Работа с волонтерами в муниципальных образованиях

Республики Саха (Якутия)

Работу с волонтерами в муниципальных образованиях Республики Саха (Якутия) будут осуществлять назначенные координаторы в муниципальных образованиях Республики Саха (Якутия).

Координатор - это ответственное лицо (лидер), которое организует кампанию по набору, привлечению волонтеров из числа населения муниципального образования (с охватом всех населенных пунктов/наслегов МО РС (Я), организует, проводит собеседования, подготовительные и образовательные мероприятия для волонтеров, контролирует прохождение волонтерами всех подготовительных мероприятий и координирует их деятельность до и вовремя Игр. Координатор осуществляет свою деятельность.

o Назначение координаторов в муниципальных образованиях Республики Саха (Якутия).

Координаторы – это те люди, которые будут координировать волонтеров в своих муниципальных образованиях, отвечать за их набор, собеседования, обучение и подготовку на местах.

o С 31 августа по 04 сентября 2015 г. - подготовка координаторов с МО РС(Я) на Дальневосточном молодежном образовательном форуме «СахаСелигер-2015» по направлению «Добровольчество».

На данном форуме координаторы проходят специально разработанную программу обучения по привлечению, отбору и взаимодействию с волонтерами. Приглашенный тренер из Республики Татарстан, г. Казань – Александр Карпов, заместитель генерального директора АНО «Исполнительная дирекция спортивных проектов».

o Предоставление плана работы по презентациям координаторами в своем МО РС(Я).

Координаторы предоставляют план работы по презентациям, где указаны даты проведения презентаций, место и время, а также планируемый и фактический охват слушателей среди населения, общественных движений, общеобразовательных организаций, учебных заведений СПО и ВПО в своем МО РС(Я).

o С 21 сентября по 31 октября 2015 г. - проведение презентаций по плану в общественных движениях, общеобразовательных организациях, учебных заведений СПО и ВПО в МО РС(Я).

Тема презентации: «Волонтеры VI МСИ «Дети Азии». Цель презентации: информирование об Играх и волонтерах, популяризация волонтерского движения на Играх, вовлечение как можно большего количества потенциальных волонтеров из числа школьников и студентов СПО и ВПО в МО РС(Я). Презентация, видеоматериалы, текст выступления предоставляется Волонтерским центром.

o С 05 сентября по 31 октября 2015 г. - набор координаторами волонтеров из своего МО РС(Я) в количестве 100 человек. Координаторы контролируют регистрацию на сайте Yakutsk2016.com всех волонтеров.

o 31 октября 2015 г. - предоставление списков набранных волонтеров Координаторами Волонтерскому центру с целью выявления КПД (%) координатора.

Каждый координатор предоставляет в электронном виде список 100 волонтеров из своего МО РС(Я) в табличной форме. Специалистами Центра проверяется регистрация всех волонтеров на сайте Yakutsk2016.com, далее выявляется КПД (%) ТИМ-лидера.

o Ноябрь 2015 г. - Обучение координаторов в г. Якутск командой АНО «Исполнительная дирекция спортивных проектов» (г. Казань) основам рекрутинга, обучения волонтеров, мотивации, работы и взаимодействия волонтеров.

В г. Якутск приезжают специалисты из АНО «Исполнительная дирекция спортивных проектов», г. Казань, Республика Татарстан, для обучения координаторов из МО РС(Я).

o С 16 января по 16 февраля 2016 г. - проведение координаторами собеседований в каждом МО РС(Я). Собеседование проводятся всеми координаторами в обязательном порядке. Дополнительно для волонтеров позиции «Атташе иностранных спортивных делегаций» организуюется тестирование на выявление уровня владения тем или иным иностранным языком.

Собеседование позволяет оценить, насколько человек подходит на роль волонтера. У координаторов будет возможность узнать больше о человеке (волонтере), о его опыте работы, об интересе к предлагаемой работе и увидеть, насколько правильно он понимает свои функции и обязанности.

o С 17 февраля 2015 г. по 29 февраля 2016 г. - предоставление списка волонтеров, успешно прошедших собеседования, Волонтерскому центру для окончательного утверждения.

Волонтерский центр утверждает список волонтеров. В случае необходимости специалисты Центра могут выйти на волонтеров, чтобы задать дополнительные вопросы. Волонтерский центр имеет право не утвердить волонтеров без объяснения причин.

o С 1 по 15 марта 2016 г. - рассылка писем-приглашений утвержденным волонтерам из МО РС(Я).

Данная рассылка будет содержать в себе информацию о том, что человек принят в волонтеры Игр, также время, дата, место первого ознакомительного собрания с волонтерами.

Письма будут рассылаться по электронным почтам, смс-сообщениям.

o С 16 марта по 30 апреля 2016 г. обучение волонтеров из МО РС(Я).

Обучение волонтеров будет разделено на 2 этапа: общий курс обучения и обучение по функциональным позициям.

Общий курс обучения будет включать в себя общие лекции об Играх, истории Игр, особенностях культур стран-участниц Игр, о волонтерстве; тренинги на командообразование, сплоченность, лидерство, развитие личных качеств.

Далее обучение будет разделено по функциональным позициям, для того, чтобы волонтеры узнали об особенностях и правилах работы в рамках конкретных функций.

Каждые 2 недели координаторы присылают отчеты о проведенных образовательных мероприятиях в текстовом виде, а также в виде фотографий.

o С 04 мая по 31 мая 2016 г. тестирование для волонтеров из МО РС(Я). Финальное тестирование проводится для закрепления пройденного курса обучения волонтерами. Данное тестирование покажет усвоен ли материал волонтерами.

o Во время Игр координаторы становятся ТИМ-лидерами, которые будут координировать волонтеров со своего муниципального образования.

4. Мотивационная программа волонтеров VI Международных спортивных игр «Дети Азии»

Работа волонтера является важным аспектом в организации любого масштабного мероприятия. Волонтеры создают настроение, заряжают позитивной энергией, при этом качественно и оперативно выполняя поставленные перед ними задачи. Волонтерство – это безвозмездный труд. Но любой труд должен быть поощрен и отмечен. Особенно, если волонтер не просто безукоризненно выполняет свою работу, но и показывает высокие результаты в своей деятельности. Целью мотивационной программы является улучшение рабочей атмосферы волонтеров и их поощрение.

Задача Программы:

o популяризация и стимулирование деятельности волонтеров;

o повышение уровня узнаваемости бренда Волонтеров и создание положительного имиджа восприятия спортивного волонтерства;

o создание мотивации и необходимого количества Волонтеров;

o определение правил мотивации, признания и поощрения Волонтеров;

o определение порядка и рекомендаций по признанию и поощрению Волонтеров;

o повышение уровня мотивации у Волонтеров.

Мотивационные инструменты:

o Экипировка – волонтеры VI МСИ «Дети Азии» получают единую полную экипировку с символикой Игр.

o Благодарственные письма – по итогам будут выданы памятные благодарственные письма об участии в Играх в случае качественной и слаженной работы волонтера.

o Проживание и питание во время Игр.

o Уникальная сувенирная продукция.

Также в качестве мер по признанию деятельности волонтеров будут использованы:

o Рекомендательные и благодарственные письма;

o Отражение деятельности волонтеров в публикациях СМИ;

o Церемония награждения лучших Волонтеров Игр

a. Комитет обеспечивает следующие условия для Волонтеров во время Игр в рамках признания работы Волонтеров:

o обеспечение уникальной экипировкой;

o обеспечение горячим питанием во время рабочих смен;

o обеспечение бесплатного проезда по городу на муниципальном транспорте во время рабочих смен (в период проведения Игр);

o организация доставки до/из места работы из/до места проживания, если рабочая смена начинается до 7: 00 ч. и завершается после 23: 00 ч.;

o обеспечение местом проживания, установленного Комитетом количества волонтеров (в период проведения функционального обучения и Игр);

o обеспечение мобильной связью в соответствии с лимитами, утвержденными Комитетом;

o обеспечение возможности бесплатного посещения культурных программ в рамках подготовки и проведения VI МСИ «Дети Азии»;

o обеспечение возможности бесплатного посещения Открытия и Закрытия VI МСИ «Дети Азии» и т.п.

b. Порядок поощрения волонтеров по итогам дня в период подготовки VI МСИ «Дети Азии».(выбор «Лучших волонтеров дня»)

1. Поощрение волонтеров во время проведения Игр проводится каждый день в определенные Волонтерским центром время и место.

2. На поощрение волонтеров Игр по итогам дня, приглашаются известные в Якутии люди (первые лица, именитые спортсмены, звезды кино и эстрады).

3. Тим-лидер по итогам рабочей смены/дня своей команды во время Игр определяет одного наиболее отличившегося Волонтера. Тим-лидер в процессе смены наблюдает за волонтерами и делает пометки. Далее заполняет резюме на выбранного им волонтера (Приложение 3) и передает менеджеру.

4. Менеджер по работе с волонтерами формирует списки лучших Волонтеров по итогам дня.

5. Менеджер по работе с волонтерами направляет данные о лучших волонтерах по итогам дня в пресс-центр Игр «Дети Азии» для дальнейшего размещения в печатных, телевизионных, радио, СМИ, также на официальном сайте Игр «Дети Азии», социальных сетях и т.п., а также менеджеру, ответственного за мотивационные мероприятия для волонтеров.

6. Менеджер, ответственный за мотивационные мероприятия для волонтеров ежедневно организует мероприятия по вручение поощрений лучшим волонтерам дня.

7. Тим- лидеры поощряются по итогам проведения Игр.

Критерии оценки работы волонтера.

Тим-лидер при оценке волонтера должен быть максимально объективным и учитывать такие критерии как:

o успешное выполнение волонтером поставленной ему задачи (выполнение заданий в срок);

o организованность и исполнительность (пунктуальность, оперативное выполнение экстренных задач);

o доброжелательность (уважительное отношение к работе и членам команды, взаимопомощь, отсутствие конфликтов).

Виды поощрения Волонтеров по итогам смены/дня:

o Вручение уникальной лицензионной сувенирной продукции с символикой VI МСИ «Дети Азии» и волонтерского движения, не подлежащей продаже;

o Предоставление двухуровневых пластиковых карт «…», включающих в себя систему скидок, которые можно использовать в качестве бонуса в магазинах, культурно-развлекательных центрах, спортивных комплексах, в местах общественного питания и т.п.

ВАЖНО! В конце собрания Тим-лидеру необходимо поблагодарить всех за отличную работу. Акцент необходимо делать на положительных аспектах работы каждого волонтера.

c. Порядок поощрения тим-лидера

1. Поощрение тим-лидера проводится во время подготовки к Играм и по итогам проведения Игр.

2. Волонтерский центр выбирает лучших тим-лидеров по промежуточным итогам реализации Дорожной карты тим-лидера VIМСИ «Дети Азии».

Критерии оценки работы тим-лидера:

o организованность и исполнительность (пунктуальность, оперативное выполнение экстренных задач);

o правильное разъяснение поставленных задач волонтерам;

o сплоченность курируемой команды;

o доброжелательность (уважительное отношение к работе и членам команды, взаимопомощь, отсутствие конфликтов);

o объективность по отношению к каждому члену команды.

Виды поощрения волонтеров и тим-лидеров по итогам Игр:

o Вручение благодарственных писем для волонтеров от организационного комитета;

o Предоставление рекомендательного письма от организационного комитета (по запросу Волонтера);

o Вручение сертификатов, подтверждающих участие в мероприятиях, проводимых в рамках подготовки и проведения VI МСИ «Дети Азии».

o Вручение абонементов лучшим тим-лидерам в спортивные залы объектов задействованных в подготовке и проведении Игр.

Награждение волонтеров Игр

o Награждение волонтеров будет происходить каждый день;

o В день будет награждаться 100 волонтеров (один волонтер с каждой команды)

o В период подготовки и проведения Игр все волонтеры будут награждены комплектом уникальной сувенирной продукции (Приложение 4)