Учет расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь субъекты хозяйствования выдают наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, на хозяйственно-операционные расходы и на другие нужды.

Установлены сроки, на которые могут быть выданы авансы на хозяйственно-операционные расходы:

· не более 3 рабочих дней;

· не более 10 рабочих дней;

· до 30 рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Выдача наличных денег в подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, предъявить в бухгалтерию отчет и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

Для учета операций по расчетам с подотчетными лицами применяются активно-пассивные субсчет 160 “Расчеты с подотчетными лицами”. Дебет счета означает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию, кредит – сумму задолженности предприятия перед работниками по произведенным ими расходам.

Выдача наличных денежных средств в подотчет, также возмещение перерасхода отражается записью:

Д-т субсч. 160 “Расчеты с подотчетными лицами”

К-т субсч. 120 “Касса”, 121 “Валютные средства в кассе”.

Израсходованные суммы согласно авансовым отчетам отражаться записью:

Д-т субсч. 200 “Расходы по бюджету”, 211 “Расходы по внебюджетным средствам”, 063 “Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности”, 064 “Топливо, горючее и смазочные материалы” и др.

К-т субсч. 160 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Возврат в кассу неизрасходованных сумм отражается записью:

Д-т субсч. 120 “Касса”, 121 “Валютные средства в кассе”

К-т субсч. 160 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Суммы, удерживаемые из заработной платы работника, отражаются записью:

Д-т субсч. 180 “Расчеты с персоналом”

К-т субсч. 160 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Операция 1.

Д-т субсч. 211 “Расчеты по внебюджетным средствам”

К-т субсч. 160 “Расчеты с подотчетными подотчетными лицами” - 182 700 р. (406 р.* 450 долл.).

Одновременно дооценивается дебиторская задолженность:

Д-т субсч. 160 “Расчеты с подотчетными лицами”

К-т субсч. 237 “Прочие источники” – 500 р. (406 р. – 405 р.) * 500 долл.

Операция 2.

Д-т субсч. 121 “Валютные средства в кассе”

К-т субсч. 160 “Расчеты с подотчетными лицами” – 20 350 р. (407 р. * 50 долл.)

Одновременно дооценивается дебиторская задолженность:

Д-т субсч. 160 “Расчеты с подотчетными лицами”

К-т субсч. 237 “Прочие источники” – 50 р. (407 р. – 406 долл.)* 50.

Операция 3.

Д-т субсч. 111 “Текущие счета по внебюджетным средствам”

К-т субсч. 178 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами” – 3000 р. (230 000 р. – 227 000 р.).