ІІІ. Оформлення результатів інвентаризації, їх затвердження та відображення в обліку.

Висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформлює протоколом, який подає на затвердження керівнику підприємства. Протокол розглядається і затверджується ним у 5-денний термін. На підставі затвердженого протоколу в бухгалтерському обліку відображають результати інвентаризації в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня місяця звітного року.

Розмір шкодиза рахунок винних осіб розраховують за формулою:

Р з = { (Б в – А) х І інф + ПДВ + А зб } х 2, де

Р з – розмір збитків;

Б в – балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей;

А – амортизаційні відрахування;

І інф - загальний індекс інфляції, який розраховується на підставі щомісячно визначених Мінстатом індексів інфляції;

ПДВ – сума податку на додану вартість;

А зб – сума акцизного збору

Отже, інвентаризація є важливою складовою бухгалтерської методології, оскільки формує облікову інформацію, яка забезпечує достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Питання 7.4. Вимоги до змісту й оформлення документів

Вимоги до первинних документів:

- документи повинні мати обов’язкові реквізити;

- до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити залежно від характеру господарської операції;

- документи складають: на бланках типових форм, затверджених Міністерством Фінансів України та Державним комітетом зі статистики; на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами й відомствами;

на бланках, виготовлених самостійно, які повинні обов’язково мати реквізити типових або спеціалізованих форм;

- форма документа має бути простою, зрозумілою, зручною для опрацювання;

- записи в документах мають здійснюватися у темному кольорі, чітко, розбірливо, без забруднень та інших дефектів, які б викликали б сумніви щодо дійсності документа; у тексті та цифрових даних документів так звані підчистки та необумовлені виправлення не допускаються;

- у вільних рядках документа слід ставити риски;

- помилки в первинних документах виправляють коректурним способом та супроводжують надписом «виправлено» та підтверджують підписами осіб, які склали цей документ, із зазначенням дати виправлення;

- у касових і банківських документах жодні виправлення не допускаються;

- документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампа, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення;

- первинні документи, що пройшли обробку, мають містити відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислювальній установці - відбиток штампа оператора, відповідального за їх обробку;

- при складанні первинних документів має застосовуватися українська мова.

Питання 7.5. Організація документообігу та зберігання документів

Документообігом називається порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Завдання документообігу - прискорення руху документів з метою своєчасного отримання інформації користувачами для прийняття рішень.

Підприємство самостійновизначає напрями й обсяги документів.

Організує документообіг головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації.

Основні етапи проходження документів:

- складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони;

- облікова обробка та реєстрація документів;

- передача документів на зберігання до архіву.

Етапи проходження документів відображаються в плані (графіку)документообігу, який розробляється головним бухгалтером та затверджується керівником. Виконання графіку документообігу є обов’язковим для всіх підрозділів і служб підприємства.

Документи складаються на підприємстві оперативними працівниками (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.).

Документи можуть надходити зі сторони через канцелярію з обов’язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо).

Контроль за дотриманням графіку здійснюєтьсяголовним бухгалтером.

Для зберігання документів призначені поточні та постійні архіви.

Поточний архів організовуються безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року та міститься у спеціальних закритих шафах.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.

Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.

Після закінчення звітного року до передачі в постійний архів документи опрацьовують: систематизують у хронологічному порядку, прошивають і маркують ярликами (рубриками).

Строк зберігання документів в постійному архіві визначені Наказом Головного архівного управлінням при Кабінеті міністрів України № 41 від 20 липня 1998 року розд. 42 «Бухгалтерський облік і звітність».

Терміни зберігання документів складають:

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливе значення, передаються безстрокове збереження до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню (утилізації)спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

Питання для самоконтролю за лекцією 7

1. Поняття первинного обліку.

2. Визначення первинного документу.

3. Коли повинен бути складений первинний документ відповідно до вимог чинного законодавства?

4. Назвіть обов’язкові реквізити первинного документа.

5. Хто несе відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах?

6. В чому полягає економічне та юридичне значення документації?

7. Яким вимогам повинні відповідати первинні документи?

8. Що означає класифікація первинних документів, її значення.

9. Назвіть класифікаційні ознаки первинних документів.

10. Охарактеризуйте класифікаційні групи первинних документів.

11. Дайте визначення інвентаризації як складової бухгалтерської методології.

12. Якою є організація на підприємстві інвентаризаційної роботи.

13. Назвіть етапи інвентаризаційного процесу. Дайте їх характеристику.

14. Документальне оформлення результатів інвентаризації.

15. Якими можуть бути результати проведення інвентаризації?

16. Який порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей за рахунок винних осіб.

17. Розкрийте сутність та завдання документообігу на підприємстві.

18. Шляхи надходження первинних документів.

19. План (графік) документообігу як інструмент систематичного контролю.

20. Хто організує та здійснює контроль за виконанням плану документообігу?

21. Які є етапи бухгалтерської обробки інформації?

22. Яку організацію має архів на підприємстві? Які є види архівів?

23. Назвіть терміни зберігання бухгалтерських документів?

Вправи для самостійної роботи

Вправа 1. Поділіть наведені документи на розпорядчі, вико­навчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані: розрахунок податку на прибуток, довіреність на отримання матеріальних цінностей, акт приймання матеріалів, наказ про призначення комісії у справі втрачених документів, акт на списання інвентарю, гарантійний лист про оплату, договір купівлі-продажу, наказ про прийняття працівника на роботу, прибутковий касовий ордер, акт приймання-передачі основних засобів, вимога на отримання мате­ріалів, відомість нарахування зносу основних засобів, платіжне до­ручення, авансовий звіт, відомість нарахування заробітної плати, розпорядження про оплату виконаних сумісниками робіт.

Вправа 2. Якими первинними документами оформляють такі господарські операції:

- одержано в касу готівку для виплати заробітної плати;
придбано підзвітною особою матеріали;

- нарахована заробітна плата працівникам підприємства;
- виплачено заробітну плату працівникам;

- видано з каси в підзвіт готівку П.М. Іванову на господарські потреби;

- зараховано на поточний рахунок виручку від реалізації то­варів;

- одержано товари від фірми " Колос"?

Вправа 3. Поділіть реквізити на обов'язкові й необов'язкові: назва документа, форми; назва підприємства, від імені якого складено документ; дата і місце складання; номер поточного рахунка підприємства, від імені якого складено документ в ОПЕРУ банку; форма власності підприємства; ідентифікаційний код підприєм­ства; юридична адреса підприємства; відтиск печатки; особистий підпис особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, правильність її оформлення; зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції.

Задача 4. Визначте розмір завданої шкоди за результатами про­веденої інвентаризації складу тканин швейної фабрики. За даними інвентаризації, в наявності 13 500 м тканини, заданими бухгалтерсь­кого обліку - 13 520 м. Ціна одного метра тканини - 100 грн.

Тести для самоконтролю

1. Спосіб первинного відображення об'єктів бухгалтерського
обліку в первинних документах - це:

а) документація;

б) подвійний запис;

в) бухгалтерська звітність;

г) інвентаризація.

2. Не оприбутковані цінності, розкрадання, нестачі тощо в
бухгалтерському обліку виявляються за допомогою такого еле­мент:

а) документація;

б) оцінка;

в) інвентаризація;

г) бухгалтерський баланс.

3. Підставою для бухгалтерського обліку господарських опе­рацій є:

а) інформація власника;

б) первинні документи;

в) усне розпорядження керівника;

г) професійне судження головного бухгалтера.

4. Відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій несе:

а) головний бухгалтер і рядові бухгалтери;

б) солідарно керівник і головний бухгалтер;

в) виконавчі особи бухгалтерської служби;

г) власник чи уповноважений орган, що здійснює керівництво
підприємством.

5. Первинні документи повинні складатися:

а) під час здійснення господарської операції, а якщо неможливо безпосередньо після її закінчення;

б) перед закінченням звітного періоду;

в) перед перевіркою контролюючих органів;

г) перед початком здійснення господарської операції.

6. За достовірність даних, які містяться в документі, відповідає:

а) керівник;

б) головний бухгалтер;

в) виконавець;

г) особи, які підписують документ.

7. До обов'язкових реквізитів первинних документів не відносяться:

а) порядковий номер документа;

б) номер поточного рахунка підприємства в банку;

в) найменування підприємства, від імені якого складено пер­
винний документ;

г) форма власності підприємства, від імені якого складено пер­
винний документ.

8. До розпорядчих первинних документів відносяться:

а) договір на поставку сировини, лімітно-забірна картка;

б) прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер;

в) наказ про прийняття на роботу, довіреність на отримання ма­теріальних цінностей;

г) табель обліку робочого часу, платіжна відомість.

9. За місцем складання первинні документи бувають:

а) міжгалузеві та спеціалізовані;

б) внутрішні та зовнішні;

в) службові та особові;

г) первинні та зведені.

10. За призначенням документи поділяються на:

а) первинні та зведені;

б) розпорядчі та виконавчі;

в) внутрішні і зовнішні;

г) разові та накопичувальні.

11. Документообіг — це:

а) об'єднання однорідних за змістом первинних документів у групи;

б) рух документів з моменту їх складання до передачі в архів;

в) обробка первинних документів бухгалтерією;

г) перевірка наявності та законності первинних документів.

12. Спосіб перевірки наявності ресурсів у натуральному виразі
ля усунення можливих розбіжностей між даними обліку і фактичною наявністю, для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності - це:

а) бухгалтерський баланс;

б) інвентаризація;

в) бухгалтерський рахунок;

г) документація.

13. Щоб забезпечити відповідність бухгалтерських записів
фактичним даним, необхідно:

а) мати в штатному розкладі посаду головного бухгалтера;

б) проводити інвентаризацію;

в) постійно контролювати матеріально відповідальних осіб;

г) заповнювати первинні документи та регістри бухгалтерсько­го обліку.

14. Проведення інвентаризації є обов'язковим:

а) перед виплатою дивідендів;

б) при зміні керівника підприємства;

в) перед модернізацією виробництва;

г) при зміні головного бухгалтера підприємства.

15. За організацію, проведення та загальний стан інвентари­заційної роботи відповідає:

а) керівник підприємства;

б) головний бухгалтер;

в) головний економіст;

г) матеріально відповідальна особа.

16. Інвентаризацію на підприємстві проводить:

а) керівник підприємства з головним бухгалтером;

б) контролюючі державні органи;

в) спеціально створена комісія;

г) аудиторська група.

17. Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначає:

а) податкова служба України;

б) власник підприємства, крім обов'язкових за законодавством випадків;

в) керівник і бухгалтер, крім обов'язкових за законодавством випадків;

г) аудитор у ході проведення аудиту.

18. На підприємстві створюються такі інвентаризаційні комісії:

а) на постійній основі та залучена;

б) генеральна та разова;

в) постійно діючі та робочі;

г) постійно діюча та робочі.

19. Склад робочої інвентаризаційної комісії затверджується:

а) наказом керівника;

б) протоколом постійно діючої інвентаризаційної комісії;

в) приписом судових органів;

г) розпорядженням головного бухгалтера.

20. До складу інвентаризаційної комісії не може входити:

а) головний інженер підприємства;

б) працівник, що мав судимість за корисливі злочини;

в) порушник режиму роботи підприємства;

г) матеріально відповідальна особа.

21. Які з перелічених реквізитів первинних документів є змінними:

а) найменування підприємства;

б) номер поточного рахунка підприємства;

в) порядковий номер документа;

г) немає правильної відповіді?

22. Хто несе відповідальність за достовірність даних, що містять­ся в документі:

а) керівник;

б) головний бухгалтер;

в) особи, які підписують документ;

г) касир?

23. Чи допускаються виправлення в первинних документах:

а) не допускаються;

б) допускаються, крім виправлень у касових і банківських до­кументах;

в) допускаються;

г) залежить від того, хто їх робить?

24. Створення типових бланків документів для оформлення од­норідних господарських операцій називається:

а) стандартизацією;

б) уніфікацією;
в) контуванням;
г) гармонізацією.

25. Бухгалтерським документом називають:

а) письмовий доказ фактичного здійснення господарської опе­рації і права на її здійснення;

б) належним чином складений та оформлений діловий папір,
який письмово підтверджує право здійснення або реальне здійснення господарської операції, містить її ознаки і показники, що підля­гають відображенню в обліку;

в) обидві відповіді правильні;

г) немає правильної відповіді.

26. За призначенням документи поділяються на:

а) первинні й зведені;

б) розпорядчі й виконавчі;

в) внутрішні й зовнішні;

г) аналітичні та синтетичні.

27. Документообіг - це:

а) об'єднання однорідних за змістом первинних документів у групи;

б) рух документів з моменту їх виписки до передачі в архів;

в) обидві відповіді правильні;

г) правильної відповіді не запропоновано.

28. До первинних документів належать:

а) документи, які складають на момент здійснення господарсь­кої операції;

б) документи, що складаються на підприємстві відповідно до
здійснених операцій;

в) документи з низьким рівнем стандартизації;

г) документи в електронному вигляді.

29. Які з перелічених документів належать до виправдних:

а) прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер;

б) статут підприємства, договір на поставку сировини;

в) обидві відповіді правильні;

г) правильної відповіді не запропоновано?

30. Чи можна використовувати при заповненні документів про­стий олівець:

а) так;

б) ні;

в) так, якщо після підтвердження здійснення операції цифри будуть наведені кульковою ручкою;

г) так, якщо поруч буде стояти підпис головного бухгалтера?

31. Коли мають складатися первинні документи:

а) під час проведення господарської операції;

б) перед закінченням звітного періоду;

в) перед перевіркою контролюючих органів;

г) на прохання керівника?

32. Під контуванням документів розуміють:

а) зазначення кореспондуючих рахунків;

б) об'єднання однорідних за змістом первинних документів;

в) цей термін не стосується бухгалтерського обліку;

г) немає правильної відповіді.

33. За місцем складання документи є:

а) міжгалузеві та спеціалізовані;

б) внутрішні та зовнішні;

в) службові та особові;

г) немає правильної відповіді.

34. Яке визначення інвентаризації найточніше:

а) інвентаризація — це спосіб періодичної перевірки господар­ських процесів;

б) інвентаризація являє собою перевірку наявності й стану за­собів і грошових коштів підприємства;

в) інвентаризація — це спосіб упорядкування складського гос­подарства і порядку зберігання майна;

г) немає правильної відповіді?

35. Проведення інвентаризації є обов'язковим:

а) перед виплатою дивідендів;

б) у разі зміни керівника підприємства;

в) перед модернізацією виробництва;

г) при підвищенні курсу гривні.

36. Об'єкти інвентаризації - це:

а) активи, зобов'язання;

б) власний капітал;

в) майно, зобов'язання;

г) немає правильної відповіді.

37. За організацію, проведення та загальний стан інвентариза­ційної роботи відповідає:

а) керівник;

б) головний бухгалтер;

в) головний економіст;

г) менеджер.

38. Робочим (виконавчим) органом суб'єкта інвентаризації є:
а) матеріально відповідальна особа;

б) головний бухгалтер;

в) інвентаризаційна комісія;

г) немає правильної відповіді.

39. Склад інвентаризаційної комісії затверджується:

а) наказом;

б) протоколом;

в) приписом судово-слідчих органів;

г) рішенням трудового колективу.

40. До складу інвентаризаційної комісії не можуть входить:

а) особи, що притягувалися до адміністративної відповідальності;

б) порушники трудової дисципліни;

в) матеріально відповідальні особи;

г) немає правильної відповіді.

41. Інвентаризацію на підприємстві проводить:

а) керівник підприємства з головним бухгалтером;

б) контролюючий державний орган;

в) спеціально створена інвентаризаційна комісія;

г) трудовий колектив.