Оформление дел

11.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (лица, ответственного за архив).

11.3.2. Оформление дела предусматривает:

подшивку дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях.

11.3.3. Документы, составляющие дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола прочными шнурками в папку с двумя гребешками, с тремя клапанами и завязками (архивную папку) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) удаляются. Не допускается передача дел в архив в скоросшивателях.

11.3.4. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах формата А4 (210х297 мм), должны иметь размеры 229х324х40 мм.

Обложки дел с документами, листы которых превышают вышеуказанный формат, должны иметь соответствующие размеры.

11.3.5. Неформатные документы (карты, схемы, планы, чертежи и др.), документы по личному составу, которые ведутся в виде карточек (лицевые счета, послужные карты, карточки формы Т-2 и др.), а также небольшие брошюры, в целях их сохранности и удобства пользования не подлежат подшивке, а вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивные папки или хранятся в картонных футлярах (коробках, тубусах). Они могут составлять отдельные дела (тома дел), которые оформляются с составлением внутренней описи и листа-заверителя.

11.3.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек и др.), эти документы вкладываются в конверт, подшиваемый в дело.

11.3.7. При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям. Листы формата А5 подшиваются за верх левого края, листы формата А3 подшиваются за верх левого края и складываются под стандартный размер (210х297 мм). Подшивка за середину сложенного листа не допускается.

Проколы в документах, подшиваемых в дело, должны совпадать с проколами на гребешках архивной папки.

11.3.8. Документы, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, схемы, графики и др.) следует подшивать так, чтобы было обеспечено свободное прочтение текста со стороны правого (неподшиваемого) края листа.

11.3.9. В начале дела подшивается чистый лист, за ним внутренняя опись документов дела, в конце дела – лист-заверитель дела.

Нумерация листов дела

11.3.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, подшитых в дело, все листы, кроме листов внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом.

Использование чернил, шариковой пасты и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

11.3.11. Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами.

11.3.12. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно.

11.3.13. Подшитые в дела конверты нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

11.3.14. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

11.3.15.Сложенный лист большого формата разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

11.3.16. Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.), а также склейка из нескольких листов нумеруется как один лист.

11.3.17. Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

11.3.18. Чистые листы не нумеруются.

11.3.19. Листы с резолюциями (в случае, если резолюции оформляются на отдельных листах), а также листы согласования нумеруются как самостоятельные листы.

11.3.20. В приложениях к документам, в виде брошюр и типографских изданий, листы нумеруются в соответствии с п.11.3.17 настоящей Инструкции.

11.3.21. Перенумерация ранее сформированного дела допускается только в случае изменения количества листов дела (переформирование, дополнительная подшивка документов и др.). При этом прежние номера листов аккуратно зачеркиваются, а рядом указываются новые. После перенумерации дела необходимо внести соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись или составить новые лист-заверитель и внутреннюю опись.