Значення документа в людини й суспільства

Документ супроводжує людини від народження до смерті, в ньому фіксуються найважливіших події всього життя: народження, закінчення школи, отримання спеціальної середньої й вищої освіти, одруження тощо. У минулому документ використовували передусім для здобуття права закріпити, підтвердити право окремої юридичної особи, сім'ї, роду на землю, якесь майно, декларація про владу і т.д.

Документ став потрібен для обліку худоби, грошей, інших цінностей, передачі розпоряджень правителя. Наявність або відсутність будь-якого документа може змінитися все життя людини. Ще більш важливу роль документ відіграє у житті суспільства, закріплюючи і відбиваючи закони, порядок організації та управління державою, правил поведінки людей, порядок їхніх стосунків, прийняту мораль тощо. Отже, документ може виконувати багато функцій, мати різні призначення.

Функція документа –- це її громадська роль, соціальне призначення, мета, завдання.

Однією з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є функція закріплення, зйомки інформації. Саме він вирішальною мірою визначає створення документа. Людина в такий спосіб намагається «зупинити мить». У процесі реалізації цієї функції відбувається хіба що матеріалізація інформації, створює необхідні передумови до виконання документом інших функцій.

Інформаційна функція – це здатність документа задовольняти потреби товариства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань.

Здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю» людини й суспільства загалом, зберігати інформації і передавати його від одного покоління до іншого, які мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописна книга, рідкісні, особливо в цінні й унікальної змісту, формі або умовам побутування у зовнішній середовищі документи).

Гедонічна функція – здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори красного письменства, видання з мистецтву, кінофільми, компакт-диски, магнітні фонограми тощо.).

Зародження, становлення та розвитку соціальної системи можливе лише допомогою інформаційних зв'язків, що найчастіше знаходять матеріальне собі втілення у документованої інформації. Документи містять найрізноманітнішу інформацію про що відбуваються у суспільстві процесах, тому соціальна інформація спочатку визначає соціальну природу, сутність будь-якого документа. Разом про те документ, будучи продуктом у суспільному розвиткові, це й сам надає певний впливом геть формування та характер громадських відносин, гальмує чи, навпаки, стимулює їхній розвиток. Тому вивчення будь-якого документа неможливо поза того ж соціального середовища, де цей документ з'явився де зараз його функціонує.

Комунікативна функція – це здатність документа бути інформативним способом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності.

Комунікативна функція призначена як на вирішення завдання трансляції інформацією соціальному просторі, але й в організацію, упорядкування й підтримки інформаційних зв'язків у суспільстві. Інакше висловлюючись, він відіграє і передавальну, та соціально цементуючу роль.

Збереження інформації перестало бути самоціллю. Річ у тім, що необхідною умовою існування людського суспільства є знання свого минулого, нагромадження інформації про життя попередніх поколінь із наступною її передачею у часі. Збережена документована інформація, опинившись у ретроспективної середовищі, надалі активізується переважно зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. У результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, що є різновидом функції зберігання інформації та якої документи потенційно мають із часу появи. Ця функція пов'язана лише з ретроспективної середовищем побутування документів, тому належить до функцій вторинного порядку.

Правова функція документа залежить від закріпленні правових і правовідносин у суспільстві. Цією функцією мають передусім документи, які, закріплюють або змінюють правові норми і правовідносини чи припиняють їхня цілющість, і навіть інші документи, здатні спричинити у себе певні юридичні наслідки. Сюди відносяться правові акти органів структурі державної влади; судові, прокурорські, нотаріальні і арбітражні акти; акти управління, манливі у себе певні юридичні наслідки; документи, про договірні відносини, і навіть посвідчувальні документи (паспорти, дипломи про освіту, посвідчення про відрядження тощо).

Історично однією з перших було застосовано функція обліку, оскільки ускладнення соціальних зв'язків, розвиток економічних відносин втілило в життя на стадії аграрного суспільства потребу в документування інформації, тобто. реєстрації, обліку населення, землі, врожаю, худоби, боргів, і т.п. Документи, що виконують функцію обліку, необхідні як для вирішення різноманітних господарсько-економічних завдань, так і керувати загалом соціально-політичними, демографічними та інші процесами у суспільстві. Ця функція знаходить відбиток насамперед у бухгалтерській, статистичній, плановій, звітній документації.

Значна частина коштів документів виконує пізнавальну функцію, означає зв'язок документованої інформації з соціальним пізнанням. Ця функція властива передусім науковій документації, оскільки метою наукового пізнання є отримання нової інформації.

Ряд документів має політичну функцію, яка міцно пов'язана з функцією управління, оскільки до сфери політики стосується, в першу чергу, діяльність органів державної влади управління. Політична функція знаходить своє втілення насамперед у документах, виділені на інформаційного забезпечення внутрішньої і до зовнішньої політики держави. З іншого боку, політичну функцію виконують документи політичних партій, різних суспільно-політичних структур, партійно-політичних об'єднань, блоків, політичних діячів тощо. (різноманітних програмні матеріали, маніфести, політичні заяви тощо).

До політичної примикає ідеологічна функція документа. Вже здавна в людини виникла потреба у фіксації на матеріальних носіях релігійних, моральних, естетичних, філософських та інших ідей, поглядів, у яких виявлялося його ставлення до навколишньої дійсності, знаходили відбиток інтересів різних соціальних шарів і груп населення. Завдяки цьому, донині дійшли багато чудові пам'ятники людській думці, духовних пошуків наших далеких предків.

Разом з тим добре відомо, що документи, виконують ідеологічну функцію, можуть надавати дуже суттєвий вплив на настрої і соціальну поведінку людини, значних мас людей. Інколи документи виконували роль своєрідної ідеологічної зброї, зокрема, під час так званої «холодної громадянської війни» двох світових систем у другій половині XX ст.