Классификация деловых бумаг.

Классификация документов - это деление их по признакам сходства и различия.

По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото-, кино-, видеодокументы.

По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество жанров: положения, приказы, протоколы, правила, уставы, заявления, письма и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

По месту составления различают документы внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция).

По срокам исполнения выделяются документы срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

По степени гласности бывают документы обычные, для служебного пользования(конфиденциальные) и секретные (строго конфиденциальные).

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

По стилям создания документы подразделяют на оригиналы (подлинники, первые экземпляры) и копии. Среди копии выделяют отпуск – полная копия исходящего документа, выписку – копия части документа и дубликат – второй экземпляр, выдаваемый взамен утраченного.

Ало срокам хранения выделяют документы: постоянного хранения свыше 10 лет и временного – до 10 лет.

Упражнение 1. Выберите ситуацию и напишите объяснительную записку. Представьте что вы…

1) Потеряли библиотечную книгу;

2) Пропустили занятия;

3) Опоздали на выездную предметную олимпиаду;

4) Забыли принести в колледж заготовленные наглядные пособия для урока русского языка и литературы ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Характеристика — это официальный документ с отзывом о служебной, общественной деятельности определенного человека. Характеристика представляет собой краткое описание трудового пути работника, его деловых и нравственных качеств, его трудовой и общественной деятельности. Любой соискатель, имея грамотно составленную характеристику с предыдущего места работы, может претендовать на высокооплачиваемую конкурентную вакансию. Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью.
Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, подписавшее
характеристику, несет ответственность за ее достоверность. Характеристика в основном состоит из следующих сведений:

1) имя, отчество и фамилия сотрудника;
2) дата рождения;
3) образование, полученное сотрудником, какие учебные заведения где и
когда окончил;
4) место работы, откуда предоставляется характеристика, с указанием
должностей, которые занимал сотрудник за время работы в данной
организации, и обязанности, которые должен был выполнять он на этих
должностях;
5) отображаются положительные качества работника (деловые и личные);
даются сведения о наградах и поощрениях;
6) сведения о курсах повышения квалификации, которые проходил сотрудник, а
также об участии его в проектах компании;
7) указывается, для каких целей и для какой организации дается
характеристика.

Упражнение 2. Составьте характеристику своему товарищу (или любого другого человека), на которого бы вы хотели быть похожим.

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Автобиография – документ, который может понадобиться вам при трудоустройстве, необходимости поступления в учебное заведение и др. Автобиография представляет собой составленный собственноручно документ с описанием основных событий в жизни человека. Естественно вы должны постараться представить себя в выгодном свете.

Составляют автобиографию обычно на листах формата А4. В организации вам также могут предложить специальные бланки, в которых могут быть предусмотрены вопросы, на которые и следует ответить.

Излагают текст в повествовательной форме, при этом все факты доводятся в хронологическом порядке по мере их появления в жизни. Все названия мест работы или учебы пишутся на момент описываемого события. Постарайтесь свое творение уместить на одном листе.

Часто требуется привести в автобиографии информацию о родителях – как зовут, год рождения и чем занимаются, о наличии брата или сестры – как зовут, возраст, учатся или работают.

Об образовании – обычно в автобиографии при трудоустройстве достаточно указать какую школу вы закончили, о дальнейшем «взрослом» образовании указывают уже подробно (периоды учебы, специальность, причины незаконченного образования).

О трудовой деятельности – периоды работы на каждом месте работы, занимаемую должность, допускается написать о выполняемой работе (должностных обязанностях), деловых достижениях, можно указать причины смены места работы.

О семье – ваше семейное положение, сведения о супруге и детях (как зовут, их возраст и чем занимаются).

Мужчинам требуется включить сведения о прохождении воинской службы – где, когда, звание.

Женщинам будет уместно рассказать о периодах нахождения в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком.

Напишите о личных достижениях, наградах и поощрениях – возможно вы выполняли какую-либо общественную работу, были членом профсоюзной организации, имели успехи в спорте и прочее (обо всем что выделяет вас среди других и является действительно значимым). А также вы можете написать обо всем, как вы считаете, что будет представлять интерес.

Подписать свою автобиографию (справа) и поставить дату (слева) требуется обязательно.