Как можно организовать вашу команду

Специфика рынка услуг состоит в том, что очень многое зависит от персонала, который оказывает собственные услуги. В отношении рынка event-услуг — непосредственно люди делают сами мероприятия. Если услуги прачечной или страховой компании потенциально можно получит довольно обезличенно, то в случае мероприятий — услуг максимально персонифицирована. Event-проект без присутствия тех, кто его организует, не состоится. То есть факт чески персонал — это принципиально ключевой и важный элемент мероприятия. Основной элемент.

Типичные функции HR — нанимать, развивать, организовывать, мотивировать, удерживать либо увольнять. Я не буду пересказывать учебники по управлению персонале» специальной литературы довольно много. Поскольку мы действительно имеем дело с людьми, то все, что написано в книгах по управлению персоналом, у нас работает так же как и в других отраслях.

Лучших работников необходимо стараться сохранять. И на то есть особые причины. Как мы говорили, мероприятий организуют именно люди, это «основной производственный инструмент», и не стоит его терять в пользу конкурента! Потеря работника означает потерю не только его знаний! но и всех инвестиций в обучение этого специалиста.

Если ваша работа подразумевает значительную творчес­кую составляющую, то необходимо прикладывать усилия к тому, чтобы удержать креативную атмосферу. Основная проблема в том, что в креативных коллективах существует зависть, которая очень серьезно влияет на отношения между коллегами. Зависть нужно душить на корню, так как это основная угроза творческой организации.

Очень немногие мероприятия можно провести сила­ми одного человека. Это тяжело и рискованно, так нельзя делать большие проекты. Поэтому в основном меропри­ятия — результат командной работы, а в таких случаях нужно стимулировать обязательно всю команду, поощрять ее взаимодействие, чтобы ее члены действовали коллеги­ально. Чтобы чувствовали себя не как звезды каждый в своей области, а как «звездная команда». Каждый должен быть простимулирован, но превалировать должны общие интересы проекта, общие интересы команды.

Скажем, разумно связывать премию (бонус) менеджеров с наиболее важными измеряемыми результатами (пока­зателями) мероприятия. Например, если мероприятие ориентировано на получение прибыли — то привязать к прибыли. Если оно должно привлечь большое количес­тво людей — привязать к количеству людей. Не всегда это возможно, но было бы хорошо найти подходящую формулу.

Некто предлагает быть требовательным к людям, но я с этим не согласен. Известно, что рыба не будет жить там, где есть только чистая вода. Но если вода покрыта ряской и другими растениями, рыба будет прятаться под ними и разведется в изобилии. Слуги тоже будут жить спокойнее, если некоторые стороны их жизни будут оставлены без внимания. Очень важно понимать это, когда оцениваешь поведение людей.

Ямамото Цунэтомо, «Хагакурэ (Сокрытое в листве)», XVIII век

Эффективный обмен информацией

Это один из наиболее важных моментов. Как этого добиться?! Безусловно, нужно регулярно проводить совещания со все­ми заинтересованными людьми, плюс встречи с Клиентом., ' Сила такого подхода — в неукоснительной регулярности: I например, еженедельные встречи в определенный день не- \ дели, утренние совещания.

Кроме этого нужно стараться сохранить в письменной форме информацию, которую вы считаете важной; и которая должна быть доступна членам команды. План I мероприятия должен быть не в голове менеджера — он должен быть написан (см. главу «Планирование»). И даже если менеджера, ответственного за это мероприятие, нет на рабочем месте, то любой сможет ответить на звонок и; вопросы Клиента.

Нужные документы могут храниться в печатной форме или пересылаться всем вовлеченным в проект сотрудникам по электронной почте.

Перед мероприятием пишется сценарий, где указано, кто отвечает за какую зону (территорию или комплекс задач). Можно не знать детально, где кто находится, но благодаря плану будет очень просто найти нужного человека. И каждый член команды легко найдет себя в этом плане, он знает, что его имя записано в сценарии, что к нему обратятся по таким-то вопросам и что он отвечает перед всеми за эти задачи.

Эти документы должны быть доступны тем, кому это; положено. Например, бухгалтер может посмотреть план (организации мероприятия и увидеть, на каком этапе нужно оплатить помещение, а на каком — работу подрядчика. И наоборот, человек, который отвечает за количество людей на мероприятии, может увидеть, сколько получено заявок| и сколько из них не оплачено.

Методом нематериального стимулирования может стать внятное объяснение целей и задач мероприятия для обще­ства в целом и для компании в частности. То есть важно довести внутренние цели и достижения до вашей команды. Не просто говорить людям, что делать, и объяснять, почему это нужно и как это повлияет на другие процессы подго­товки, а дать смысл работы.

Наверное, все знают эту историю, произошедшую когда-то при строи­тельстве. Трех каменщиков спросили, что они тут делают. Один ответил: я ношу камни.

Второй ответил: я зарабатываю деньги для своей семьи. Третий ответил: я строю храм.

Они делали примерно одно и то же, но у них был совершенно разный смысл деятельности. Соответственно, они явно работали по-разному. Лишь один строитель понимал цели и задачи, поэтому делал свою работу максимально качественно и ответственно.

Организация работы

Как могут быть разделены обязанности внутри команды? Конечно, очень многое зависит от типа мероприятий, которые вы проводите, от того, насколько часто вы их де­лаете. Тем не менее есть несколько основных рекомендаций и подходов к распределению работ.