Средства хранения, поиска и транспортировки документов

При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:

• удобство и простота организации, пополнения и замены документов;

• удобство и простота поиска документов;

• максимальная вместимость и минимальный размер занимаемой площади;

• невысокая стоимость.

В зависимости от конструкции средства хранения и поиска документов могут быть ручными, механизированными и автоматизированными, а в зависимости от носителей информации их можно разделить на две группы:

• средства хранения и поиска бумажных документов произвольной формы;

• средства хранения и поиска стандартных информационных карточек.

Особая группа средств хранения и поиска документов основана на микрофильмировании.

Во многих случаях найденные документы необходимо переместить из одного места (хранения) в другое (использования), для чего используются средства транспортировки.

5.5.9.1. Средства хранения и поиска бумажных документов произвольной формы

Для хранения различного рода документов – текстовых и графических – используются различные средства: конверты, альбомы, футляры, папки, секционированные полки и блоки, стеллажи, шкафы-регистратуры, сейфы и др. Остановимся на двух наиболее распространенных видах этих средств: папки и шкафы-регистратуры.

Папки

Папки используются для хранения документов произвольной формы и бывают разнообразных конструкций. В зависимости от имеющихся внутри папок приспособлений для закрепления документов папки можно подразделить на:

• папки без закрепляющих приспособлений;

• папки с завязками;

• папки с зажимами;

• папки – сшиватели и т.д.

Обычно с целью ускорения поиска нужного документа один из краев папки снабжается индикатором, характеризующим содержание информации в папке. Индикаторы на папках располагаются ступенчато, что повышает их обозримость.

Шкафы – регистратуры

Папки и сброшюрованные документы удобно хранить на полках специальных секционированных шкафов или на круглых полках шкафов-регистратур. Шкаф-регистратура имеет от одной до семи самостоятельно вращающихся вокруг общей оси полок. Для указания порядка расположения папок на полке используют цветные полоски бумаги, наклеенные на папки так, чтобы они формировали единую наклонную линию. Отсутствие какой-либо папки или изменение порядка их расположения нарушает единую линию и поэтому сразу обнаруживается.

Достоинства шкафов-регистратур: хорошая обозримость, быстрота поиска, легкость доступа, большая емкость и экономия площади в офисе.