Товарно-матеріальними ресурсами готелів

В умовах жорсткої конкуренції, економічної нестабіль­ності, нестачі вільних фінансових коштів раціональне та ефек­тивне управління товарно-матеріальними ресурсами (ТМР) має дуже велике значення для підтримки необхідного рівня конкурентоздатності підприємств індустрії гостинності, як з погляду забезпечення поточної діяльності в ринкових умовах (велика частина господарських операцій полягає в русі товарно-матер­іальних потоків), так і для досягнення стратегічних цілей у май­бутньому (вивільнення фінансових коштів для впроваджен­ня сучасних технологій, диверсифікованості готельних послуг). Це обумовлено колом факторів, які впливають на тенденції зро­стання даної складової в собівартості готельних послуг. Рух ТМР, що цілком залежить від рівня та ефективності управлін­ня даним потоком, визначає рівень ефективності операційної системи готельного комплексу, її технічного і технологічного розвитку. Тому проблеми, що виникають у процесі споживан­ня і виробництва ТМР, в остаточному підсумку виходять на одне з ключових місць і формують імідж готелю не лише на внутріш­ньому, але і на зовнішньому ринках.

Управління запасами — це функціональна діяльність, мета якої — привести загальну суму річних витрат на утримання за­пасів до мінімуму за умови забезпечення якісного обслугову­вання гостей. Згідно з іншим визначенням управління запаса­ми - це забезпечення і підтримка оптимальної кількості і типів фізичних ресурсів, необхідних для реалізації стратегічного пла­ну готелю.

Запаси виконують кілька важливих функцій, що сприяють гнучкості системи управління готелем, а саме: функцію нагро­мадження, функцію захисту від зміни цін та інфляції, функцію управління витратами за допомогою використання дисконта, що залежить від розміру замовлення на ТМР.

Загальна схема управління ТМР готельного комплексу бу­дується так:

1. Вибір постачальників.

2. Закупівлі.

3. Контроль за станом ціни і якості.

4. Розміщення товарів і матеріалів.

5. Переміщення товарів і матеріалів.

6. Надання готельної послуги.

7. Реалізація готельної послуги.

Важливість ефективного управління ТМР на всіх етапах діяльності готелю пояснюється тим, що готельна послуга як остаточний продукт характеризується незбереженням, не­відчутністю, а це значною мірою ускладнює процес її надання і робить управління ТМР готелю однією з найвідповідальніших і складних ланок у системі надання послуг, що має на меті за­доволення потреб кожного конкретного гостя в конкретний час, з постійною високою якістю. Тому надзвичайно важливим є розвиток і удосконалення системи управління ТМР у готелі. Ця система повинна підтримувати оптимальний рівень ТМР, оскільки якщо цей рівень буде нижчий від необхідного, мож­ливі втрати фінансових коштів, надлишковий рівень ТМР при­зведе до зростання витрат на їхнє обслуговування. У більшості випадків, через неефективне і нераціональне використання ТМР в готелях виникає недостача оборотних коштів і виникає необхідність залучення додаткових для їх нормального функц­іонування, що у свою чергу приводить до додаткових витрат.

Відповідно до проведених нами досліджень у 2, 3, 4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. мало місце щорічне зростання витрат, пов'язаних з використанням різних матеріалів і товарів для надання основних і додаткових послуг:

• у 2-зіркових готелях збільшення витрат відбулося приблиз­но на 12%;

• у 3-зіркових готелях — приблизно на 16%;

• у 4- зіркових — приблизно на 25%.

Значення коефіцієнтів оборотності ТМР, розрахованих за даними наших досліджень подані в таблиці 13.2. Основний вплив на значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2, 3, 4- зірко­вих готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. справила низь­ка заповнюваність і прибутковість номерного фонду готелів.

ТМР — один з найбільш дорогих активів більшості готелів, що складає 8-10% загальних коштів, які інвестуються в надан­ня готельних послуг. Витрати на ТМР готелів можна класифі­кувати так:

• капітальні витрати (витрати, пов'язані з вкладанням ка­піталу в ТМР);

Таблиця 13.2. Значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2, З, 4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003р.

• витрати, пов'язані з оформленням замовлень на ТМР (підготовка та оформлення заявок на закупівлю необхід­них товарів і матеріалів);

• витрати зберігання (складське господарство, приймання товарів і матеріалів на склад, видача зі складу і переміщен­ня у складському приміщенні);

• витрати, пов'язані із знецінюванням ТМР (зміна власти­востей товарів і матеріалів, дрібні крадіжки, фізичний і мо­ральний знос);

• витрати, пов'язані зі страхуванням;

• витрати, пов'язані з податками;

• інші витрати (витрати, пов'язані з терміновою закупівлею ТМР, витрати від скорочення виробництва і реалізації то­варів і послуг);

• витрати, пов'язані з розміщенням замовлень;

• витрати, пов'язані з перевіркою та аналізом замовлень. Управління ТМР складається з ряду відособлених процесів і функцій, що носять суперечливий характер. Кожен функціо­нальний підрозділ діє відповідно до поставлених перед ним мети, завдань і критеріїв щодо збільшення прибутку і мінімізації витрат у собівартості готельних послуг. У цих умовах виникає необхідність комплексного, системного підходу до оптимізації параметрів ТМР, що надасть можливість забезпечити реальне і постійне зростання ефективності роботи операційної системи готелю за допомогою постачальницько-збутових операцій як ключового елемента у виробничо-господарській діяльності го­телю.

Існують різні підходи і шляхи удосконалення і підвищення ефективності управління ТМР готелів. Ми виділимо два взає­модоповнюючих підходи її удосконалення. Перший підхід по­в'язаний з поліпшенням взаємодії між різними підрозділами і службами готелю за рахунок підвищення координації діяльності підрозділів у процесі управління ТМР, а також за рахунок по­ліпшення та удосконалення фінансово-постачальницько-виробничо-збутових процедур і операцій. Іншим напрямком є впровадження у виробничо-господарську діяльність готелів су­часних інформаційних технологій, що дозволяють оптимізувати і полегшити щоденне виконання обліку і контролю ТМР.

Завдяки першому підходу увага приділяється забезпечен­ню більш тісної взаємодії між усіма службами і підрозділами прямо або побічно пов'язаними з процесом управління ТМР у готелі. Тобто основна увага приділяється підвищенню ефектив­ності управління товарно-матеріальними потоками на всіх ета­пах: закупівля, виробництво і надання послуг. Цей підхід забез­печується за рахунок підвищення ефективності роботи основ­них служб і підрозділів у сфері управління ТМР, а також спеціалізованого підрозділу (служба матеріально-технічного постачання), що контролює рух товарно-матеріальних потоків від моменту закупівлі матеріалів до моменту надання послуг гостям, забезпечуючи постійний синтез виробничих і збутових планів, оперативно вирішуючи конфлікти і труднощі, які ви­никають на всіх стадіях управління ТМР. У рамках даної систе­ми поєднуються і взаємопов'язуються усі види діяльності з уп­равління ТМР готелю. Цей підхід орієнтований на підвищення ефективності використання товарно-матеріальних ресурсів у всьому ланцюзі — постачання та надання послуг, більше всього прийнятний для готелів. Варіант інтегрованої структури, що складається з шести функціональних блоків, поданий у табл. 13.3.

Таблиця 13.3 Етапи управління товарно-матеріальними ресурсами готелю

Ця модель інтегрованої системи управління ТМР готелю концентрує в собі завдання аналізу, організації, контролю, пла­нування, дослідження, координації і регулювання роботи опе­раційної системи готелю в області управління ТМР, за допомо­гою лінійних і функціональних підрозділів готелю, які мають певні завдання та функції. Для досягнення найбільшої ефек­тивності функції управління матеріальними ресурсами мають бути розподілені між лінійними і функціональними підрозді­лами готелю (фінансовий відділ, відділ матеріально-технічно­го постачання, юридичний відділ, служба управління номерним фондом, інженерно-технічна служба, планово-економічний відділ) для проведення єдиної політики в цій сфері.

Функції та завдання служби з управління ТМР (служби ма­теріально-технічного забезпечення)

Нормальне функціонування готелю в умовах ринку перед­бачає обов'язкове включення до функцій і завдань служби з уп­равління ТМР (служби матеріально-технічного забезпечення) дослідницько-аналітичної роботи, що полягає в аналізі якості матеріалів, які придбаваються, заміні одних матеріалів іншими, виборі постачальників на умовах тендеру. Також необхідна ком­плектація даної служби висококваліфікованими фахівцями, що здобули спеціальну підготовку із економічного аналізу і уп­равління ТМР. До завдань та функцій служби з управління ТМР входять:

• аналіз, економічне дослідження і систематичне вивчення усіх факторів, що впливають на ефективність управління ТМР у ланцюзі постачання ТМР — надання послуг;

• аналіз витрат виробництва і цін (виявлення причин зміни цін, зіставлення вартостей аналогічних послуг, вивчення витрат виробництва і прибутку постачальника);

• визначення можливості ресурсного забезпечення вироб­ництва;

• вивчення впливу розташування готелів і складів поста­чальників на вартість покупних товарів і матеріалів;

• оцінка різних методів відвантажень, класифікація ван­тажів, пошук більш економічних методів;

• приймання і перевірка заявок;

• забезпечення мінімальних витрат по кожному виду товарів і матеріалів, конкретні споживчі властивості яких перед­бачається використовувати;

• аналіз витрат та їх облік;

• дослідження, що здійснюються з метою удосконалення форм і змісту документів (документообігу), спрощення роботи з обліку;

• аналіз продуктивності праці (вибір і встановлення показ­ників продуктивності праці);

• аналіз впливу мотивації на рівень продуктивності;

• організація зберігання ТМР (зберігання готових виробів, контроль запасів готової продукції, отримання сировини і матеріалів, організація зберігання матеріалів у готелі). Нижче наведемо основні завдання і напрямки роботи ос­новних служб і підрозділів готелю в процесі взаємодії зі служ­бою матеріально-технічного забезпечення.

Служба маркетингу здійснює дослідження ринку збуту; проектування готельних послуг; аналіз потреб клієнтів і ефек­тивності обслуговування гостей; отримання статистичної інформації про споживані матеріали; дослідження ринку товарів і матеріалів; аналіз ефективності закупівельних операцій.

Інженерно-технічна служба здійснює аналіз заявок і вироб­лення варіантів, за якими можуть бути отримані більш сприятливі варіанти цін по певних групах товарів і матеріалів; якісно-вартісний аналіз товарів і матеріалів, що купуються (пошук більш економічних товарів і матеріалів, дослідження їхнього призначення і технічних характеристик); поширення відповід­них відомостей; проведення круглих столів за участю представ­ників різних служб і обслуговуючого персоналу для стимулю­вання формування нових ідей з метою сприяння зниженню витрат, пов'язаних з використанням ТМР.

Юридичний відділ здійснює відповідну інтерпретація дію­чих і нових законодавчих актів і розпоряджень, що стосуються питань формування ціни на ТМР і надання знижок.

Бухгалтерія здійснює аналіз найбільш раціональних форм і термінів оплати ТМР.

Фінансовий відділ здійснює загальноекономічний аналіз; вивчає вплив циклів економічного розвитку на потребу готелю в матеріалах; досліджує загальні тенденції руху цін на ТМР; до­сліджує вплив економічних змін на діяльність постачальників і конкурентів.

Плановий відділ здійснює стратегічне, тактичне та опера­тивне планування потреби готелю у різних групах товарів і ма­теріалів; деталізацію довгострокового планування.

Застосування сучасних інформаційних технологій на основі штрихового кодування дозволяє оптимізувати і полегшити що­денне виконання обліку і управління ТМР і надання послуг; підвищити ефективність взаємодії і взаємозв'язку між різними службами готелю; підвищити продуктивність і ефективність операційної системи готелю в цілому; зменшити кількість по­милок, що з'являються у економічній діяльності готелю; полег­шити контроль і облік (управління) ТМР готелю.

Розглянемо основні елементи і принципи побудови даної системи з використанням сучасних технологій штрихового ко­дування (автоматизованих за допомогою застосування у діяль­ності готелю активних контрольно-касових машин (Post- тер­міналів), сканерів, штрих-кодів, етикеткових принтерів і пор­тативних терміналів збору необхідної інформації) Для побудови подібної системи необхідна наявність в готелі розгалуженої ком­п'ютерної мережі, яка повинна інтегрувати в собі:

• місця для введення та отримання інформації від різних функціональних підрозділів готелю (економічний відділ,

бухгалтерія, фінансовий відділ, плановий відділ, служба матеріально-технічного забезпечення, відділ маркетингу, інженерно-технічна служба, юридичний відділ);

• місця для введення та отримання інформації від різних струк­турних підрозділів готелю, що надають клієнтам різні послу­ги і товари (номерний фонд, служба портьє, казино, гаражна служба, оздоровчий центр, складське господарство).

Розглянемо основні моменти функціонування цієї систе­ми. При прийомі товарно-матеріальних цінностей, що на­дійшли, або їх відпусканні на початковому етапі здійснюється маркування товару лінійним штрих-кодом. Дана операція здійснюється централізовано на складі при надходженні ТМР і передачі їх до різних підсистем готелю. Штрих-код містить внут­рішню необхідну інформацію, зокрема номер складу і код то­вару. При передачі товару зі складу до функціональних підрозділів і служб готелю, що беруть особисту участь у наданні послуг, на відповідний Post-термінал надсилаються всі не­обхідні дані (відбувається переміщення товару одночасно з інформацією в реальному режимі часу). З пост-терміналів інформація про використання або реалізацію різних товарів і матеріалів надходить на сервер комп'ютерної інформаційної системи. З сервера необхідна інформація про товаропотік над­ходить до різних відділів готелю, де здійснюється її використан­ня та обробка. На підставі внутрішньої і зовнішньої інформації (співвідношення якості товару та його ціни, надійність поста­чальника, умови платежу) дирекція готелю здійснює вибір по­стачальників і способи постачання різних матеріалів і товарів.

Рівень ефективності управління ТМР готелю є одним з ви­значальних чинників для підвищення рівня якості його послуг. Створення в готелі сучасних систем управління ТМР дає мож­ливість підвищити його рентабельність і конкурентоздатність, а також збільшити його завантаження.

Питання та завдання для самоперевірки

1. Що таке товарно-матеріальні ресурси готелю?

2. Як проводиться розрахунок потреби в різних видах матеріальних ресурсів?

3. Як проводиться розрахунок запасів матеріальних ресурсів? На­ведіть методики їхнього нормування.

4. Назвіть шляхи економії і раціонального використання матеріаль­них ресурсів у готельному господарстві.

5. Назвіть шляхи підвищення ефективності управління товарно-матеріальними ресурсами готелю.

6. Наведіть функції та завдання служби з управління ТМ? готелю (служби матеріально-технічного забезпечення).