Основные фазы (процессы) управления проектами

Под фазами управления проектами понимаются группы взаимосвязанных процессов управления, осуществление которых обеспечивает реализацию рассмотренных выше функций управления на каждом этапе системной разработки.

В качестве фаз управления проектами рассматриваются следующие группы процессов управления [7]:

• процессы инициализации, связанные с принятием решения о начале выполнения проекта или какого-либо очередного его этапа;

• процессы планирования – совокупность процедур, связанных с определением целей и критериев успеха проекта и разработкой рабочих схем их достижения;

• процессы выполнения, предназначенные для координации деятельности людей и использования других ресурсов в целях выполнения плана. Составной частью процессов выполнения являются процессы контроля выполнения плана;

• процессы анализа, дающие возможность определить соответствие плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принять решения о необходимости применения корректирующих воздействий;

• процессы оперативного управления, или регулирования – совокупность процедур, предназначенных для определения необходимых корректирующих воздействий, их согласования, утверждения и применения;

• процессы завершения (закрытия) – процессы формализации результатов выполнения проекта и составления отчетности.

В ряде работ, например в [7], процессы анализа и оперативного управления не рассматриваются в качестве самостоятельных фаз управления, а распределяются по другим фазам (планирование, выполнение, контроль), что учтено выше на рис. 1.

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех этапах разработки. Кроме того, процессы управления проектами связаны между собой своими результатами: результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. Наконец, имеются взаимосвязи между группами процессов различных этапов проекта. Например, закрытие одного этапа может явиться основанием для инициализации следующего этапа (пример: завершение этапа проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для инициализации полного развертывания фазы кодирования).

Рассмотрим более подробно выделенные фазы (группы процессов) управления проектами.

Фаза (процессы) инициализации. Инициализация включает единственный процесс – авторизацию, т.е. решение начать проект или его следующий этап.

Фаза (процессы) планирования. Планирование имеет большое значение для управления проектом и включает сравнительно много процессов. Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически в отношении всех проектов. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Более того, основные процессы планирования выполняются по несколько раз на протяжении каждой этапа системной разработки.

К основным процессам планирования проектных работ, общим для всех проектов, относятся:

• Планирование целей – разработка постановки задачи (обоснование проекта, его целей и основных этапов).

• Декомпозиция целей – разделение этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного управления и контроля.

• Определение состава операций (работ) проекта – составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов и подэтапов проекта.

• Определение взаимосвязей отдельных операций – составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями.

• Оценка объемов работ и длительностей рабочих процессов, которые не требуют затрат ресурсов, – оценка объемов работ, необходимых для выполнения отдельных операций, либо длительности рабочих временных интервалов.

• Определение ресурсов проекта (людей, оборудования, материалов) – определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы при выполнении проекта (ресурсов организации) и их характеристик.

• Назначение (распределение) ресурсов – определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций (работ) проекта.

• Оценка стоимости – определение составляющих стоимости операций проекта и оценка значений этих составляющих для каждой операции и ресурса.

• Составление расписания выполнения работ – определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределение во времени потребностей в ресурсах и затрат с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей.

• Оценка бюджета – приложение оценок стоимости к крупным компонентам проекта (подэтапам, этапам, проекту в целом).

• Разработка плана исполнения проекта – интеграция результатов отдельных процессов для составления полного комплекта плановых документов.

• Определение критериев успеха – разработка критериев оценки исполнения проекта.

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых в значительной степени зависит от особенностей конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:

• планирование качества – определение набора стандартов качества и способов их достижения;

• планирование организации работ – определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;

• планирование взаимодействия – определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;

• идентификация риска – формулирование рисков, которые могут повлиять на проект;

• оценка риска – оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;

• разработка методов реагирования на возможные риски – определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;

• планирование поставок – определение объектов, способов и сроков поставки;

• подготовка условий поставок – выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Фазы (процессы) выполнения и контроля. Под выполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана на основе координации деятельности людей и использования других ресурсов. Выполнение проекта должно регулярно оцениваться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и определить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений также относятся к процессам выполнения и именуются контролем выполнения. Контроль выполнения следует проводить по всем параметрам, включенным в план реализации проекта.

Как и в планировании, процессы выполнения и контроля можно подразделить на основные и вспомогательные. К основным процессам можно отнести сам процесс выполнения плана, включая процедуры контроля. Среди вспомогательных процессов можно отметить:

• учет выполнения – подготовку и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;

• подтверждение качества – регулярную оценку исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;

• подготовку предложений – сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.;

• выбор поставщиков – оценку предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;

• контроль контрактов – контроль исполнения контрактов, заключенных с поставщиками и подрядчиками;

• развитие команды проекта – повышение квалификации участников команды проекта, осуществление изменений в составе команды и выполняемых исполнителями функций.

Фаза (процессы) анализа. Процессы анализа включают анализ плана выполнения проекта и анализ хода выполнения проекта.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план выполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой разработчиков и другими участниками проекта.

Результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для оценки выполнения. Обычно анализ плана не выделяется в качестве отдельной фазы (группы процессов) проектного управления, а включается в фазу (группу процессов) планирования, делая эту группу по своей природе итеративной.

Процессы анализа хода выполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности выполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным при планировании. Для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта.

Процессы анализа выполнения также можно подразделить на основные и вспомогательные. К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность выполнения проекта:

• анализ сроков – оценка соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций (работ) проекта директивным или запланированным;

• анализ стоимости – оценка соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и этапов проекта директивной или запланированной;

• анализ качества – мониторинг результатов проектирования с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества;

• подтверждение целей – процесс формальной приемки промежуточных результатов проекта его участниками (заказчиком, администратором, пользователями и т.п.).

Вспомогательные процессыанализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

• оценку выполнения – комплексный анализ результатов работы и распределение аналитической информации с целью обеспечения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;

• анализ ресурсов – оценка соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов, машинного времени и т.д. плановым значениям.

В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо (при отрицательном прогнозе) определяется необходимость применения корректирующих воздействий.

Если анализ выполнения проекта не рассматривается в качестве самостоятельной фазы его управления, то соответствующие процессы включаются в состав фазы контроля.

Фаза (процессы) оперативного управления. Оперативное управление выполнением проекта – это повседневное определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если выполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то оперативное управление сводится к процессам выполнения и контроля - доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. В том случае, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо применение корректирующих воздействий, требуется:

• найти оптимальные корректирующие воздействия;

• скорректировать план оставшихся работ;

• согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

Иными словами, процессы оперативного управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта.

К основнымпроцессам оперативного управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

• общее управление изменениями – определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;

• управление ресурсами – внесение изменений в состав и назначение ресурсов на работы проекта;

• управление целями – корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;

• управление качеством – разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного качества результатов проектирования.

Среди вспомогательныхпроцессов управления выделяют:

• управление рисками – реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;

• управление контрактами – координация работы субподрядчиков, анализ и корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Если оперативное управление не рассматривается в качестве самостоятельной фазы управления проектом, то соответствующие процессы включаются в состав фазы выполнения проекта.

Фаза (процессы) завершения (закрытия). Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

• закрытием контрактов – завершением и закрытием контрактов, включая разрешение всех возникших споров;

• административным завершением – подготовкой, сбором и распределением информации, необходимой для формального завершения проекта.