Як проводити ділові бесіди

ЛЕКЦІЯ 12: Форми обговорення ділових проблем

1. Ділова бесіда

Як проводити ділові бесіди.

Різновиди бесід.

Техніка ведення індивідуальних бесід.

Етапи бесід.

2. Кадрова співбесіда.

3. Ділова розмова по телефону.

4. Переговори

a. Поняття про переговори.

b. Три основні стратегії переговорів.

c. Стратегічні підходи до проведення переговорів.

d. Тактика і принципи переговорів.

e. Сприймання партнера в процесі переговорів.

f. Розміщення учасників за столом.

g. Переговори з кредитними установами.

h. Мистецтво торгуватися, або короткі переговори.

i. Особливості ведення ділових переговорів в різних країнах

5. Нарада.

6. Збори.

7. Ділова суперечка.

8. Дискусія, диспут, полеміка.

9. Теле- і пресконференція.

10. Інтерв’ю.

11. «Мозковий штурм».

12. Ділова доповідь.

13. Діловий сніданок, обід, вечеря.

14. Особливості спілкування через перекладача.

15. Презентація і мова презентатора.

1. У роботі для встановлення контактів з іншими людьми найчастіше використовують таку форму спілкування, як бесіда.

Бесідою називається форма спілкування з метою обміну дум­ками, інформацією, почуттями тощо. Вона сприяє тому, щоб партнери активізували свої зусилля для забезпечення співробітницт­ва та впливу одне на одного. Ділова бесіда буде мати позитивний результат лише за умов уважного сприйняття співрозмовниками точки зору й доказів свого партнера, висловлених по суті, із відповідальною тактовною реакцією щодо отриманої інформації. Відмінність ділової бесіди від повсякденної (побутової) полягає в тому, то вона є цілеспрямованою із заздалегідь спланованим результатом і направлена на вирішення певних завдань, виробничих проблем і питань, пов'язана з необхідністю робити висновки на основі аналізу отриманої інформації. Також така бесіда дозволяє виробити певні рішення і реалізувати їх.

Бесіди виконують такі функції:

• обмін інформацією;

• формування перспективних заходів і процесів;

• контроль і координація вже розпочатих дій;

• взаємне спілкування людей під час виконання виробничих завдань;

• підтримання ділових контактів на рівні виробничих підроз­ділів, регіонів, держав;

• пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей;

• стимулювання людської думки в новому напрямку;

• розв'язання етичних проблем, що виникли в якійсь ситуації тощо¹.

Як проводити ділові бесіди

Бесіда є найбільш сприятливою і часто єдиною можливістю переконати співрозмовника і обґрунтувати свої позиції (щоб він з нею згодився і підтримав).

При цьому сподівання на успіх і збіг обставин краще замінити стратегією і тактикою.

Визначають п'ять універсальних принципів ділового спілку­вання:

> привернути увагу співрозмовника (початок розмови). Якщо ми не в змозі це зробити, то для чого взагалі щось говорити?

> викликати у співрозмовника зацікавленість (передача інфо­рмації). Якщо він упевнений, що наш виступ йому корисний, то із задоволенням буде слухати;

> принцип детального обґрунтування (аргументація). На основі зацікавленості переконати співрозмовника в тому, що він вчинить розумно, погодившись з нашими ідеями чи пропозиціями;

> виявити інтерес і усунути сумніви співбесідника (нейтралі­зація, спростування зауважень). Мета — показати можливості ре­алізації даної ідеї, позитивних наслідків для двох сторін;

> перетворення інтересів співбесідника в кінцеве рішення (прийняття рішення).

Поряд з основними принципами існують важливі рекомендації щодо ведення ділових бесід. Їх універсальний характер базується на тому простому факті, що в будь-якій бесіді ми повинні мистецьки пристосуватися до свого співрозмовника в даний момент:

• Вислухайте співрозмовника до кінця. Часто буває, що бесіда відбувається безрезультатно саме з цієї причини. Слухати з необ­хідною увагою співбесідника — це не тільки знак поваги до ньо­го, а й професійна необхідність.

• Не ігноруйте значенням упередженості співрозмовника. Дуже багато людей перебувають під тиском марновіри (забобонів). Наша думка складається ще до того, як ми зважили всі факти.

• Уникайте непорозумінь і неправильних тлумачень. Виклад повинен бути зрозумілим, наочним, систематизованим, корот­ким, а головне — простим.

• Поважайте свого співрозмовника. Адже техніка ведення бесіди — це мистецтво спілкуватися з людьми. Ніщо так негативно не впливає на атмосферу ділової бесіди, як презирливий жест чи погляд.

• Завжди, коли можливо, будьте ввічливими, дружньо налашто­ваними, дипломатичними, тактовними. Ввічливість не змінює прохання чи наказу, але зменшує появу у співрозмовника внут­рішнього протистояння. Дружня атмосфера збільшує шанси ус­пішного завершення ділової бесіди.

• Якщо потрібно, будьте непохитні, але зберігайте холоднокро­вність, коли «температура бесіди» піднімається. Не сприймайте як трагедію, коли співрозмовник дасть волю своєму гніву. Досві­дчена в дискусіях людина збереже твердість і не образиться.

• Будь-яким можливим для вас методом спробуйте полегшити спів­розмовникові сприйняття ваших тез і пропозицій, враховуючи внут­рішню боротьбу між його бажаннями та реальними можливостями, щоб він міг «зберегти своє обличчя». Якщо необхідно, дайте співроз­мовнику час, щоб він міг сам переконатися в правильності ваших ідей.

• Успіх ділової бесіди залежить від того, наскільки ви правиль­но зрозуміли особливості характеру свого співрозмовника і виб­рали правильний шлях у розмові з ним.

• До бесіди потрібно готуватися, це творчий процес і передба­чити усі моменти бесіди неможливо. У процесі бесіди кожна лю­дина відкриває для себе щось нове.