Информационно-справочные документы

Содержат информацию о фактическом положении дел в учреждении, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. Информационно-справочные документы (справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы) носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению.

Справки – документы, содержащие текстовую или табличную обобщенную информацию по какому-либо вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки делятся на две группы:

1) содержат информацию о фактах и событиях служебного характера.

2) выдаются заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяют какой-либо юридический факт (справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, учебы, наличии иждивенцев и т.п.). Для них употребляются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, в которое она предоставляется. На справке ставится дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью (приложение 8).

Справки информационного характера отражают индивидуальную ситуацию. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения – на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты, лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение. Обязательные реквизиты справки – адресат, заголовок, текст, подпись. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приводятся приводимые в справке данные. Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные.

В справке не должны употребляться выражения: «настоящая справка», «действительно работает» и т.п.

Докладные и объяснительные записки – служат для передачи информации с одного уровня на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя. Готовится по инициативе автора или по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому ее текст четко делится на две части:

- констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация;

- излагаются просьбы, предложения.

Докладные записки, информирующие руководителя о ходе работ, могут представляться регулярно. Реквизиты докладной записки: наименование структурного подразделения – автора, вид документа, заголовок, текст, дата, подпись.

Подписывает внутреннюю записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством (приложение 9).

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.

По содержанию делятся на две группы:

1. Документы, сопровождающие основной документ (отчет, план) и поясняющие отдельные положения основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

2. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников, текст которых должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. Они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем (приложение 10).

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. По виду бывают: акты ликвидации, акты сдачи-приемки, списания, инвентаризации, ревизии, расследования и т.п. Главное при составлении акта – установить фактическое состояние дел и объективно отразить их в документе.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, представляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок акта начинается с предлога «О ….» (о проверке, о приемке-сдаче и т.п.). Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения должен указывать основание для составления акта (распорядительный или нормативный документ, договор), также перечисляются лица, составляющие акт, могут быть указаны и присутствующие при этом лица. Начинается словом «Основание»: и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее с новой строки пишется слово «Составлен» и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Фамилии присутствующих располагаются по алфавиту.

Констатирующая часть начинается с абзаца, в ней излагаются цели, задачи, существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты (может быть оформлена в виде таблицы)

В заключительной части акта делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть текста не является обязательной. Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и местонахождение заинтересованных сторон. При наличии приложений на них делается ссылка. Завершают текст акта подписи председателя и всех составителей. При подписании должности перед фамилиями не указываются (приложение 11). Некоторые акты, которые оформляются грифом в соответствии с нормами ГОСТа, требуют утверждения.

Служебные письма – большая группа управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями, частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-либо. Применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности: запросы, уведомления, приглашения, претензии, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования. Занимают до 80% входящей и исходящей информации.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. содержать один вопрос. Если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, то по каждому следует составлять отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма состоит из двух частей: в первой части излагаются мотивы, могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма; во второй части излагается основной раздел документа: выводы, просьбы, предложения, замечания. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять только из основной части, без положений.

Главная цель служебного письма – побудить к действию, показать, убедить, разъяснить. Приводимые в служебном письме факты должны быть объективными, обязательно проверены, цифровые данные точны. Тон письма должен быть нейтральным.

В письмах используют следующие формулировки изложения:

- от первого лица множественного лица (просим направить),

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить),

- от третьего лица единственного числа (министерство не возражает).

Следует избегать выражений «по-видимому», «как известно», «считая», «рассматривая», «принимая во внимание», «руководствуясь». Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель формулирует заголовок письма, отвечающий на вопрос «о чем?», указывает адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свои Ф.И.О. и номер телефона, проверяет наличие приложений.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.

Сопроводительное письмо – информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. При этом в письме что-то разъясняется или дополняется к приложенным документам (срок исполнения, причина задержки, разъясняются сложные моменты). Сопроводительное письмо составляют, если направляемый документ не имеет адресующей части или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не имеет какой-либо информации, оно не составляется.

Письма-приглашения – предлагают адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Адресуются как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационные письма – сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии, часто пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, содержит подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Адрес или телефон организации-автора указываются отдельно.

Письмо-извещение – по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается со слов «сообщаем, извещаем, ставим в известность». Если письмо адресуется конкретному лицу, в нем указывается Ф.И.О. лица, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы и пр.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинаются такие письма словом «подтверждаю, подтверждаем» и т.п.

Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может содержать только заключительную часть, начинается словом «напоминаем».

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств, гарантирующий достижение чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи – руководителя и бухгалтера, на них проставляется печать.

Инициативные письма – письма, требующие ответа. Они выражают просьбу к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, т.к. тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Различают телеграммы срочные (должны прийти к адресату за время до 3-х часов) и простые (до 6 часов). Текст телеграммы излагается предельно сжато, состоит из заключения. Пишется без предлогов, знаков препинания. После текста указывается наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись оформляется отдельной строкой, текст заверяется печатью. Телеграмма составляется в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Используется телефонограмма для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и содержит не более 50 слов. Оформляются телефонограммы на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, Ф.И.О. лица, отправившего телефонограмму и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Особенностью данного вида документа является указание должности, инициалов и фамилии сотрудника, передавшего и принявшего сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.

Факс (телефакс) – это любой вид документа на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу не имеет такой же юридической силы, как подлинник документа или его заверенная копия.

Заявление – (приложение 12).