![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Сортировка и группировка информации
Отчёты, в отличие от форм, предоставляют возможность группировать выводимую в них информацию с помощью диалогового окна Сортировка и группировка, которое вызывается специальной кнопкой: В окне Сортировка и группировка в левом столбце «Поле/выражение» можно определить до 10 полей или выражений, которые могут быть использованы в отчёте для группирования данных (см. рис. 30 и 32). Первый элемент в списке определяет основную группу, а последующие – подгруппы внутри групп. В правом столбце указывается порядок сортировки данных по выбранному полю (по умолчанию – по возрастанию). В отчёте должно быть зарезервировано место для заголовков каждой группы и примечания для вычисляемых полей. Чтобы добавить в отчёт эти разделы, следует установить для свойств Заголовок группы и Примечание группы значения Да в окне Сортировки и группировки. 3.4. Примеры конструирования отчётов Пример 1. Разработать отчёт о продажах каждого товара. В отчёт вывести сведения о названии, цене товара, об объёмах и стоимости проданной партии товара, а также итоговые значения о продажах каждого товара и о продажах всего магазина. Выполнение: 1. Так как в отчёт требуется вывести сведения из разных таблиц БД «Магазин», нужно создать запрос для отчёта, в котором объединить поля: Название и Цена товара (ТОВАР), Количество (ПРОДАЖИ), затем создать вычисляемое поле Стоимость партии по формуле: = ТОВАР! Цена * ПРОДАЖИ! Количество. 2. Выбрать режим создания отчёта – Конструктор, задать в качестве источника данных созданный в п.1 запрос. 3. Ввести заголовок всего отчёта и отдельной страницы: ввести свободные элементы – надписи в соответствующих разделах (раздел заголовка отчёта и верхнего колонтитула). Оформить их шрифтами, размерами букв, выравниванием. В разделе верхнего колонтитула выполнить вывод текущей даты: - -
- выбрать маску вывода даты с помощью Мастера масок (на рис.) или задать формат поля на вкладке Макет – Средний формат даты. 4. Сгруппировать данные по полю Название товара - вызвать окно команды Сортировка и группировка кнопкой - заполнить окно соответствующими параметрами, как показано на рис. 30. 5. G Примечание. В оформлении заголовка группы Надпись поля может отсутствовать, часто бывает достаточно только вода содержимого самого поля. 6. Заполнить раздел области данных: - перетащить поля Название, Цена, Количество, Стоимость в область данных, - оформить шапку всей таблицы, для чего надписи полей разместить в разделе заголовка страницы (верхний колонтитул) – переместить их с помощью буфера обмена из области данных в раздел заголовка; - отформатировать надписи заголовка таблицы и поля области данных; - выровнять надписи по горизонтали – выделить их с помощью кнопки Выбор объектов и выполнить команду Формат Выровнять по верхнему краю. G Примечание. Высота области данных определяет расстояние между строками в отчёте. Следует уменьшить размер области данных почти до высоты размещения в ней полей. 7. Для улучшения внешнего вида провести линии по верхнему (можно и по нижнему) краю группы. Подчеркнуть при необходимости заголовки кнопкой Линия панели элементов. 8. В разделе Примечание группы подвести итоги по группе данных: ü вычислить количество записей в группе: – задать свободное поле с надписью (элемент управления Поле); – в поле ввести вычисляемое выражение (в окне свойств – Данные с помощью Построителя выражений) = Count (ТОВАР! Цена); – аналогичным образом ввести элемент Поле для подсчёта общего количества проданных товаров: = Sum (ПРОДАЖИ! Количество); –
G Примечания. · Таким же образом можно подвести итоги по странице (область Нижнего колонтитула) и по всему отчёту (раздел - Примечание отчёта). · При использовании итоговых функций нельзя ссылаться на вычисляемые поля таблицы, нужно задавать вычисляемое выражение в качестве аргумента функции полностью, например: =SUM(ТОВАР! Цена*ПРОДАЖИ! Количество), (лучше вычисления выполнять в специальном запросе для отчёта). 9. - выбрать в меню Вставка команду Номера страниц; - указать формат номера страницы и его расположение; G Примечание. В примере, приведённом на рис.32, номера страниц расположены в верхнем колонтитуле, т.к. данных контрольного примера недостаточно для нескольких страниц. По этой же причине и итоги по всему отчёту выведены на первой странице. 10. В отчётах, так же как и в формах, можно использовать внедрённые объекты (чаще всего рисунки или диаграммы).
Рис. 32. Результат выполнения примера 1 (в режиме Конструктора и в режиме Предварительного просмотра. и т.д. …..
|