системы МЧС России (структурного подразделения)

13.1. При смене ответственного за ведение делопроизводства производится полная проверка наличия документов и дел путем сверки их с учетными данными, что отражается в акте приема-передачи дел.

В акте приема-передачи дел отражается за каждый год в отдельности количество учтенных и имеющихся в наличии документов, дел по всем видам учета.

В акте приема-передачи дел указываются также обнаруженные недостатки в ведении делопроизводства.

Акт подписывается лицом, передающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается начальником (руководителем) территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (руководителем структурного подразделения).

13.2. При ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части или организации системы МЧС России с передачей всех или части их функций другому органу управления, воинской части или организации системы МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также архив по акту с утверждением его начальниками (руководителями) обоих территориальных органов, воинских частей или организаций системы МЧС России.

В случае если функции реорганизуемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России передаются нескольким органам управления, воинским частям, организациям системы МЧС России, документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности по актам в установленном порядке. Документы архива реорганизуемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России передаются в один из них или в архив вышестоящей организации.

13.3. При ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в Центральный архив МЧС России по сводным описям в согласованные с Центральным архивом сроки. В этом случае дела временного (менее 10 лет) срока хранения, утратившие практическое значение, могут быть уничтожены в установленном порядке до истечения срока их хранения.

13.4. Все материалы по передаче документов и дел при ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России включаются в ликвидационный акт, оформленный в установленном порядке, отдельным пунктом.

13.5. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России с передачей всех или части его функций другому структурному подразделению (подразделениям) документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности.

Прием-передача дел осуществляется по актам, подписываемым ответственными за делопроизводство и утверждаемым руководителями структурных подразделений.

При ликвидации структурного подразделения без передачи функций другим структурным подразделениям все дела текущего делопроизводства подлежат закрытию и сдаются в архив по описям.

13.6. При ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, структурного подразделения все дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению.

701484.2008

[1] Учет количества документов производится по произвольной форме. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно. Учет количества документов, как правило, производится ежемесячно и суммируется за год.

[2] Прием и регистрация поступающей корреспонденции производится также в территориальных органах государственного пожарного надзора главных управлений МЧС России по субъектам Российской Федерации в соответствии с приказом МЧС России от 01.10.2007 № 517 «Об утверждении Административного регламента Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по исполнению государственной функции по надзору за выполнением федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями, а также должностными лицами и гражданами установленных требований пожарной безопасности».

[3] Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

[4] Основанием для командирования является план основных мероприятий (годовой, месячный).

[5] Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и др.).

[6] Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.