Витяги з наказів

Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

План

1. Управлінська документація. Оформлення стандартних документів.

2. Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова.

3. Ознайомлення з організаційними документами. Статут, положення, інструкція.

1. Організаційно-розпорядча документація (ОРД) відіграє провідну роль в управлінській діяльності. Ця система документів призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій як в організаціях, так і їх структурних підрозділах на основі єдиноначальності або колегіальності. Це документація, яка стосується взаємин організації як з вищими органами управління, так і з підпорядкованими їй підприємствами, установами, закладами, а також із сторонніми організаціями.

Організаційно-розпорядчою документацією закріплюється трудове життя всіх ланок організації, включаючи навіть такі моменти, як офіційне оформлення відпустки рядового працівника.

Усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна поділити на такі групи:

1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

2. Розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки);

3. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, доповіді, звіти, плани роботи, договори, телеграми, телефонограми);

4. З кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

5.Особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення особисті тощо).

Згідно із законодавством органи управління створюють такі організаційно-розпорядчі документи Управлінські документи та органи управління, що їх створюють

Орган управління Назва створюваного документа

Верховна Рада Закони, постанови

Президент Укази, розпорядження

Кабінет Міністрів Постанови, розпорядження

Міністерства Накази, інструкції, вказівки

Державні комітети та комісії Постанови, інструкції, вказівки

Головні управління та

управління при Кабінеті

Міністрів Накази, інструкції, вказівки

Державні адміністрації,

їх управління та відділи Рішення(держадміністрації), накази (управління та відділи)

Місцеві ради, виконкоми Рішення

Голови місцевих рад,

Голови місцевих

держадміністрацій Розпорядження

Власники підприємств,

установ, організацій Накази, інструкції, розпорядження, вказівки

Накази

Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Наказ видають на підставі та для виконання чинних законів, постанов і розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів. Отже, він має як розпорядче, так і виконавче значення.

Накази осягають широке коло питань виробничої і навчальної діяль­ності: організація праці (навчання); добір і призначення кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохота до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяють на накази щодо особового складу (кадрові) та накази із загальних питань (організаційні, із питань основної діяльності).

У наказах щодо особового складу оформляють призначення, переміщен­ня, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівни­ків. Ці накази укладають на підставі доповідних записок керівників струк­турних підрозділів, заяв громадян, протоколів колеґійних органів тощо.

Серед організаційних наказів розрізняють:

- ініціативні, які видають для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприємства);

- на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів; такі накази видають під час створення, реорганізації або ліквідування структурних підрозділів, затверджуючи положення про структурні підрозділи, підсумовуючи висліди діяльності установ (організацій), затверджуючи плани тощо.

Слід розрізняти специфіку укладання й оформлювання наказу, пам'ятаючи, що він містить констатаційну та розпорядчу частини. Однак у наказах, що видають на виконання ухвал керівних (вищих) органів, зчаста не пишуть констатаційної частини. Замість цього подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа. Констатаційної частини може також не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують роз'яснень, та з різнопланових питань. У таких випадках текст наказу містить параграфи.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковано організацію, підприємство, установу (для державних).

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва документа.

4. Індекс (до нумера з дефісом додають літери ВК (відділ кадрів), нумер

5. наказу (посередині).

6. Дата укладання (лівобіч).

7. Назва осідку, де розташоване підприємство, установа (правобіч).

8. Наголовок «про...».

9. Текст:

- констатаційна частина містить такі складники: вступ (зазначають причину видання наказу); доведення (викладають основні факти); висновок (указують мету видавання наказу). Якщо підставою для видавання наказу є розпорядчий документ вищого органу (установи), то в констатаційній частині вказують назву, номер, дату й наголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст певного розділу статті документа вищого органу (установи), який є підставою для видавання конкретного наказу;

- розпорядча частина починається словом «Наказую» і складається з пунктів, що поділяють на такі складниці: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерують арабськими цифрами.

Текст викладу розпорядчої частини подають у наказовій формі. Зок­рема, кожний пункт слід починати з дієслова в інфінітивній фор­мі («Зарахувати», «Призначити», «Здійснити», «Наголосити», «Звільнити» та ін.). Якщо ж фактові надається вагоміше значення, ніж особі, тоді вживають пасивну форму («Грубі порушення виявле­но...»); активну форму вживають для вказування на ініціатора певної дії («...завідувач навчальної частини зобов'язаний...»). Як виконавця зазначають назву організації, підрозділу, посади служ­бовця, його прізвище та ініціали у Д. відмінку. Якщо в одному пункті перелічують декілька осіб, то їхні прізвища подають за абеткою. Якщо в розпорядчій частині значна кількість пунктів, то її оформ­люють у вигляді таблиці.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службовців, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії).

9. Наприкінці кожного пункту зазначають підставу для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).

10. Посада першого керівника установи (лівобіч), його підпис, ініціали та прізвище (правобіч).

11. Візи (якщо є) «Проект наказу внесено...», «Проект наказу пого­джено...».

Проект наказу погоджують:

v із заступником керівника установи (підприємства);

v з куратором питань, які зазначено в документі;

v з корівником структурного підрозділу, якого стосується пункт на­казу;

v з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ.

Окрім обов'язкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладають за певними вимогами:

1. У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:

ü на яку посаду;

ü до якого структурного підрозділу (відділу);

ü вид прийняття (переведенням, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом);

ü особливі умови (із прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем й ін.);

ü умови платні (відповідно до штатного розпису).

2. У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:

ü з якої посади на яку;

ü вид, термін (постійно, тимчасово);

ü мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.).

3. У наказах про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки:

Ø основна, щорічна;

Ø додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві; у зв'язку із зупиненням виробництва чи реорганізацією підпри­ємства; як винагорода чи заохочення;

Ø навчальна, академічна;

Ø у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю; хворобою; лікуван­ням; післяопераційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;

Ø без збереження платні, через родинні обставини; за власний ра­хунок;

б) загальна кількість календарних днів;

в) дата (від якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);

г) термін, за який надають відпустку (для основної, щорічної та додат­кової),

4. У наказах про звільнення зазначають:

Ø дату звільнення;

Ø мотивацію (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, ста­туту підприємства; ліквідування організації, установи й ін.) із зазна­ченням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадовець зобов'язані оз­найомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фігурували в документі, а ті мають розписатися в оригіналі, зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності від часу його підписання керівником установи, закладу, підприємства.

Зразок

Міністерство культури України

Кам’янець-Подільський коледж культури і мистецтв

НАКАЗ

№ 94—ВК

17.10.09 м. Кам’янець-Подільський

щодо особового складу

1. ЗАРАХУВАТИ:

1.1. Біленко Ларису Глібівну на посаду викладача історії України від 17.10.09 з окладом відповідно до штатного розпису.

Підстава — заява Біленко JI. Г.

1.2. Кардаша Григорія Юрійовича на посаду старшого лаборанта кафеди соціології за сумісництвом від 18.10.09 з окладом відповідно до штатного розпису.

Підстава — заява Кардаша Г. Ю.

2. Перевести:

Вєтрову Ганну Іллівну, вахтера гурт. № 3, на посаду гардеробниці навчального корпусу від 19.10.09 до 30.03.09 у зв'язку з капітальною реконструкцією гуртожитку.

Підстави: 1) доповідна записка коменданта гурт. № 3 Фесенко С. О.;

2) заява Вєтрової Г. І.

3. НАДАТИ:

3.1. Беремесенкові Антону Олександровичу, водієві, тарифну відпустку від 20.10 до 21.11.09 (на 24 робочі дні) за термін роботи.

Підстави: 1) графік відпусток;

2) заява Беремесенка А. О.

3.2. Завалій Валерії Корніївні, доц. кафедри української мови, декретну відпустку від 19.10.09.

Підстава — заява Завалій В. К.

3. ЗВІЛЬНИТИ:

4.1. Комар Олександру Михайлівну, проф. кафедри історії України, у зв'язку із завершенням терміну дії контракту від 11.10.09.

Підстави: 1) контракт № 124-5 від 26.08.99;

2) заява Комар О. М.

Директор (підпис) Р.М.Нелюбов

Міністерство культури України

Кам’янець-Подільський коледж культури і мистецтв

НАКАЗ

№23-ВК

28.06.2006. м. Кам’янець-Подільський

про переведення студента

Н А К А З У Ю:

1. Перевести студента Петренка А.Ф. із спеціальності “Хореографія” на спеціальність “Народна художня творчість”, спеціалізацію “Народне пісенне мистецтво” за станом здоров’я.

2. До 30.08. 2006 року студенту Петренко А.Ф. здати академічну різницю.

Підстава: 1. заява студента Петренко А.Ф. від 28.06.2006 року,

2. довідка з лікарні № 88 від 25.06 2006.

Директор (підпис) Р.М.Нелюбов

Витяги з наказів

Витяг із наказу — це документальна копія будь-якої частини оригіналу наказу (без зазначення слова «Копія»). Це документ, який крім бланка може укладатися й на чистих аркушах паперу формату A4 або А5 залежно від обсягу тексту із зазначенням таких відомостей:

1. Назва міністерства, відомства, якому підпорядковано організацію, установу (для державних).

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва документа.

4. Дата укладання оригіналу.

5. Номер наказу.

6. Місце укладання наказу.

7. Наголовок до тексту оригіналу або номер пункту розпорядчої чи постановчої частини та її назва («про...»; НАКАЗУЮ:; ЗАРАХУВАТИ:).

8. Текст констатаційної чи розпорядчої частини.

9. Посада керівника, його прізвище та ініціали (без підпису).

10. Позначка про засвідчення копії.

11. Посада особи, яка уклала й засвідчила витяг, її підпис, ініціали та прізвище.

12. Дата укладання витягу.

Зразок

Міністерство культури України

Кам’янець-Подільський коледж культури і мистецтв

ВИТЯГ З НАКАЗУ № 89-ВК

від 17.05.09 м. Кам’янець-Подільський

2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.3 Калюжного Йосипа Володимировича, старшого бухгалтера, на по­саду головного бухгалтера коледжу від 19.05.09 з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава — заява Калюжного Й. В.

Директор Нелюбов Р.М.

З оригіналом згідно:

Інспектор ВК (підпис) Р.М.Розумовська

18.05.09

Міністерство культури України

Кам’янець-Подільський коледж культури і мистецтв

ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ № 274—ВК

від 05.12.09 м. Кам’янець-Подільський

ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:

Греку Олексію Олексійовичу, голові циклової комісії народних інструментів, за багаторічну сумлінну працю, плідну наукову й педагогічну діяльність, активну участь у громадському житті коледжу та у зв'язку із 55-річчям від дня народження.

Підстава — подання заступника директора з навчальної роботи від 10.11.09.

Директор Р.М. Нелюбов

З оригіналом згідно:

Секретар (підпис) Р.М.Розумовська

24.12.09