Учебные цели элемента

В результате изучения данного элемента Вы будете:

иметь представление:

• об информационном контуре организации и информационной системе, о влиянии уровней и функций управления, дискретности управления на информационную систему организации;

• об эволюции развития информационных технологий и систем, их современном состоянии и перспективах развития;

знать:

• соотношение между понятиями «информация», «данные», «информационная совокупность», «документ», «документооборот», «информационный продукт» и «информационная услуга», «информационная технология», «информационная система», информационный менеджмент»;

• в чем состоит ответственность руководителей организаций в области информационных систем и информационных технологий;

уметь:

• определять функции информационных систем в связи с функциями управления;

• классифицировать информационные системы и технологии.

КОНКРЕТНАЯ ситуация: «Торговая фирма «Успех» – УПРАВЛЕНИЕ информационными ресурсами»

Небольшая торговая фирма " Успех" начала свою деятельность с продаж мелких партий компьютеров. В соответствии с масштабами своей деятельности и ограниченностью имеющихся финансовых средств фирма арендовала небольшие по площади помещения в окраинной части города, далекой от потенциальных покупателей. Техническая оснащенность управленческой деятельности была минимальной: один телефонный аппарат, пишущая машинка, что первоначально было вполне достаточно.

Управленческий персонал состоял из собственно основателя фирмы (генерального директора по официальной должности) и секретаря. Все решения по основной деятельности принимались руководителем на основании информации, которая собиралась и обрабатывалась им самим и фиксировалась в его личной тетради. Для начального этапа существования и развития фирмы этого оказалось достаточно. Но даже в этой ситуации иногда возникали проблемы, связанные с тем, что по любому вопросу сотрудникам фирмы приходилось обращаться к руководителю как держателю практически всех управленческих и иных данных, а иногда это приводило к несвоевременному принятию или просто непринятию необходимых решений.

В связи с этим возникли следующие вопросы:

Всегда ли концентрация полномочий и информации у одного человека (даже с выдающимися способностями) способствует эффективной организации общей деловой деятельности?

На какой стадии развития фирмы (организации, проекта и т.п.) необходимо разделение полномочий и информации для успешной деятельности?

Что для этого необходимо предпринять?

Указанные вопросы становились все более актуальными по мере расширения объемов продаж и увеличения круга клиентов, что привело к необходимости расширения состава управленческого и прочего персонала, создания специализированных управленческих подразделений со своими собственными специфическими функциями и руководителями. Кроме того, руководством фирмы было принято решение о переезде в центральную часть города с открытием там офиса и об организации на старом месте складского хозяйства.

В этих условиях необходимая для эффективного управления информация возникает, перерабатывается и используется во многих местах и многими сотрудниками, что привело к необходимости создания информационной системы, в которой решались бы вопросы совместного использования распределенных данных как специфического и крайне важного информационного ресурса. В частности, при этом возникли следующие вопросы:

• как организовать эффективную связь между офисом и складскими подразделениями фирмы, необходимость которой вызывается разделением деятельности по заключению и контролю контрактов в офисе и по контролю за соответствующими материальными потоками на складе;

• как обеспечить организацию эффективной связи между сотрудниками, количество которых существенно возросло, внутри самого офиса, имея в виду, что количество имеющихся телефонных каналов существенно ограничено из-за высоких тарифов за их аренду;

• как обеспечить своевременное и достоверное оформление всех необходимых документов в связи с резким ростом их объема и количества.

Эти и другие, связанные с обработкой управленческой информации проблемы сначала решались руководством экстенсивным путем за счет расширения состава управленческого персонала и приобретения достаточно простой организационной техники. Это повлекло за собой значительное увеличение затрат на непроизводственную деятельность и усложнение структуры управленческого персонала, что негативно сказывалось на конечных финансово-экономических результатах.

Руководство фирмы (а это уже не один человек) столкнулось с проблемами. Как много сотрудников должно работать в аппарате управления для обработки информации? Какие методы и средства обработки информации необходимо при этом использовать? Можно ли доверять информацию отдельным лицам?

И при дальнейшем развитии фирмы, когда был осуществлен переход от чисто торговой деятельности к производственно-торговой (сборка компьютеров под заказ, предпродажная подготовка компьютерной техники, установка и техническое сопровождение компьютерной техники у заказчиков), экстенсивный подход не приводил к эффективной организации управления, поскольку резко возросший объем управленческой информации и качественно иная степень влияния принятых решений на финансово-экономические результаты основной деятельности потребовали принципиально нового подхода к организации работы с информационными ресурсами, подхода, основанного на использовании автоматизированных компьютерных систем и технологий.

Следствием расширения деятельности явилось появление специализированных подразделений фирмы, размещенных в различных районах города, и укрупнение центрального офиса. Кроме того, у фирмы появились мобильные группы сотрудников, выполняющих свои функции у заказчиков.

Развитие фирмы потребовало соответствующего развития технического обеспечения управленческой деятельности, связанного с решением следующих проблем:

• организация эффективной связи между подразделениями фирмы, размещенными в разных районах города:

• организация эффективной связи между подразделениями фирмы и мобильными группами;

• обеспечение координированной распределенной обработки всей документации фирмы.

И, наконец, очередной этап развития фирмы привел к открытию розничного магазина и филиалов в других регионах. Это соответствующим образом привело к проявлению уже описанных проблем по информационному обеспечению на новом, качественно ином уровне.

Этот уровень потребовал от руководства принятия решений уже крупного инвестиционного характера, поскольку возникли проблемы создания системы и технологий информационной поддержки управленческой деятельности: Сколько средств необходимо затратить? Кто будет осуществлять разработку, внедрение и сопровождение информационной системы? Как организовать подготовку и переподготовку управленческого персонала? Как обеспечить нужный уровень эффективности значительных затрат на информационную систему?

Наличие и решение подобных проблем обычно соответствует определенному этапу развития организации и требует от руководства довольно высокого уровня знаний и представлений в области информационного менеджмента, что и ставит перед ним (руководством) вопрос о соответствующей квалификации.

Основные понятия и проблемы информационных систем и информационных ресурсов организации

С чего мы должны начать обсуждение вопросов управления информационными ресурсами? Разумеется, с терминологии, чтобы договорится о том, что и как называть. И с основных проблем в этой области и методов их решений.

В самое начало обсуждения мы поставили термин «система управления». Мы вовсе не хотим говорить о субъекте и объекте управления, уровнях управления, процессе принятия решения и т.п. последовательно и точно. Наша цель – показать, где возникает информационный контур и информационная система, и как на них влияют перечисленные выше категории. В конце концов информационная система организации, ее информационные ресурсы являются «нервной системой» любой системы управления.