Графическое представление информации

Используя электронные таблицы, созданные в табличном процессоре Excel, можно строить разнообразные диаграммы и графики. Построенная диаграмма является самостоятельным объектом, ее можно:

· Редактировать

· Изменять ее размеры.

· Перемещать или копировать

· Выводить на печать

Диаграмма связана с соответствующей таблицей и при изменении данных в таблице – изменяется и вид диаграммы.

Для построения диаграммы можно использовать Мастер диаграмм, который вызывается кнопкой на панели инструментов или с помощью команды Диаграмма в меню команды Вставка. Мастер диаграмм создает диаграмму за четыре шага.

Первый шаг мастера диаграмм - выбор типа и вида диаграммы, которую следует построить (см. рис. 16). Используя мышь, можно выбрать тип и вид стандартных и нестандартных диаграмм. Внешний вид каждого типа и вида диаграмм и графиков отображается на соответствующей панели диалогового окна.

Установив курсор на кнопку Просмотр результата и удерживая нажатой левую клавишу мыши, можно посмотреть как будет выглядеть создаваемая диаграмма.

Если после выбора типа и вида диаграммы щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке Готово, то будут пропущены последующие шаги мастера диаграмм и на текущем листе книги появится запрашиваемая диаграмма. Однако эта диаграмма не будет иметь названия, подписей данных, подписей осей, имен рядов и т.д. Конечно, все это можно сделать " вручную" и потом, но целесообразнее " поручить" эту работу мастеру диаграмм. Поэтому, после выбора типа и вида диаграммы следует щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке Далее – откроется диалоговое окно второго шага мастера диаграмм.

Рис. 16. Диалоговое окно первого шага мастера диаграмм

Второй шаг мастера диаграмм – выбор источника данных (см. рис. 17), т.е. целью этого шага является определение диапазона данных, по которым будет строиться диаграмма. Для этого в окне предусмотрена панель Диапазон. В этой панели указаны границы области данных, по которым будет строиться диаграмма. Для изменения диапазона надо щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке , которая находится правее панели, и выделить в электронной таблице требуемый диапазон с данными. Эту работу можно было бы не выполнять, если перед вызовом мастера диаграмм выделить в таблице требуемый диапазон с данными.

Ряды данных – это наборы значений, которые требуется изобразить на диаграмме (значения функции на оси Y). Например, при построении диаграммы дохода компании за последнее десятилетие рядом данных является набор значений дохода за каждый год. Указателем мыши и левой ее клавишей следует установить, где будут находиться данные: в строках или в столбцах.

С помощью команды Ряд (наверху, справа) можно внести названия рядов, добавить или удалить ряды, уточнить подписи данных по оси Х, уточнить значения рядов и т.д.

Рис. 17. Диалоговое окно второго шага мастера диаграмм

После проведенной работы по выбору источника данных следует щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке Далее – откроется диалоговое окно третьего шага мастера диаграмм (см. рис. 18).

Рис. 18. Диалоговое окно третьего шага мастера диаграмм

Третий шаг мастера диаграмм - уточнение параметров создаваемой диаграммы. В верхней части диалогового окна находится шесть команд. Выполнив одну из них можно изменить содержимое окна и провести соответствующую работу.

Команда Заголовки (ее содержимое на рисунке) обеспечит определение названия создаваемой диаграммы и названия осей.

Команда Оси обеспечивает отображение или скрытие основных осей диаграммы, отображение шкалы оси Х в требуемом формате.

Команда Линии сетки обеспечивает отображение или скрытие основных и промежуточных линий сетки.

Команда Легенда обеспечивает скрытие или отображение легенды и места ее размещения на диаграмме. Легенда – это условные обозначения значений различных рядов данных на диаграмме.

Команда Подписи данных обеспечивает включение при необходимости в создаваемую диаграмму подписей значений, имен рядов и категорий.

Команда Таблица данных обеспечивает вывод под созданной диаграммой таблицы значений, по которым построена диаграмма.

После проведенной работы по уточнению параметров диаграммы следует щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке Далее – откроется диалоговое окно последнего четвертого шага мастера диаграмм (см. рис. 19).

Рис. 18. Диалоговое окно третьего шага мастера диаграмм

Четвертый шаг мастера диаграмм – уточнение места размещения создаваемой диаграммы. Ее можно разместить либо на отдельном листе, либо на одном из имеющихся в книге листов. Для завершения работы мастера и получения диаграммы следует щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке Готово.

Созданную диаграмму можно копировать, перемещать, удалять. Ухватившись мышью за черные квадратики рамки диаграммы можно изменить её размеры.

Если вид полученной диаграммы не удовлетворяет, то ее можно отредактировать, активизируя отдельные элементы (двойное нажатие левой клавиши мыши) и внося соответствующие изменения: изменить тип диаграммы, удалить или изменить легенду, изменить названия осей и самой диаграммы, изменить шрифт или цвет диаграммы и т.д.

Редактировать диаграмму можно и с помощью контекстного меню (указатель мыши на диаграмму и правая клавиша мыши) и с помощью команды главного меню Диаграмма (она появится только в том случае, если указатель мыши будет находиться на редактируемой диаграмме).

При изменении исходных данных в электронной таблице автоматически будет изменяться и построенная по этим данным диаграмма.

Можно накладывать одну диаграмму на другую. Делается это путем копирования:

- выделить накладываемую диаграмму и выполнить команду копировать;

- установить курсор на диаграмму, на которую следует наложить накладываемую диаграмму и выполнить команду вставить.