Офіційно-ділова розмова, адресована до певної установи, має діловий характер.

Телефонна розмова, як правило, починається з привітання. Наприклад: Доброго ранку (дня, вечора) чи Здрастуйте. І тут же слід відрекомендуватися (назвати ім'я, по батькові, прізвище; вказати посаду та установу). Після цього треба запитати, з ким розмовляєте (якщо адресат не знайомий). Потім треба повідомити, з ким хочете поговорити і, якщо є потреба, то сказати, з якого питання.

Не слід запитувати: з ким я говорю? Якщо розмовляє не той, з ким Ви хочете поговорити, необхідно попросити викликати потрібну людину. Робити це слід коректно, ввічливо. Наприклад: Будь ласка, запросіть до телефону Сергія Івановича або Дуже прошу, попросіть до телефону Івана Миколайовича. Обов'язково треба подякувати тому, хто погодився зробити послугу.

Буває, що людина помилилася, зателефонувала не за потрібним номером. Нечемно кидати трубку, безтактно відповідати чи давати неправильну інформацію. Слід спокійно пояснити, що не туди потрапив адресант.

Трапляється, що один із співрозмовників поспішає. Він повинен вибачитись, пояснити причину і домовитися продовжити розмову.

Часто в державних установах можна почути шаблонну фразу турбує вас такий-то... Ділова телефонна розмова в поботі установи чи закладу аж ніяк не може турбувати, бо вона для цього й призначена. Тому тут слово турбує зайве.

Інша справа, коли йдеться про приватну розмову. Скажімо, виникла необхідність зателефонувати співробітникові чи знайомому додому у вихідний чи пізно ввечері без дозволу на це, то слід вибачитися за турботу. Ось тут буде доречною фраза вибачте за турботу.

16.довідка
Довідка — документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов'язаних з діяльністю окремих осіб, обставини про діяльність установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

· особисті — підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

· службові — містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

· зовнішніми — укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

· внутрішніми — укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки[ред. • ред. код]

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).
2. Назва документа.
3. Дата.
4. Місце укладання документа.
5. Заголовок до тексту.
6. Текст.
7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.
8. Печатка.

Приклад 1[ред. • ред. код]

Міністерство освіти і науки України

Донецький державний університет

ДОВІДКА № 67

28.12.2002 р. м. Донецьк

Семенов Сергій Ігорович є студентом III курсу філологічного факультету відділення «Українська мова та література».

Довідка видана для подання до Київського РВК м. Донецька.

Декан філологічного

факультету (підпис) О. Л. Григор'єв

(печатка)

Секретар (підпис) К. В. Онопрієнко

17.доповідна й пояснювальна записки

Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки має бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини, подавши в кінці чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки або передруковують.

Пояснювальна записка - це письмове пояснення на вимогу керівника щодо ситуації, яка склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше - порушення дисципліни, невиконання службових завдань). Інколи пояснювальна записка - це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Доповідна і пояснювальна записки близькі за формою, й до них мають входити такі реквізити:

1) посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка;

2) назва виду документа;

3) зміст записки;

4) посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

5) дата складання.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, їх оформлюють на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються за її межі, - пишуть на бланку і реєструють.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА фізико-математичного

25.09.2007 №34-12/243 факультету

Про збільшення кількості ^дои- Кравчуку О. И

годин

Мовна культура - один із найважливіших показників культури духовної. Усне й писемне мовлення кожної людини свідчить про рівень її освіченості, інтелігентності.

Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім постійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення студентів І курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити знання студентів з орфографії та пунктуації української мови, виробити навички грамотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на вдосконалення зв'язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо деканат розглянути це питання і збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови. Адже мова - генетичний код нації, який поєднує минуле із сучасним, програмує майбутнє й забезпечує буття нації у вічності.

Завідувач кафедри (підпис) М. С. Стельмах

Дефектологічний факультет Деканові

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА дефектологічного

2105.2007 МІ 3 факультету

Про порушення навчальної проф. Матвійчуку К. С.

дисципліни

Студенти ¡ 4-ї групи спеціальності " Сурдопедагогіка і українська мова " 20.05.2007 р. не з 'явилися на заняття з педагогіки тому, що відвідували виставку комп 'ютерів. Виставку організувала науково-виробнича фірма " Інтеграл " і запросила студентів на 11 годину.

Староста 14-ї групи (підпис) В. І. Гнаткевич

18.протокол-документ що завіряє дії певних осіб за певних обставин.Наприклад протокол сборів у якому зазначається час сборів, кількість відвідувачів та фіксується результат роботи колегії.У протоколі відбиваються хід та результат засідання.протоколи бувають стислі та повні.

Протокол має такі реквізити:

1. Назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;

2. Порядковий номер протоколу;

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;

5. Дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);

6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10 —12 осіб, то вказують усіх присутніх;

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;

9. Текст;

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

19.Звіт-документ у якому записується інформація про виконану роботу. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному папері.

Види звітів: наукові звіти, анотовані звіти, рекомендаційні звіти, річні звіти, аудиторські звіти, робочі звіти, звіти про поїздки, звіти про розслідування, бюджетні звіти, поліцейські звіти, демографічні звіти, кредитні звіти, оціночні звіти, перевірочні звіти, військові звіти тощо.

· Штамп установи.

· Назва виду документа.

· Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

· Текст, який має такі частини:

· вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

· основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

· висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

· Підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.

· Дата складання.

· Печатка.

20.Закінчення на а я у ю

Закінчення -а(-я) мають назви:

1. Чітко окреслених речей або будов: олівця, дуба, трактора, але: даху, плоту, каналу.
2. Населених пунктів і географічних назв з на­го­ло­ше­ним закінченням та суфіксами - ев, - ин -,? ськ -: Тетерева, Лондона, Дніпра.
3. Мір довжини, площі, ваги, часу: метра, кі­ло­гра­ма, тижня, вівторка, але: року, віку.
4. Наукові назви іншомовного походження та українські з суфіксами: радіуса, квадрата, ром­ба, відмінка, чисельника.

Закінчення -у(-ю) мають назви:

1. Речовин, матеріалу: воску, соку, меду, гра­ні­ту, піску, але: хліба, вівса.
2. Місця, простору: краю, степу, майдану, але: хутора, берега, горба.
3. Установ, організацій: клубу, університету, штабу.
4. Географічні назви без наголосу на закінченні: Донбасу, Дону, Єгипту, Криму, Уралу.
5. Зі значенням збірності: лому, колективу, хору, класу, взводу, але: дубняка, вишняка.
6. Явищ природи: вітру, вогню, граду, снігу, гро­му, дощу, землетрусу.
7. Почуттів, дій, ознак, явищ суспільного жит­тя: гніву, крику, героїзму, спорту.
8. Деякі іменники чоловічого роду в ро­довому відмінку однини можуть мати паралельні за­кін­чен­ня - а (- я), - у (- ю). Це залежить від на­го­ло­су:.

Оголошення-документ який повідомляє про якійсь події.Оголошення бувають організаційні та рекламні. Також розрізняють особисті та службові оголошення.
Реквізити:
назва документа
текст у якому зазначають дату проведення, місце, причину проведення, запрошених людей, умови входу.
назва організаторів

21.Договір-документ що встановлює відносини між юридичними особами або установами.

Договори поділяються на односторонні(коли тільки одна сторона має обов’язки) та двісторонні(обидві сторони забовязані) Різновиди договорів: про купівлю-продаж, про постачання продукції, про оренду приміщень, про будівництво об’єктів тощо.

У договорі сторони визначають права й обов'язки. Наприклад, при прийомі на роботу укладають трудовий договір між громадянами й організаціями. Одна сторона – громадянин - бере на себе обов'язок виконувати роботу з визначеного фаху, кваліфікації або посади, виконувати внутрішній розпорядок організації тощо. Інша сторона – організація – зобов'язується виплачувати заробітну плату й створити умови для роботи.

Реквізити: найменування виду документа (ДОГОВІР), дата, номер (індекс), місце упорядкування, заголовок до тексту, текст, підписи та печатки сторін.

Текст договору містить:

¨ вступну частину (найменування сторін, що укладають договір, посади, прізвища й ініціали осіб, які підписують договір, зазначення їхніх повноважень);

¨ предмет договору;

¨ виклад порядку розгляду суперечок;

¨ загальну суму договору;

¨ термін дії договору та юридичні адреси сторін.

Договори зберігають 3 роки після закінчення терміну його дії. Контракти з іноземними партнерами слід зберігати не менше 10 років.

22.Трудова угода-договір між особою та підприємством про надання особі роботи на офіційних підставах.
Трудова угода передбачає права то обов’язки обох сторін.
Згідно з умовами трудової угоди громадянин зобов'язується за винагороду виконати для підприємства індивідуально визначену роботу, в тому числі і на свій ризик, яка полягає в здійсненні тільки фактичних дій (наприклад, ремонт даху, фарбування паркану і т. д.). При виконанні роботи за трудовою угодою не оформлюється заява про прийом на роботу, не видається наказ, не вносяться записи до трудової книжки, не ведеться табель обліку робочого часу, не надається щорічна відпустка, не оплачується лікарняний лист і т. д.

Трудова угода завжди оформляється в письмовому вигляді, з зазначенням конкретної роботи (завдання, замовлення). Після виконання роботи сторонами підписується акт приймання-здачі виконаних робіт, який є підставою для виплати винагороди, передбаченої трудовою угодою. Однак, трудові угоди (договір підряду) не можна укладати, коли робота носить постійний характер і її виконання можливо тільки на основі трудового договору (робота, що виконується бухгалтерами, водіями, секретарями, вахтерами і т. п.).

Трудова угода — це документ, що укладається між ор­ганізацією й працівником, який не входить до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договір­них засадах із відповідними установами та підпри­ємствами.

Укладається в кількох примірниках, один з яких видається виконавцеві, а інші зберігаються в справах за­мовника.

Обов’язковими реквізитами угоди (контракту) є:

1. Назва документа.

2. Місце укладання документа.

3. Дата.

4. Текст. Текст угоди (контракту) укладається довіль­но. Як правило, у тексті вказуються такі відомості:

а. Дані про сторони, які укладають угоду (конт­ракт).

б. Предмет угоди (контракту).

в. Обов’язки й права сторін.

г. Взаєморозрахунки сторін.

д. Відповідальність сторін.

є. Додаткові умови (умови розірвання угоди, термін дії тощо).

ж. Реквізити, підписи сторін.

5. Підписи сторін.

6. Засвідчення (за необхідності).

Приклади трудової угоди