Документальное оформление поступления и расхода материала

Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтер­скими документами в следующем порядке.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют со­ответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества ма­териалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Контроль за поступлением грузов осуществляют с помощью журнала учета поступающих грузов.

Платежные и сопроводительные документы из отдела снабжения пере­дают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспе­дитору для получения и доставки материалов. Принятые на склад материалы оформляют приходными ордерами.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых).

В случае недопоставки или некачественной поставке материалов создается комиссия и оформляет акт о приемке матери­алов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспорт­ную накладную.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, от­ходов производства и др. оформляют тре­бованиями-накладными.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей.

Если материалы приобретаются подотчетными лицами, то документом, подтверждающим сто­имость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покуп­ки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому от­чету подотчетного лица.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нуж­ды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Они вы­писываются в двух или трех экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. В них указывают:

1. вид операций,

2. номер склада, отпускающего материалы,

3. цех-получатель,

4. шифр зат­рат,

5. номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов,

6. единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установлен­ного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного ма­териала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют вы­пиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов).

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам сво­ей организации, расположенным за ее пределами, оформляют наклад­ными на отпуск материалов на сторону.

Списание материалов оформляют актом на списание материа­лов, который составляется специально созданной комиссией, с учас­тием материально ответственного лица.

Учет производственных запасов на складах и в бухгалтерии.

На складе материалы размещаются в соответствии с предъявленными требованиями.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик запол­няет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номен­клатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия мате­риалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточ­ках учета материалов. На каждый номенклатурный номер откры­вают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Учет материалов может вестись так же в книгах учета материалов.

В конце месяца кладовщик составляет отчет о наличии и движении материальных ценностей и предоставляет в бухгалтерию. В бухгалтерии осуществляется систематизация первичных документов и данные заносятся в регистр бух. учета.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотно-сальдовой ведомости.

Для обобщения и группировки информации о движении материа­лов используют ведомости движения материалов (накопительные ведомости). По окончании месяца в ведомостях подсчитывают итоги оборотов за месяц в разрезе групп материалов по субсчетам и синте­тическим счетам по каждому складу или подразделению.

Итоговые данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят в сводную ведомость движения материалов, в которой приводятся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синте­тическим счетам и субсчетам.