Документация, ее сущность и значение. Классификация документов

Особенностью бухгалтерского учёта является его строгая и полная документальность.

Документ (от лат. слова documentum – свидетельство, доказательство, образец) – это письменное подтверждение уже свершившейся хозяйственной операции или разрешение на её выполнение.

Документация в учёте имеет первостепенное значение в управлении организациями, так как с ее помощью:

1) контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных ценностей;

2) контролируется количество и качество труда работников и расчётов за труд;

3) обеспечивается повседневное руководство работой организации;

4) обеспечивается внутренний контроль за работой организации и внешний (вышестоящей организацией, инспекциями, банками, независимыми аудиторами);

5) контролируются расчёты с другими организациями.

Документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания. В каждом конкретном случае устанавливается должностное лицо, в обязанности которого входит документирование операций, устанавливаются сроки сдачи документов в бухгалтерию.

Форма документа выбирается из существующих типовых форм, которые разрабатываются и печатаются органами государственного управления в виде специальных альбомов.

Каждый документ должен содержать обязательные реквизиты (показатели) без которых он не имеет юридической силы:

- наименование и номер документа

- дату и место его составления

- основание и содержание хозяйственной операции

- количественное измерение операции в натуральном или денежном измерителях

- наименование должностей, фамилии и личные подписи участников хозяйственной операции. Могут быть и дополнительные реквизиты.

К документам предъявляются следующие требования:

1. возможность визуального просмотра;

2. возможность получения бумажных копий;

3. своевременность составления;

4. соответствие типовым формам;

5. возможность длительного хранения;

6. ограничение доступа к информации и т.д.

Классификация документов:

1. По назначению документы подразделяют на:

- распорядительные – дают разрешение или право на осуществление операции. Например, приказы, наряды, требования, доверенности и т.д.;

- исполнительные (оправдательные) – подтверждают факт совершения операции. Например, акты, отчёты, накладные и т.д.;

- комбинированные – содержат на одном и том же бланке и распоряжение на операцию и данные о её исполнении. Например, кассовые ордера, авансовые отчёты и т.д.;

- документы бухгалтерского оформления, когда сам бухгалтер совершает операцию и подписывает документ (расчёт амортизации основных средств, расчёт налогов и т.д.

2. По месту составления документы бывают:

- внутренние – составляются внутри организации в различных подразделениях и на рабочих местах. Например, требования, наряды, отчёты, приходные и расходные ордера и т.д.;

-внешние – составляются за пределами организации: товарно-транспортные накладные на поступившие ценности, квитанции, билеты и т.д.;

3. По характеру отражения информации:

- первичные – отражают одну хозяйственную операцию. Например, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.;

- сводные – составляются на основе первичных документов и обобщают суммы по нескольким хозяйственным операциям. Например, кассовый отчет и т.д.

4. По способу составления документы подразделяются на:

- разовые – отражают операцию в момент ее совершения. Например, приходные и расходные кассовые ордера, накладные и т.д.;

- накопительные – отражают многократно повторяющиеся однородные операции, отличающиеся только датой и количественными показателями. Эти данные по операциям записываются в документ по мере их осуществления и подтверждаются подписями участников или другим установленным способом. Например, лимитно-заботные карты на получение материалов, готовой продукции, когда за каждую дату отмечается количество отпущенных средств.

Документы могут составляться на бумажных и технических носителях информации.