![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Регистрация документа
Это фиксация факта создания документа или поступления на предприятие документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Регистрации подлежат все документы, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые на предприятии, так и поступающие. Регистрация необходима для обеспечения сохранения документа, оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: 1. Централизованная; 2. Децентрализованная; 3. Смешанная. Наибольшая эффективность достигается при централизованной форме, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте и одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документации предприятия и установить единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система – одна часть документов регистрируется централизованно, другая – в структурных подразделениях (децентрализовано). Документы целесообразно регистрировать 1 раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения, подписания. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы, внутренние документы, контракты, коммерческие документы, документы, имеющие гриф ограничения доступа. При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковая регистрация номера присвоения по журналу начиная с №1 (01) с 1.01 каждого года по 31.12. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из: - порядкового номера документа, - условного обозначения структурного подразделения, - номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. В практической деятельности применяются регистрационные журналы отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. Журналы включают следующие графы: - номер документа, - дата документа, - автор документа (внешняя организация для входящих документов), - адресат (для исходящих документов), - количество листов документа, - резолюция, - исполнитель, - подпись исполнителя, - отметка об исполнении, - номер дела. Работник службы делопроизводства может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключить лишние. Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список нерегистрируемых документов, в которые входят: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания, извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой лично, программы совещаний и др.
|