Телеграма, факс.

Література.

1. Шевчук С.В. Службове листування: Довідник – К.: Літера, 2000 р.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навч. посібн. – К.: Либідь, 2004 р.

3. Бибик С.П. Універсальний довідник – практикум з ділових паперів – К.: Довіра, УНВЦ “Рідна мова”, 2001 р.

Службові листи.

Лист – це поширений вид документації, дин зі способів обміну інформацією. Службові листи належать дл основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між організаціями.

Обов’язкові реквізити службових листів.

1. Звертання – вказує на офіційний та почесний титул адресата.

2. Комплімент – це засвідчення ввічливості, яким починається або закінчується лист.

3. Підпис – засвідчує цей документ.

4. Дата – має охоплювати день місяця, рік, місце написання листа. Ці дані не пишуть у скороченому вигляді.

Адреса – повністю прізвище та адреса. Розміщують угорі або внизу першої сторінки документа залежно від його характеру та повторюють на конверті.

Уділовому листуванні існує ряд загальноприйнятих правил.

1. Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу тільки з лицевої сторони.

2. У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист більше однієї сторінки, то в кінці аркуша треба поставити – далі буде.

3. Кожна сторінка, крім першої, нумерується арабськими цифрами.

4. Службові листи друкуються на машинці, комп’ютері, передаються факсом.

5. У тексті не допускають виправлень, підчишщень.

6. Лист складають текстом всередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш оіційні можна складати.

7. На телеграфний запит треба дати відповідь протягом 3-х днів. На лист – до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом 3-х днів слід повідомити, що лист прийнято до відома, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист – вітання можна надсилати упродовж 8-ми днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист- співчуття надсилають протягом 10-ти днів після сумної події.

Етикет ділового листування.

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:

1. Починати лист необхідно зі звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.

Найпоширеніші.

Шановний...!

Шановний пане, пані!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Вельмишановний професоре!

Шановний директоре!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику й перше слово тексту листа пишуть з великої літери та абзацу. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресатата порушення етикету ділового листування.

2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречно ввічливо висловити вдячність:

Висловлюємо найщирішу вдячність за...

Прийміть нашу щиру подяку за...

Цей лист – вияв нашої вдячності за...

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попнредній лист, телефонну розмову, подію...

У відповідь на Ваш лист від...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. Можна повторити подяку. висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу.

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дякуємо за допомогу...

4. Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Маємо надію, ща наша співпраця буде плідною.

5. Наприкінці листа можна також вибачитись за турботи чи ще раз повторити ивбачення за затримку з відповіддю або запізнення:

Щиро просимо вибачення за...

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Дозвольте ще раз попросити вибачення за...

Не слід забувати про прощальну фразу:

З повагою

З повагою та найкращими побажаннями

З удячністю й повагою

Постскриптум (приписка)

Наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після поскриптуму знову потрібно поставити підпис.

Якщо ви бажаєте досягнути успіху обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх віношеннях. Листи слід друкувати на гарно виконаних блвнках, які є візитною карткою вашої установи.

Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність.

Службові телеграми.

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило. по телефону.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію без абзаців і переносів. Службові слова пропускають, не пропускають заперечення не. Розділові знаки у вигляді скорочень “крп”, “км”, “лпк” вживають тоді, коли їх відсутність змінює зміст.

Факс.

Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв’язку.

Тема № 17 Текстове оформлення довідково – інформаційних длкументів.

План.