Требования, которым должна удовлетворять комплексная система автоматизации ДОУ

o В основе архитектуры системы лежат бизнес-процессы (потоки работ), в ходе выполнения которых создаются и перемещаются документы;

o В системе обязательно должна быть учтена специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.) -Сложившаяся в западных странах практика исходит из того, что текущая работа с конкретным документом осуществляется персонально соответствующим менеджером, а система управления документами ориентирована лишь на хранение исполненных документов в систематизируемых папках (аналогично нашему архивному хранению). Отечественная же технология предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот (термин, который отсутствует в западной управленческой традиции). Кстати, сама идея подобного учета и регламентации вполне адекватны современным реалиям управления с использованием компьютерных сетей;

o Система должна выполнять все задачи документационного обеспечения в организации и другие функциональные требования: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполненим, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву; организацию групповой работы над документами (календарное групповое планирование, совместное использование информации, " доски объявлений", форумы и др.); Возможность работы через Internet/intranet; Наличие в системе модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами)

o Возможность одновременного использования электронных и бумажных документов;

o Простота и гибкость при установке, конфигурировании и эксплуатации; по опыту компании 1С время развертывания системы 1С Архив: 52% за 1 день; 26% не больше 1-й недели; 22% больше 1-й недели.

o Использование распространенных платформ для организации групповой работы с документами; Все системы представленные на рынке можно разделить на следующие группы: а) работающие в среде Lotus Notes (системы от компнии “Интертраст” - OfficeMedia, “АйТи” - БоссРеферент) б) работающие в среде MS SQL Server (Directum) в) работающие в среде Oracle; в) работающие в среде собственной СУБД (Ефрат документооборот – СУБД НИКА); г) работающие в различных средах (системы от компании “Электронные офисные системы” Дело)

o Наличие средств для организации конфиденциального документооборота c защитой информации от несанкционированного доступа; ЭЦП и шифрование с использование криптосредств во всем мире являются общепризнанными средствами обеспечения безопасности в системах электронного документооборота. Однако, политика информационной безопасности, в т.ч. в системах электронного документооборота, не сводится только к применению этих средств. В ряде случаев, например, в рамках локальной сети предприятия можно ограничиться более простыми средствами защиты. В других случаях применение только криптографических средств само по себе не гарантирует полной информационной безопасности

В АСДД " ДЕЛО", как и во многих других, используется авторизация пользователя по его имени и паролю, вводимому с клавиатуры. Данный метод сегодня не может считаться достаточно эффективным - пароль можно подсмотреть, подслушать или взломать. Тем более что, по общеизвестным данным, до 80% случаев неправомерного использования информации приходится на самих сотрудников компаний. Наиболее эффективным и удобным способом решения этой проблемы является использование программно-аппаратного комплекса (ПАК) " Мастер Паролей" компании " Рускард". Комплекс " Мастер Паролей" совмещает универсальность парольной защиты и надежные и удобные технологии авторизации при помощи смарт-карточек. Авторизационная информация хранится только на карточке и при необходимости вводится в требуемую программу.

o Совместимость с сертифицированными средствами защиты информации;

o Хорошая масштабируемость; Система электронного документооборота должна поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность должна определяться только мощность соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных (Oracle, Informix и др.)

o В основе системы — открытая клиент-серверная архитектура;

o Возможность интеграции с другими приложениями (CAD-системами, MRP/ERP-системами, системами финансового и управленческого учета, системами электронной почты и др.);

В настоящее время на предприятиях широко распространены различные приложения, обрабатывающие структурированные данные. Наибольшее число их можно отнести к двум классам: системы для учета финансово_хозяйственной деятельности (ERP_системы) и системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM_системы).

Однако в реальных бизнес_задачах пользователям этих систем приходится иметь дело с различными документами, представляющими собой другой тип содержания — неструктурированный, для управления которым используются другие системы. Так, бухгалтер наряду с учетом хозяйственных операций в ERP_системе озабочен архивированием первичных документов; менеджер службы сбыта, управляя заказами клиента в ERP и CRM_системах, работает с договорами, претензиями и ведет переписку с заказчиками; службы эксплуатации оборудования, зданий и сооружений ведут планирование технического обслуживания и ресурсов в ERP_системе, но при этом по роду работы постоянно обращаются к широкому спектру технической документации — руководствам по эксплуатации, чертежам объектов, регламентам технического обслуживания.

Необходимость постоянно переключаться между различными приложениями ведет к потерям рабочего времени, увеличению продолжительности бизнес_циклов и росту издержек. И чем крупнее предприятие, чем более интенсивны бизнес_процессы, тем сильнее эти издержки сказываются на его эффективности. Взаимодействие системы управления документами с приложениями, обрабатывающими структурированную информацию, способно революционным образом изменить эту ситуацию, значительно повысив производительность и существенно увеличив возврат инвестиций.

Продвинутые платформы (Documentum) обеспечивают интеграцию с продуктами ведущих поставщиков рынка ERP и CRM. Интеграция обеспечивает связь документов с бизнес_объектами данных систем, в результате чего доступ к связанным документам можно получить непосредственно через этот бизнес_объект прямо из интерфейса ERP или CRM_системы. Таким образом бухгалтер, например, может посмотреть все счета от данного поставщика, а менеджер по продажам — всю переписку с данным клиентом

Интеграция с системами проектирования.Чертежи и другая информация, которая готовится в системах PDM, CAD и им подобных, также размещаются в общем корпоративном хранилище в формате CAD или одном из растровых, получаемых при оцифровке бумажных архивов. Комплексная система автоматизации ДОУ обеспечивает для них высокий уровень безопасности и другие преимущества, часто отсутствующие в системах проектирования

o Модульность системы и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств; Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Примеры. Золушка-Канцелярия Служебная корреспонденция - характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем. Решения и распоряжения - отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности. Письма граждан - характеризуется тем. что связующим началом пакета (пачки) писем является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.
CompaniMedia СМ-Портал 70 Специализированные рабочие места предметных специалистов, по направлениям деятельности; СМ-Делопроизводство 350; СМ-Обращения граждан 320; СМ-Заседания 80; СМ-Факс 150; СМ-Управление Персоналом 350; СМ-Планирование 50; СМ-Договоры 320; СМ-Клиенты и Контакты 80; СМ-Проекты 90; СМ-HelpDesk 30; СМ-TimeSheet 30; СМ-Библиотека электронных документов 50; Рабочее место администратора системы; СМ- Администратор 350; Отдельные рабочие места СМ-Делопроизводство: СМ-Входящие документы 150; СМ-Исходящие документы 150; СМ-Внутренние документы 150; СМ-Организационно-распорядительные документы 150 СМ-Поручения 110

o Независимость от средств коммуникации - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие территориально-распределенных структур. Причем территориально разнесенные подразделения могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи, что особенно актуально в условиях низкого качества многих отечественных линий связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями; (Любые каналы связи: коммутируемые линии, х.25, TCP/IP, спутниковые каналы; Сетевые протоколы: TCP/IP, NetBIOS, SPX, X25, XPC; Почтовые протоколы: POP3, IMAP, LDAP; Почтовые шлюзы: SMTP, X400; 100% гарантия доставки информации независимо от качества линий связи)

o Поддержка русского языка, включая экранные сообщения и подсказки, сортировку данных и поиск информации по различным словам и выражениям;

o Приемлемость по цене при поставке, внедрении и сопровождении.

Следует учесть, что затраты при создании комплексной системы автоматизации ДОУ складываются из:

Затрат на покупку технических средств, состоящие из затрат на:

- компьютерную технику,

- оргтехнику,

- средства связи – модем,

- ЛВС и телефонные линии;

Затрат на покупку программных продуктов, состоящие из затрат на:

- Программа ЭД

- системные программные продукты и СУБД,

- прикладные программные продукты, (MS Office, файн ридер, крипто про и др)

- техническое сопровождение ПО;

Затрат на работы по внедрению, состоящие из затрат на:

- затрат на установку и настройку программ на сервере и на клиентской части,

- затрат на обучение пользователей,

- затрат на ввод в эксплуатацию и сопровождение пользователей;

Затрат на провайдерские услуги – обеспечение доступа в Интернет.

Прейскурант на " коробочный" вариант поставки программных продуктов семейства " Дело"

Расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом. Например, стоимость системы на 35 рабочих мест составляет (320*5+290*15+240*15) = 9550 долларов.

Расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом Например, стоимость системы на 35 рабочих мест составляет (200*5+180*15+165*15) = 6175 долларов.

Годовая техническая поддержка:

Горячая линия - электронная почта+телефон

Поставка новых версий системы

Выезд специалистов на объект заказчика (при невозможности оказать помощь по горячей линии)

Стоимость годовой технической поддержки системы составляет дополнительно 20% от стоимости системы. Стоимость СУБД не входит в стоимость системы

Поставка систем осуществляется на носителе CD-ROM. В стоимость включен НДС. Все цены приведены в долларах США. Оплата производится в рублях по курсу ЦБ РФ + 1, 5% на дату платежа.