![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Создание отчета
Для создания отчёта можно использовать стандартные средства, ускоряющие процесс создания отчёта (Автоотчёты, Мастер отчётов), или разработать для отчёта специальный формат с помощью Конструктора отчётов. Конструктор отчётов позволяет создавать отчёты как в табличном виде, так и в свободной форме. Прежде чем приступить к созданию отчёта, нужно подумать: · С какой целью создаётся отчёт и чем он будет полезен? · Какая информация и из каких таблиц должна быть представлена в отчёте? · Предполагается ли группирование данных? · Отчёт какого вида предполагается создать (табличный, в свободной форме или наклейки)? G Рекомендация начинающим. Прежде чем приступить к работе по конструированию отчёта, следует прорисовать формат отчёта на бумаге. Это позволит избежать ошибок и сократит время на разработку отчёта. Разные способы создания отчётов предлагаются в диалоговом окне команды: Отчёты Создать Новый отчёт.
Рис.27. Диалоговое окно создания отчёта.
Конструктор – создает пустой бланк (макет) отчёта, в котором можно при помощи инструментальных средств (панель инструментов) создавать оригинальный отчёт. Мастер отчётов - автоматическое создание отчёта, основанного на выбранных полях таблицы. Автоотчет: в столбец — каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева (поля располагаются по вертикали). Автоотчет: ленточный — поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице (по горизонтали). Мастер диаграмм – построение диаграммы в отчёте с помощью Мастера диаграмм в пошаговом режиме задания параметров диаграммы. Почтовые наклейки – создание небольших карточек с помощью Мастера наклеек. G Примечания. 1. Microsoft Access по умолчанию использует таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако Мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов. 2. Для того чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, рекомендуется создание отчёт на основе запроса. 3. Улучшить созданный Мастером отчет можно редактированием его в режиме Конструктора отчета. Создание простейшего отчёта с помощью Автоотчёта было рассмотрено в [1]. Автоотчёты обеспечивают не самый удобный способ просмотра данных на экране (не входят в размеры экрана). Распечатать такие отчёты тоже сложно, приходится дорабатывать в режиме Конструктора. Рассмотрим другие способы конструирования отчётов. Мастер отчётов – пошаговый способ создания отчёта. 1-ый шаг – выбор полей для вывода в отчёте; G Примечание. Если полей слишком много, то может получиться плохой отчёт – форматирование происходит автоматически и не всегда данные располагаются удачно. 2-ой шаг – определение параметров группировки (поля группирования, уровень и интервалы группировки). Можно не группировать данные. 3-ий шаг – выбор полей, по которым будет проведена сортировка данных. Здесь же можно задать вычисление итоговых значений для числовых полей (с разными функциями: суммирование, вычисление среднего значения, вычисление максимального и минимального значения в группе), вид выводимых итоговых значений. 4-ый шаг – планируется общий вид отчёта. Предлагается набор макетов отчёта. 5-ый шаг – определяет стиль отчёта (шрифты, заголовки, размеры букв). 6-ой шаг– указывается имя отчёта. Готовый отчёт, созданный Мастером отчётов, также рекомендуется отредактировать в режиме Конструктора отчётов. Особенно это касается выводимой Мастером отчётов служебной информации на английском языке.
Рис.28. Окно Конструктора отчётов. Расположение данных на странице по вертикали определяется тем, как заданы верхний и нижний колонтитулы и соответствующие поля страницы. Добавить или удалить колонтитулы можно с помощью команды Вид Колонтитулы. Задание заголовка отчёта и примечания отчёта выполняется с помощью команды Вид Заголовок/примечание отчета.
|