Образования г. Новороссийск

В процессе внедрения системы менеджмента качества в администрации муниципального образования г. Новороссийск выделены три группы процессов:

- Административные процессы (бизнес-процессы);

- Основной процесс - оказания муниципальных услуг;

- Процессы управления ресурсами.

Бизнес-процесс администрации является основным процессом системы менеджмента качества, в рамках которого предоставляется муниципальная услуга. Оказание муниципальной услуги в рамках основного процесса регламентировано процедурами управления процессом. Административные процессы направлены на выработку оптимальных и эффективных управляющих воздействий, необходимых для результативного функционирования основного процесса и процессов управления ресурсами.

В результате в администрации муниципального образования г. Новороссийск:

- определены последовательность и взаимодействие этих процессов;

- определены критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как при осуществлении, так и при управлении этими процессами;

- обеспечено наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержки этих процессов и их мониторинга с помощью налаживания канала внутреннего обмена информацией;

- осуществляется мониторинг, измерение и анализ процессов;

- принимаются меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов.

Так как главная цель каждого муниципалитета – удовлетворение потребностей населения территории муниципального образования, необходимо отметить важность использования актуальных нормативно-правовых документов при работе муниципальных служащих. Это связано с тем, что при подготовке ответов на обращения граждан муниципальные служащие зачастую используют устаревшие источники информации (законы, указы, и другие нормативные и распорядительные документы, в том числе регионального и федерального значения).

Система менеджмента качества исключает возможность использования неактуальных версий нормативно-правовой документации путем периодической актуализации документации в рамках ежемесячных внутренних аудитов системы менеджмента качества.В рамках системы менеджмента качества для устранения выявленной «системной» проблемы проведены следующие мероприятия:

1.Анализ соответствия уровня образования и занимаемой должности;

2.Разработка системы материального и нематериального стимулирования;

3.Анализ обязанностей, полномочий, ответственности сотрудников;

4.Анализ причин ухода сотрудников (борьба с текучестью кадров);

5.Анализ технического обеспечения подразделений (инвентаризация, анализ индивидуальных потребностей подразделений в обеспечении).

В администрации муниципального образования г. Новороссийск в процессе внедрения СМК реализованы следующие мероприятия:

- ужесточен контроль за использованием черновой бумаги в документообороте;

- активизирована работа управления делопроизводства в части контроля организации системы делопроизводства, как по подразделениям, так и по всей администрации в целом;

- регламентирован процесс работы с внутренней перепиской;

- систематизированы стандартные бланки подразделений администрации;

- создана сквозная номенклатура дел по всем подразделениям администрации (с учетом специфики деятельности).

Решение проблемы отсутствия единого подхода к системе планирования и отчетности представлено разработкой новой формы планирования и отчетности с учетом требований СМК.

Одним из основных критериев оценки результативности внедрения СМК в соответствие с требованиями стандарта МС ИСО 9001: 2000 является создание электронной базы данных планов и отчетов (годовых, квартальных, ежемесячных).

Критерием оценки результативности является разработка, наполнение и ведение электронной базы данных положений по подразделениям и должностных инструкций специалистов администрации (45 положений и более 300 должностных инструкций).

Исходя из принципов системы менеджмента качества, потребители муниципальной услуги являются приоритетными объектами, а удовлетворение их требований и пожеланий – важнейшей целью деятельности Администрации.

Высшее руководство администрации обеспечивает выполнение требований и ожиданий потребителей, и повышает их удовлетворенность посредством:

-изучения требований потребителей к муниципальной услуге, оказываемым СП администрации и входящих в область распространения системы менеджмента качества администрации, анализа и оценки конкурентоспособности администрации;

-изучения законодательных и нормативных требований;

-непосредственного контакта с потребителями муниципальной услуги администрации и заинтересованными сторонами;

-анализа причин возникновения жалоб и претензий к администрации от потребителей и заинтересованных сторон;

-включения обоснованных требований потребителей и требований законодательных и нормативных документов во внутренние нормативные документы системы менеджмента качества администрации.

Специфика муниципальной услуги администрации требует строгого следования действующему законодательству и другим обязательным требованиям, что определяет взвешенный подход к требованиям и пожеланиям потребителей.Для обеспечения выполнения требований к муниципальной услуге, руководство администрации установливает измеряемые Цели в области качества для соответствующих подразделений, которые основаны на положениях Политики в области качества. Для обеспечения безусловного выполнения требований к качеству оказываемых муниципальных услуг, в администрации осуществляется планирование развития системы менеджмента качества, которое является составной частью единой системы планирования деятельности администрации, при этом осуществляется:

- планирование процессов предоставления муниципальной услуги.

- планирование достижения Целей в области качества;

- планирование выделения и обеспечения ресурсами для поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и повышения ее результативности.

Для обеспечения функционирования и непрерывного улучшения системы менеджмента качества администрации, повышения удовлетворенности потребителей, используются следующие виды ресурсов:

- муниципальные служащие соответствующей квалификации;

- инфраструктура;

- производственная среда;

- информационные;

- финансовые.

Глава муниципального образования г. Новороссийск несет ответственность за определение и реализацию требований к выделению финансовых ресурсов для обучения, повышения и поддержания квалификации муниципальных служащих, приобретения необходимой документации, обеспечения и поддержания в рабочем состоянии инфраструктуры и управление факторами производственной среды.

Выбор и назначение муниципальных служащих в администрации производится с учетом необходимой квалификации и компетентности, исходя из полученного образования, подготовки и опыта. Все сотрудники администрации подразделяются на муниципальных служащих и технический персонал. Требования к квалификации и компетенции работников изложены в соответствующих должностных инструкциях.