Предпосылки внедрения СМК в органах исполнительной власти

(на примере г. Новороссийск)

Система управления и функционирования администрации является человеческой системой - она создаётся людьми, управляется людьми и служит для людей. Анализ системы управления и функционирования администрации до внедрения системы менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта МС ИСО 9001: 2000 выявил следующие системные проблемы:

- Отсутствие общей «системы» и системного похода к управлению в администрации муниципального образования г. Новороссийск;

- Отсутствие системного подхода к постановке на контроль и исполнению документов;

- Отсутствие единого подхода к управлению документацией и организации документооборота;

- Отсутствие анализа материально-технического обеспечения подразделений;

- Неравномерная нагрузка на работников подразделений;

- Отсутствие единого подхода к системе планирования и отчетности.

Проблемой многих муниципальных образований Краснодарского края и других регионов России является отсутствие единого подхода к управлению документацией, что ведет к низкому качеству подготовки документов, к отсутствию четкой прослеживаемости движения документов как внутри администрации, так и за ее пределами. Документация и документооборот – основа работы всей администрации. Систематизация делопроизводства – работа не одного дня или месяца, это достаточно большой объем работы, но без качественно организованного делопроизводства невозможна эффективная работа всей администрации.

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в администрации, но и для последующего хранения и использования документов. Многие перечисленные проблемы документационной системы возможно решить путем разработки и внедрения система менеджмента качества.

Таким образом, основной предпосылкой внедрения системы менеджмента качества для администрации является потенциальная возможность развития системного подхода к муниципальному управлению, а это – управление, основанное на сотрудничестве всех служащих, ориентированное на качество и обеспечивающее через удовлетворение населения, достижение целей администрации в целом.