Построение сводных таблиц

Электронные таблицы Excel удобны для учета различных периодических дей­ствий. При этом встроенные средства позволяют автоматизировать консолида­цию значений и отобразить результат в удобном и красивом графическом виде.

Для создания сводной таблицы используется Мас­тер сводных таблиц, который вызывается командой Данные-Сводная таблица.

Пример 6.1 На основе Таблицы 5 составить сводную таблицу в которой подсчитать суммарное производство продукции за каждый день по всем цехам.

Таблица 5 Данные для сводной таблицы

Сначала создадим таблицу на листе Excel, расположив ее в диапазоне A1: D28. После этого вызываем Мастер сводных таблиц:

· На первом шаге Мастера в качестве источника данных указываем список (базу данных) Excel;

· На втором шаге выделяем интервал ячеек рабочего листа, содержащий данные для построения сводной таблицы - A1: D28;

· На третьем шаге выбираем место размещения сводной таблицы – новый лист. Здесь же нажимаем кнопку Макет для определения структуры сводной таблицы. В окне Макет сводной таблицы (рисунок 33) определяем внешний вид таблицы.

Рисунок 33 Определение макета сводной таблицы

В область Строка перетаскиваем название поля Дата, в область Столбец – поле Номер цеха, в область данных – поле Произведено продукции. В качестве итоговой функции по умолчанию задается сумма. Но если требуется изменить ее, то нужно дважды щелкнуть мышью по кнопке итогового поля в области данных и выбрать другую функцию.

· Нажимаем кнопку Готово и на новом листе увидим результат – созданную сводную таблицу (рисунок 34).

По данным сводной таблицы можно построить диаграмму. Для этого достаточно лишь щелкнуть по кнопке Диаграмма на панели инструментов. Пример такой диаграммы приведен на рисунке 35. Данная диаграмма является интерактивной и позволяет выбирать группы записей, которые на ней отражаются.

Рисунок 34 Пример сводной таблицы

Рисунок 35 Пример сводной диаграммы

Если изменятся исходные данные, нуж­но перейти на лист со сводной таблицей, щелк­нуть на ней мышью и выбрать команду меню Данные-Обновить данные. Сводная таблица будет пересчитана, а вместе с ней автоматически изменится сводная диаграмма.

При больших объемах информа­ции сводные таблицы и сводные диаграммы являются чрезвычайно удобным средством обобщения разных данных.

R Если в столбцах сводной таблицы должны отображаться не данные из базовой таблицы, а только итоги по группам, определенным в области Строка, то в области данных следует разместить поля, по которым подсчитываются итоги и определить итоговые функции, а область Столбец можно оставить пустой.

Пример 6.2 По данным таблицы (рисунок 23), создать сводную таблицу, в которой сгруппировать данные по полю Образование и Должность. Подсчитать средний оклад по каждой должности.

Макет сводной таблицы, создаваемой в данном примере, приведен на рисунке 36, а полученная в результате таблица – на рисунке 37.

Рисунок 36 Макет сводной таблицы к примеру 6.2

Следует обратить внимание на то, что в область Строка перенесено сразу два поля исходной таблицы – Образование и Должность, так как по условию задачи группировка ведется по двум полям. В то же время в области Столбец нет никаких полей, потому что в столбце сводной таблицы должны располагаться только итоговые значения.

Рисунок 37 Сводная таблица к примеру 6.2