Властивості й ознаки документа

Як і кожен об'єкт, документ має безліч властивостей. Найбільш суттєві з них такі:

- атрибутивность документа, тобто наявність невід'ємних доданків, що без них він існувати не може. Документ як цілісна система має такі дві складові: інформаційну та матеріальну;

- функціональність документа, тобто його призначення полягає в передачі інформації в просторі і часі. Документ – поліфункціональний об'єкт, він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства на інформації, знаннях;

- структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, забезпечує його цілісність і тотожність себе, збереження основних властивостей що за різних зовнішніх й захищає внутрішніх змінах. Саме структура забезпечує ефективність використання коштів і довгочасність зберігання документа.

Документ – складний об'єкт, являє собою єдність інформації та матеріального носія. Головною складової документа виступає інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені передачі у процесі комунікації. Будь-яка сфера людської діяльності, однак, пов'язана з документної інформацією, інформацією, котра міститься у документі. Інформація, у документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:

- документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання у суспільстві;

- документ припускає наявність семантичної (змістової) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності;

- інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якомусь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом;

- як і будь-який об'єкт, має знакову природу, повідомлення є закодований текст. Фіксоване повідомлення має знакову форму, бо лише у такому вигляді можна передати у міжнародному сполученні знання, емоції, вольовий вплив автора, надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати і опановувати відповідними знаннями;

- документ фіксують на матеріальному носії способом, створеним людиною, – у вигляді листа, графіки, фотографії, звукозапису й т.д.;

- документ має субстанціональність (речовністю). Для документа важлива стабільна речовинна форма.

Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова – з двох необхідних і обов'язкових складових документа, без якого він існувати не спроможна. Матеріальна складова документа – це її речовинна (фізична) сутність, форма документа, забезпечує його спроможність зберігати і передавати інформацію у просторі і часові.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації. Матеріальний об'єкт стає документом лише за умови єдності речовинного носія і закладеною у ньому інформації. Двоєдина природа документа - одну з основних особливостей його як відомої системи.

До відмітним ознаками документа ставляться:

- наявність смислового семантичного змісту;

- стабільна речовинна форма, забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довгострокового) використання коштів і переміщення інформацією просторі і часу;

- призначення від використання у соціальній комунікації.;

- завершеність повідомлення