В области управления проектами

Для осуществления проектного управления, как и в других сферах управления, в настоящее время широко используются информационные технологии. При этом можно говорить о двух основных подходах к автоматизации проектного управления:

- создании и эксплуатации комплексных АЭИС проектного управления, ориентированных на организации, осуществляющие, главным образом, проектную деятельность (это наиболее радикальный системный подход, который начал применяться относительно недавно);

- создании и применении проблемно-ориентированных инструментальных средств (программных продуктов) для решения наиболее важных задач проектного управления (это первый по времени подход; уровень системности его ниже по сравнению с предыдущим, но он по-прежнему находит широкое применение, в первую очередь, в связи с более низкими затратами).

● Комплексная АЭИС проектного управления создается и используется для обеспечения высокого уровня качества проекта в приемлемый для его участников срок с оптимальными стоимостными и трудовыми затратами. Эта система осуществляет информационную поддержку принятия решений по управлению отдельными операциями (работами), стадиями системной разработки и проектом в целом на различных уровнях проектного управления (проектная организация, проект, проектная группа), формирует аналитические и отчетные сводки о ходе разработки, способствует эффективной координации работ по нескольким проектам.

Используемая для управления проектами АЭИС представляет собой совокупность методических, технических, математических, программных, информационных и организационных средств, а также персонала, обеспечивающую поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом.

Наряду с названными обеспечивающими элементами рассматриваемая АЭИС содержит набор функциональных средств, отражаемых в системной архитектуре, которые помогают менеджерам – руководителям проектов (проектных групп), руководителям функциональных подразделений проектной организации, специалистам в области проектного управления, а также руководителям проектной фирмы планировать работы, определять временные, ресурсные и стоимостные оценки их выполнения, а затем в процессе выполнения проекта отслеживать ход работ и корректировать план. Функциональные средства, реализуя взаимосвязанные методы управления проектами, моделируют комплекс проектных работ и потребности в ресурсах. Эти методы используют оценки требуемых объемов работ и позволяют менеджерам и специалистам регулировать выполнение работ по времени, стоимости, составу работ, качеству и организационной структуре исполнения.

Основные преимущества использования АЭИС для управления проектами включают:

• централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимости;

• возможности быстрого анализа влияния изменений в графике реализации, ресурсном обеспечении и финансировании проекта;

• возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме;

• возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту;

• возможность поддержки виртуальной проектной группы (команды разработчиков), участники которой осуществляют свою деятельность в различных географических точках;

• создание условий для снижения себестоимости разрабатываемой системы (оказания услуг на ее основе) за счет оптимизации затрат на реализацию проекта;

• создание условий для сокращения сроков разработки и внедрения системы за счет концентрации ресурсов и рациональной организации выполнения проекта.

Создавать и внедрять в конкретной организации с проектной ориентацией комплексную АЭИС можно несколькими способами:

1) самостоятельная разработка системы собственными силами организации с использованием инструментальных средств и систем программирования;

2) разработка системы на заказ специализированной фирмой;

3) приобретение на рынке информационных систем так называемых тиражируемых АЭИС проектного управления с последующей их адаптацией к условиям конкретной организации;

4) интеграция прикладных решений по отдельным задачам проектного управления, в том числе приобретенных на рынке ПО проблемно-ориентированных инструментальных средств;

5) реализация модели SaaS (ПО-как-услуга ‒ Software-as-a-Service), предусматривающей предоставление пользователям необходимого им ПО через посредство Интернета на основе веб-доступа (то есть с использованием веб-сайта или портала). ПО в этом случае размещается и обновляется на стороне провайдера сервиса приложений (Application Service Provider – ASP) без установки на пользовательских компьютерах, что позволяет конечным пользователям экономить на покупке и обслуживании программного обеспечения и оборудования. Модель SaaS является разновидностью так называемых «облачных сервисов (услуг)», предоставляемых пользователям через Интернет.

В силу ряда причин, в первую очередь, в связи с наличием общих закономерностей проектного управления и одновременно – сложностью применяемых математических методов, третий и четвертый способы создания и внедрения в конкретной организации с проектной ориентацией комплексных АЭИС или локальные программных продуктов является в настоящее время наиболее целесообразными.

● Проблемно-ориентированные инструментальные средства (программные продукты) такжеиграют в настоящее время важную роль в автоматизации проектного управления в силу их гибкости и относительно небольших затрат на внедрение. Они могут достаточно успешно применяться в автономном однопользовательском режиме, например на уровне проектных групп. Вместе с тем они могут поддерживать многопользовательский сетевой режим управления проектами и обеспечивать координацию деятельности нескольких проектных групп при реализации сложных проектов или в режиме управления несколькими проектами. Наконец, их можно рассматривать как составные части для создания комплексных АЭИС проектного управления с необходимой для проектной организации конфигурацией.

Обычной практикой является предложение комплекта программных продуктов, совместное применение которых обеспечивает сложные режимы управления проектами и реализацию отдельных подсистем комплексной АЭИС проектного управления (см. ниже раздел 2.2.1).

Способы создания проблемно-ориентированных инструментальных средств для целей проектного управления в целом такие же, как и способы создания комплексных АЭИС в рассматриваемой области (перечислены в настоящем разделе выше). В связи со сложностью применяемых математических методов наиболее целесообразным является приобретение на рынке ПО тиражируемых проблемно-ориентированных инструментальных средств («коробочных продуктов»), наилучшим образом подходящих к условиям конкретного предприятия (см. ниже раздел 2.3). Это не исключает процедуру их настройки и адаптации.