Структура работы с волонтерами

Менеджер – ответственный специалист Волонтерского центра в каждом секторе. (п. 2.2).

Волонтерский центр непосредственно взаимодействует с АНО «Международный комитет Игр «Дети Азии».

ЭТАПЫ работы с волонтерами:

1) Регистрация волонтеров, работа с входящими заявками:

o 06 июля 2015 г. - официальный старт набора волонтеров на сайте Yakutsk2016.com

Yakutsk2016.com – официальный сайт VI МСИ «Дети Азии». Для регистрации в качестве волонтера необходимо зайти во вкладку «Волонтеры» и заполнить анкету по образцу. (Приложение 2.)

o Поступившие заявки распределяются по функциональным позициям (п. 2.1), а также – волонтеры г. Якутск и волонтеры из МО РС(Я).

Все заявки заносятся специалистами Центра в единую базу данных волонтеров Игр «Дети Азии».

o Проверка всех заявок на достоверность информации (действительно ли указанные данные в заявке являются верными).

o Получение окончательной и возможно недостающей информации в заявках в Волонтерский центр путем посредством обзвона волонтеров. Также недостающую информацию дополняют во время собеседования с волонтерами.

o 31 декабря 2016 г. - официальный конец набора волонтеров на сайте Yakutsk2016.com.

Регистрация волонтеров на сайте закрывается. В случае недобора заявок от волонтеров на сайте, набор волонтеров продлевается еще на 1 месяц с согласованием Комитета.

2) Собеседование с волонтерами:

o С 16 января по 29 февраля 2016 г. - проведение собеседований с волонтерами. Дополнительно для волонтеров позиции «Атташе иностранных спортивных делегаций» проводится тестирование на выявление уровня владения английским языком, также для волонтеров-атташеиз Китая, Северной Кореи, Южной Кореи, Японии – тестирование на выявление уровня китайского, корейского, японского языков.

Собеседование позволяет оценить, насколько человек подходит на роль волонтера, так как у специалистов Центра будет возможность узнать больше о самом человеке, о его опыте работы, об интересе к предлагаемой работе и увидеть, насколько правильно он понимает свои функции и обязанности.

o Далее специалистами Центра проводится отбор волонтеров, успешно прошедших собеседование и соответствующих всем критериям по определенным позициям работы на Играх.

Волонтерский центр имеет право не утвердить волонтеров без объяснения причин.

o Дополнительно формируется резерв из волонтеров, соответствующих критериям, на случай отказа в участии на Играх принятых волонтеров.

o С 01 по 15 марта 2016 г. рассылка писем-приглашений утвержденным волонтерам.

Данная рассылка будет содержать в себе информацию о том, что человек принят в волонтеры Игр, также время, дата, место первого ознакомительного собрания с волонтерами.

Письма будут рассылаться по электронным почтам, смс-сообщениям.

3) Обучение волонтеров:

o С 16 марта по 30 апреля 2016 г. пройдет обучение волонтеров.

Обучение волонтеров будет разделено на 2 этапа: общий курс обучения и обучение по функциональным позициям.

Общий курс обучения будет включать в себя общие лекции об Играх, истории Игр, особенностях культур стран-участниц Игр, о волонтерстве; тренинги на командообразование, сплоченность, лидерство, развитие личных качеств.

Далее обучение будет разделено по функциональным позициям, для того, чтобы волонтеры узнали об особенностях и правилах работы в рамках конкретных функций. Данное обучение проходят волонтеры позиций: атташе иностранных/российских спортивных делегаций.

o С 04 по 31 мая 2016 г. волонтеры пройдут финальное тестирование.

Финальное тестирование проводится для закрепления пройденного курса обучения волонтерами. Данное тестирование покажет усвоен ли материал волонтерами.

o ДО начала Игр пройдет функциональное обучение для волонтеров по своим позициям.

Функциональное обучение – это обучение, основанное на особенностях работы в рамках конкретных функций. Волонтеры спортивных объектов, неспортивных объектов и общих направлений проходят данное обучение. Функциональное обучение проводится непосредственно на тех или иных объектах, где будет задействован волонтер/тим-лидер во время Игр.

ТИМ-лидеры и менеджеры проходят функциональное обучение раньше волонтеров.

Волонтеры проходят функциональное обучение за 2-3 дня до начала Игр.

o Подписание трехсторонних договоров о предоставлении услуг на безвозмездной основе на период проведения VI МСИ «Дети Азии» (стороны: Комитет, Волонтерский центр, волонтер/тим-лидер/координатор).

Договор заключается с волонтером/тим-лидером/координатором, определяет меру прав, обязанностей и ответственностей каждой из сторон, регламентирует взаимоотношения между тремя сторонами.

При ознакомлении с договором волонтер/тим-лидер/координатор должен иметь представление о том, что он будет делать, какова степень его ответственности, продолжительность работы, место работы, особенности работы и т.д.