Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте

Значительно больше особенностей по сравнению с национальной российской валютой валютное регулирование устанавливает для учета подотчетных сумм денежных средств, выданных в иностранной валюте. Это обусловлено особым порядком покупки и использования иностранной валюты для оплаты организациями командировочных расходов.

Загранкомандировка – это поездка работника организации по распоряжению руководителя за границу на определенный срок для выполнения служебного задания.

За время пребывания в загранкомандировке в соответствии с законодательством работнику выплачиваются:

· суточные,

· возмещаются расходы по найму жилого помещения,

· проезду и провозу багажа,

· по прописке паспорта

· и на комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту.

Суточные в иностранной валюте соответствующего государства выплачиваются только за время пребывания на иностранной территории. Суточные за день пересечения границы из РФ оплачиваются в иностранной валюте, а в РФ – в рублях.

Суммы на питание и другие личные расходы, включенные в счета за найм жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Все расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документами (счета, квитанции, проездные документы). При отсутствии оправдательных документов расходы не возмещаются.

Предельные нормы возмещения расходов по найму помещения за границей, суточных и транспортных расходов устанавливаются Правительством РФ. Расходы сверх установленных норм могут быть возмещены с разрешения руководителя организации с отнесением их на убытки (счет 91 «Прочие доходы и расходы»). Кроме того, эти расходы в случае их возмещения включаются в совокупный доход работника и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Нормирование командировочных расходов связано не только с возмещением трат сотрудникам, но и с налогообложением организаций.

В целях НДФЛ и ЕСН плательщик не облагает суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Что касается расходов по найму жилого помещения, то такие суммы не подлежат налогообложению в полном объеме при условии документального подтверждения. И только при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения не облагаются в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Суточные в период одной командировки в нескольких странах нужно считать со дня выбытия из одной страны в другую. Обращаем внимание, что день выбытия из страны определяется по отметке в загранпаспорте.

Порядок покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов регламентируется Положением ЦБ РФ. Данным Положением установлено, что иностранную валюту на командировочные расходы организация покупает только в уполномоченном банке в безналичном порядке, с зачислением ее на текущий валютный счет. Покупка организацией для этих целей наличной иностранной валюты не допускается.

Иностранная валюта, зачисленная на текущий валютный счет, может быть получена в кассу организации или перечислена уполномоченным банком по его поручению на счет командируемого за пределы РФ работника в банк – нерезидент.

Открытие счета на имя командируемого лица в банке – нерезиденте допускается только на период его пребывания в загранкомандировке. Наличная иностранная валюта выдается уполномоченным банком организации по специальной справке, которая служит основанием для контроля за полным и целевым использованием выданных денежных средств в иностранной валюте.

По окончании срока командировки работник должен в установленный срок представить в бухгалтерию организации утвержденный авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

Остаток неиспользованной наличной иностранной валюты, выданной на командировочные расходы, должен быть возвращен работником в кассу организации в установленный срок. При наличии инвалютной задолженности, допускается внесение подотчетным лицом иной иностранной валюты, котируемой ЦБ РФ, или возврат вместо инвалюты суммы в рублях, эквивалентной сумме неиспользованной инвалюты, исчисленной по курсу, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

В установленные сроки организация представляет в уполномоченный банк для целей валютного контроля отчет об использовании валюты, полученной для оплаты командировочных расходов.

Отражение расходов по командировкам за пределы РФ на счетах бухгалтерского учета приведено в табл. 5.5.

Таблица 5.5

Корреспонденция счетов по учету операций, связанных с загранкомандировкой