предприятия составляется расходно-кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госком­стата России от 18.08.98 № 88) также с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность.

Согласно ст. 15.1 КО

АП РФ нарушение порядка работы с денеж­ной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организа­циями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении поряд­ка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложе­ние административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридические лица — от 40 000 до 50 000 руб.