Классификация систем автоматизации ДОУ

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации ДОУ сталкивается с проблемой выбора системы автоматизации электронного документооборота, которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными. Определиться с тем, сможет ли программный продукт решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы. В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Поэтому вопрос типологии (классификации) систем автоматизации является актуальным.

Отметим, что сегодня нет единой общепринятой терминологии и классификации в сфере электронного документооборота по следующим причинам:

Во-первых, западные фирмы, которые вбрасывают на рынок свои продукты, желая усилить их новизну и привлекательность вбрасывают и новые термины, которые они ассоциируют с каким-либо ключевым (отличительным) свойством своих продуктов.

Во-вторых, работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия. Например, часто путают понятия " делопроизводство", включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и " документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как " движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления". Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности. Однако деление систем на системы автоматизации делопроизводства и системы электронного документооборота у некоторых разработчиков существует. Следует понимать, что как бы не называлась система, каких бы громких слов о ней не говорилось, нужно внимательно выяснить, какие операции делопроизводства и в каком объеме система автоматизирует. И только после такого рода экспертизы можно решить, что представляет данная система и насколько она вам подходит.

Рассмотрим наиболее важные типологические признаки систем автоматизации ДОУ.