Общие правила ввода данных в ячейки

Основные операции, которые пользователь производит над данными, заклю-чаются в их вводе в таблицу, редактировании, копировании, перемещении и удалении. Правила их выполнения подробно рассматриваются в этом разделе.

По мере ввода данные одновременно отображаются в текущей ячейке и в области формул (рис.3.1). Сам по себе ввод также допустимо осуществлять как непосредственно в текущую ячейку, так и в область формул. Процесс ввода данных сопровождается появлением на экране курсора в виде вертикальной черты (|).

Рис. 3.1 – Основное окно EXCEL в режиме ввода.

При вводе и редактировании данных в строке формул появляются две дополнительные кнопки: отмена и ввод. Они позволяют зафиксировать изменение данных либо отказаться от него. К другим способам завершения ввода в ячейку относится активизация другой ячейки с помощью мыши или клавиш управления курсором, а также нажатие клавиш < Enter> или < Tab>.

Если при редактировании отдельной ячейки была нажата клавиша < Enter>, то указатель активной ячейки перемещается на следующую строку, после нажатия < Tab> активной становится ячейка, расположенная справа от исходной.

Пользователь может помещать в ячейки числа, текст, даты и т.д. Профессионалы при работе с данными используют более точные термины, например, “данные в формате числа” или “данные в текстовом формате”. Это позволяет подчеркнуть формат, то есть тип данных и форму их представления. Это очень важно, так как формат данных определяет правила их обработки.

Например, группа цифр может восприниматься как число или как текст. В первом случае к ней можно применить математические операции, вычислить процент от этого числа и многое другое. Во втором случае к ней можно применять операции, типичные для текстовых данных, например, подсчитать число знаков, переставить знаки местами.

В большинстве случаев EXCEL автоматически отслеживает формат данных и правила их обработки. Однако существуют типичные ошибки неопытных пользователей, которые автоматически исправлены быть не могут. Например, часто допускается следующая ошибка: формула, при вводе которой не были соблюдены правила EXCEL, воспринимается как текст и вычисления по ней не производятся (обычно это вызвано отсутствием перед текстом формулы знака “=”).

Пользователю программы EXCEL, особенно, начинающему настоятельно рекомендуется контролировать форматы своих данных. Другими словами: соблюдайте правила ввода данных, тем более, что это очень простые правила.