Електронні таблиці MS Excel

1. Основні поняття. Електронна таблиця (ET) — це програ­ма, призначена для опрацювання даних, наведених у вигляді таблиці, бухгалтерського, економічного чи статистичного харак­теру, а також для автоматизації математичних обчислень.

ET складається з клітинок (комірок, чарунок), що утворю­ють рядки і стовпці. Стовпці таблиці позначені буквами (А, В, C,..., Z, AA, AB,..., AZ, BA,...), а рядки — цифрами (1, 2,...). Кожна клітинка має адресу, наприклад, Al— адреса лівої верх­ньої клітинки. Стовпців може бути до 256, а рядків — до 65536.

Заповнені клітинки утворюють робочу таблицю. Робоча таблиця міститься на робочому аркуші. Аркуш має назву, наприклад Аркуші, Аркуш2 (рос. термін — Листі), чи приду­ману користувачем назву. Назва відображена на закладці (бірці, ярличку), що є внизу вікна. Аркуші можна встав­ляти, вилучати, перейменовувати тощо. Декілька робочих арку­шів утворюють робочу книжку. Книжки зберігаються у файлах Книга1, Книга2 тощо з розширенням XlS (у випадку викорис­тання програми MS Excel).

Програму MS Ехеї можна запустити багатьма способами. Вікно програми має стандартний для всіх офісних програм вигляд. Новим елементом є рядок формул, призначений для вве­дення формул чи даних у вибрану клітинку. Цей рядок розта­шований між панелями інструментів і робочою таблицею. Рядок формул може бути ввімкнутим чи вимкнутим. Для переміщення по таблиці користуються мишею чи клаві­атурою.

2. Дії з клітинками. Щоб виконати якусь дію над клітинкою чи її даним, клітинку потрібно виокремити (вибрати, активізувати) за допомогою клавіш зі стрілками або миші. Активна (виділена) клітинка має рамку з маркером, який є у правому нижньому куті. З клітинкою можна виконувати дії, визначені в головному чи контекстному меню: ввести чи вилучити дане, ско­піювати чи перемістити дане в буфер обміну, очистити клітинку, відформатувати дане чи клітинку, вставити примітку тощо.

Виокремлювати можна не лише одну, але й декілька кліти­нок (рядків чи стовпців). Щоб виокремити несуміжні елементи таблиці, слід натиснути і не відпускати клавішу Ctrl.

Дії над елементами ET (виділеними клітинками, стовп­цями, рядками, діапазонами, усією таблицею) виконують коман­дами контекстного чи головного меню або за допомогою кнопок панелі інструментів.

Наприклад, у разі потреби в таблицю вставляють порожні рядки чи стовпці або вилучають їх командами: Редагувати=> Вставити або Вилучити.

У виділену клітинку можна вставити примітку, яка по­яснює її призначення, командою Вставити => Примітка, а вилу­чити командою Редагувати => ОЧИСТИТИ (або засобами контекст­ного меню).

Можна вставляти рисунки, автофігури, організаційні діаг­рами, гіперпосилання, об'єкти WordArt тощо.

3. Введення та редагування даних. У клітинки користувач вводить дані трьох основних типів: числа, тексти, дати, а також формули для дій з даними. Щоб увести в клітинку дане, її виок­ремлюють, набирають дане на клавіатурі і натискають на кла­вішу вводу або Tab. Під час введення дане можна редагувати. Якщо почати вводити нове дане у клітинку, то старе зникає. Вилучити з клітинки дане, примітку, формат даного можна командами з меню: Редагувати => Очистити => Все.

Текстові дані використовують, зокрема, для оформлення назв таблиць і назв рядків та стовпців даних. Уведений у клітинку текст (до 255 символів) автоматично вирівнюється до лівого краю, а числа — до правого. Щоб число трактувалось як текст, перед ним слід ввести символ апострофа ('2006).

Числа формуються з цифр, розділювачів, а також символів E або е, за якими зазначається степінь числа (1, 2е+6), $ — символ грошової одиниці (120$), % — символ відсотків (80%), / — символ правильного дробу, який відокремлюється від цілої частини пропуском (2 1/2 — це 2, 5).

Розділювачем цілої і дробової частини в десяткових числах залежно від налаштування Windows може бути крапка або ко­ма. Розділювач можна поміняти на закладці Числа у вікні програми Мова і стандарти панелі керування так: Пуск Þ Налаштовування Þ Панель керування Þ Мова і стандарти. Якщо помилитись із вибором крапки чи коми, то програма може зрозуміти введене десяткове число, наприклад (5.4) як дату (5 квітня). У цьому випадку клітинку треба буде очистити ко­мандами Редагувати ·=> Очистити ·=> Формат або Все і ввести число правильно — 5, 4.

Якщо в клітинці вже є дане і його треба відредагувати, то клітинку вибирають і користуються одним із двох способів:

1) двічі клацають мишею;

2) натискають на клавішу F2.

4. Форматування даних. Числа в клітинку вводять звичай­ним способом, але на екрані вони можуть бути відображені незвично: число може виглядати як заокруглене, із символом грошової одиниці ($, грн), з комами чи пропусками, які відок­ремлюють тріади цифр тощо.

Відображення даного залежить від формату його зобра­ження. Формати чисел у вибраних клітинках задають командою Формат Þ Клітинки Þ Вибирають закладку Число. Для роботи з числами корисним є формат ЧИСЛОВИЙ, де можна задати кіль­кість десяткових знаків після коми, розмежування тріад, вигляд від'ємних чисел. Є й інші формати: загальний, грошовий, фінан­совий, дата, час, процентний, дробовий, експоненціальний, текс­товий, додатковий: поштовий індекс, номер телефону, табельний номер; усі формати (дає змогу користувачам вибрати чи створити для власних потреб спеціальний формат).

Наприклад, число 1230, 5 у форматі користувача [Чорний]# ##0, 00грн; [Червоний]-# ##0, 00грн буде зображене на екрані у грошовому форматі 1 230, 50грн чорним кольором, а від'ємне таке ж число — червоним кольором. Перша половина формату при­значена для подання додатних чисел і нуля, а друга — від'ємних. Щоб специфічно відобразити число нуль, для нього записують третю частину формату.

Символ 0 у форматі — це вказівка відображати у відповідній позиції конкретну цифру або нуль, символ # — лише значущі цифри, пропуск забезпечує відокремлення груп цифр (зазвичай тріад). Назву грошової одиниці (грн, $ тощо) прийнято описувати у форматі, а не вводити в клітинки разом із числовими значен­нями.

5. Формули. Формули призначені для виконання дій над вмістом клітинок (над даними) згідно з умовою конкретної задачі. Вони мають символ = на початку, наприклад, =В2*С2. Після введення формули у клітинці відображається результат
обчислень, а формулу можна побачити лише у рядку формул.

Щоб побачити всі формули у таблиці, треба задати режим відо­браження формул у клітинках. Це роблять у діалоговому вікні Параметри так: Сервіс Þ Параметри Þ Закладка Вигляд R формули Þ OK. Щоб знову побачити результати обчислень, потрібно скасувати режим відображення формул.

Якщо замість результатів отримали ######, то це означає, що велике число в клітинці не поміщається, отже, стовпець треба зробити ширшим, перетягнувши межу в заголовку стовпця.

Рядок формул можна (але не варто) використовувати для введення не лише формул, але й даних у клітинку. У цьому випадку текстові дані слід брати у подвійні лапки, наприклад, =" Таблиця 1".

Обчислення в таблиці виконуються автоматично. Це озна­чає, що зміна будь-якого вхідного даного одразу ж веде до пере-обчислень усієї таблиці й отримання нових результатів (якщо задано режим 0 Автоматично на закладці Обчислення діалого­вого вікна Параметри). Режим Автоматично можна вимкнути і скористатися ручним переобчисленням за допомогою клавіші F9.

Розглянемо такі два типові повідомлення про помилки:

1) #ЗНАЧ! — користувач намагається виконати недопустиму операцію, наприклад, від текстового даного відняти числове;

2) #ІМ'Я? — неправильна адреса клітинки (в адресі Al літера «А» українська, а має бути англійська тощо).

6. Копіювання формул. В ET є можливість копіювати однотипні формули (а не вводити їх у кожну клітинку зокрема), що прискорює розв'язування задач.

Під час копіювання формули відбуваються такі дії:

• формула вводиться в інші клітинки автоматично;
• формула автоматично модифікується — змінюються відносні адреси, на які є посилання у формулі.

Адреси клітинок вигляду ВЗ чи СЗ називають відносними. Наприклад, під час копіювання формули = ВЗ*СЗ з третього рядка у четвертий формула в четвертому рядку набуде вигляду = В4*С4.

Копіювання виконують методом перетягування маркера клі­тинки у потрібному напрямку. Це інакше називають автозаповненням таблиці.

Копіювати можна не тільки формули, а й текст і числа.

Якщо клітинка містить текст з цифрами чи ціле число, то перетягування маркера за допомогою правої клавіші миші і ви­конання команди Заповнити веде до модифікації числа — збіль­шення на одиницю, якщо перетягування відбувається вниз чи вправо, і зменшення на одиницю, якщо перетягування відбуває­ться вгору чи вліво.