![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Обработка поступающих документов
Прием и обработка поступающих документов осуществляется работником службы делопроизводства в соответствии со следующими этапами: - первичная обработка, - предварительное рассмотрение, разметка, - регистрация, - рассмотрение документа руководством, - направление на исполнение, - контроль исполнения, - исполнение документа, - подшивка документа в дело. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правил адресования, количества листов документа, наличие приложений. Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления. При необходимости указываются часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документам и проспектах, каталогах и пр. Работник службы делопроизводства должен осуществлять фильтрацию входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя, в структурное подразделение или сразу исполнителю. Передача входящих документов на рассмотрение руководству и принятия решения должна осуществляться после регистрации. Порядок регистрации рассматривается ниже. Принятие управленческого решения по конкретному документу – это одна из основных функций руководителя. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие инструкции и конкретные указания по исполнению документа, установить реальные сроки исполнения. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся сотрудником службы делопроизводства в регистрационный журнал. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. После завершения работы над документом (составление ответного документа, выполнение конкретного действия, задания) на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении его в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается сотруднику службы делопроизводства для подшивания в дело.
|