Задачи и функции архива

Основными задачами архива организации являются:

· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

· учет и обеспечение сохранности документов;

· создание научно-справочного аппарата к документам архива;

· использование хранящихся в архиве документов;

· подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

v ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

v принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

v учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

v создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

v организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

v проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

v осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

v организует работу по составлению номенклатуры дел (приложение 1) организации;

v оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

v участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

v участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.[4]