Виды мероприятий в зависимости от степени участия организации

Мероприятия можно классифицировать на две категории в зависимости от степени участия вашей организации в ней и соответственно вовлеченности в его подготовку: собственные мероприятия и мероприятия сторонних организаций.

Собственные мероприятия – это те мероприятия, которые инициируются и проводятся организацией самостоятельно или совместно с другими партнерами (смежными организациями).

Мероприятия, проводимые самостоятельно. Их преимущества:

– все находится под вашим контролем;

– ваш персонал ощущает себя в большей степени вовлеченным в данное мероприятие;

– ваша организация находится в центре внимания, все посетители и участники четко осознают роль вашей организации;

– у вас есть определенная свобода действий.

Недостатки:

– для подготовки и проведения мероприятия требуется проделать большой объем работы;

– проведение собственного мероприятия является дорогостоящим;

– чаще всего на таком мероприятии присутствуют в основном только ваши уже существующие клиенты и только некоторая часть перспективных;

– вы несете вес риски и ответственность за проведение данного мероприятия.

Мероприятия, проводимые совместно с другими организациями. Их преимущества:

– подготовка и проведение мероприятия не является вашей единоличной ответственностью и ответственностью вашей организации;

– различные точки зрения при подготовке мероприятия благодаря участию дополнительных соорганизаторов могут привести к более высокому качеству мероприятия. Чаще всего соорганизаторы близки к вам в силу схожести убеждений, проблем, бизнеса, поэтому различия в восприятии некоторых вопросов являются не антагонистическими, а продуктивными;

– вы подвержены меньшему риску неудачи мероприятия также ввиду большего разнообразия точек зрения и охвата большего числа проблем;

– вы несете меньшие расходы благодаря разнесению расходов на все участвующие стороны в какой-либо заранее оговариваемой пропорции.

Недостатки:

– в некоторой степени ограничивается ваша свобода в отношении темы, процесса подготовки, времени проведения и т.д. из-за того, что у других соорганизаторов есть свои представления и требования поданным вопросам, которые могут отличаться от ваших;

– посетители и участники мероприятия обращают свое внимание кроме вас и на других соорганизаторов и на то, что те представляют на этом мероприятии;

– название вашей организации, ее имидж, торговая марка, товары и услуги начинают ассоциироваться с названием, торговой маркой, имиджем ваших партнеров – соорганизаторов мероприятия.

Мероприятия, проводимые другими организациями, – это мероприятия, организуемые сторонними организациями, которые дают вам возможность (создают базис, платформу) для представления целевой аудитории своих идей, продвижения имиджа своей организации, утверждения се общественной значимости, рекламирования товаров и услуг.

Преимущества таких мероприятий:

– у вас есть возможность участия во множестве взаимосвязанных и несвязанных мероприятий;

– в зависимости от типа мероприятия у вас есть возможность представления одной и той же задачи разными

способами, в разной форме, тем самым повышая осведомленность о вашей организации или о какой-то конкретной функции, детали, конкретных продуктах и услугах с разных сторон;

– вы можете полагаться на «третью» (не связанную с вами) сторону для организации значительной части операций по подготовке вашего участия: выбор места, организация технического и культурного обеспечения, – а также для распространения среди общественности информации о событии в целом;

– иногда вы можете иметь доступ к базам данных, имеющимся у организаторов, для охвата более широкой аудитории.

Недостатки:

– у вас очень малый контроль за тем, что происходит на мероприятии в целом, и ваша организация является лишь малой частью большого события, на котором представлено множество организаций;

– вы мало влияете на формирование той публики, которая приходит или участвует на мероприятии;

– вы никак не можете повлиять на дату проведения мероприятия;

– те, кто посещает данное мероприятие, совсем не обязательно являются вашей целевой аудиторией, скорее всего, лишь некоторая часть посетителей – это те, до кого вам надо довести нужную информацию.