Документооборот и его организация

Все бухгалтерские документы с момента их составления до момента передачи в архив проходят определенные стадии обработки.

Документооборот – это движение документов с момента их составления или получения от других организаций до момента передачи в архив на хранение.

С целью рациональной организации бухгалтерского учёта в организации разрабатывается график документооборота, который утверждается руководителем организации. В нем указывается назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработка их в бухгалтерии, записи в учётные регистры, т. е. график документооборота предусматривает необходимый порядок движения документов и равномерную нагрузку на работников бухгалтерии.

Поступившие в бухгалтерию документы проверяются с трех точек зрения:

1. внешняя проверка – включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов (особенно подписей и печати), отсутствия подчисток;

2. проверка законности хозяйственных операций, т.е. соответствие законодательству Республики Беларусь;

3. арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчёт итогов).

В сложных, спорных вопросах документ принимается к исполнению только при наличии письменного распоряжения руководителя, который затем несет всю ответственность.

Если в документах обнаружены ошибки, то они исправляются и подтверждаются подписью и датой. В содержании кассовых и банковских документов никакие исправления не допускаются.

Проверенные первичные документы затем подвергаются бухгалтерской обработке. Документы делят по объектам учёта (основные средства, кассовые операции и т.д.) и группируют в отдельные папки по месяцам года. В документах составляются бухгалтерские проводки (указываются корреспондирующие счета – это называется контировка), которые затем записываются в учётные регистры синтетического и аналитического учёта.

Документооборот предполагает ответственных лиц за обработку тех или иных документов, кратчайшие сроки такой обработки, определенные учётные регистры. За организацию правильного документооборота отвечает главный бухгалтер. В конце года документы переплетаются в специальные книги и передаются в архив организации для хранения.

Основные требования к организации архива – обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ней. Книги или папки с документацией хранятся по месяцам и годам в строго определенном порядке.

Срок хранения документов устанавливают архивные органы: три года для многих документов и регистров, пять лет – для актов ревизий, 75 лет – для лицевых счетов по зарплате, бессрочное хранение – для годовых отчетов. Списание документов из архива осуществляется комиссией с участием работников архива.