Этапы выбора системы автоматизации

В выборе программного продукта необходимо участие экспертов — специалистов разных подразделе­ний организации, а процесс подготовки управленческого решения должен иметь коллективный (групповой) характер. В этом смысле требуется взаимодействие службы ДОУ с подразделениями инфор­матизации и информационной безопасности. Указанные обстоятель­ства позволяют утверждать, что управленческое решение по выбору программного продукта для автоматизации документооборота явля­ется многоцелевым.

В условиях растущего предложения программных продуктов задача лиц, принимающих решение, заключается в выборе опти­мального варианта программного обеспечения системы автоматиза­ции документооборота на основе многокритериального подхода.

В современной теории принятия решений многокритериальные задачи выбора занимают особое место, в том числе задача выбора лучшей альтернативы считается одной из основных в практике менеджмента [19, 38, 49]. Сложность выбора определяется как коли­чеством альтернатив (в нашем случае возможных программных продуктов), так и количеством критериев. Критерии выбора реше­ния из некого множества имеющихся альтернатив характеризуют их привлекательность (приемлемость, предпочтительность) для участ­ников процесса выбора.

При всем многообразии управленческих решений, в том числе связанных с выбором программного продукта, можно выделить четыре основные стадии работы:

o подготовительная (постановка задачи);

o разработка возможных вариантов решений:

o выбор решения;

o реализация принятого решения

На рис. представлена одна из возможных технологических схем этого процесса, отражающая последовательность этапов подго­товки управленческих решений и основные виды используемой информации. Схема отображает логику и рациональную последова­тельность действий. На практике может возникнуть необходимость повторения уже пройденного этапа, если получен отрицательный результат, нет требуемой информации или коренным образом изме­нилась ситуация. Знание технологии процесса принятия решений позволяет рационально организовать его информационное обеспече­ние и тем самым содействовать обоснованности и своевременности решений.

На подготовительной стадии принятия реше­ния о выборе программного продукта важно определить:

o какие потребности автоматизации документооборота (в общих чертах) должны быть удовлетворены;

o какие источники информации будут использоваться для знакомст­ва с программными продуктами,

o какова степень полноты и достовер­ности информации,

o как познакомиться с демонстрационной версией;

o кто войдет в круг экспертов, оценивающих альтернативы;

o сколько времени будет проводиться экспертная оценка.

На этой же стадии работы важно определить в общих чертах, какие потребности автоматизации документооборота должны быть удовле­творены. Экспертам необходимо определиться с возможными альтер­нативами выбора, т.е. с теми программными продуктами, которые по предварительной оценке могли бы удовлетворять потребности пред­приятия или учреждения. Для этого можно воспользоваться информа­ционно-рекламными публикациями, материалами конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов (например, материалы конференции «Docflow 2000»—«Docflow 2004», жур­нальными публикациями [20, 21, 52, 58], результатами сопоставитель­ного анализа [51, 57, 61, 63], сайтами фирм-разработчиков в Интер­нете, а также запросить у разработчиков интересующие орга­низацию дополнительные сведения..

Важно предварительно определиться с теми программными продуктами, из числа которых предстоит сделать выбор. Безусловно, некоторые предложения могут быть отсеяны еще на предварительной стадии по ценовым соображениям (к примеру, цена намного превосходит возможности учреждения) или по соображениям концептуального порядка (например, отсутствуют принципиально важные функции или сферы ДОУ). Полагаем целесообразным наметить для выбора три-пять (максимально семь) альтернативных вариантов программ­ного обеспечения, которые на следующей стадии должны быть оце­нены в соответствии с имеющимися целями и ограничениями.

Процесс принятия решения по выбору программного обеспече­ния для автоматизации документооборота в каждой организации может иметь свои особенности и нюансы. В качестве возможного ориентира на стадии анализа альтернатив и выбора программного продукта предлагается использовать логическую схему, представ­ленную на рис. 9. Эксперты должны сформировать перечень крите­риев, по которым будут оцениваться программные продукты. При большом количестве критериев они могут быть объединены в груп­пы, что позволяет оптимизировать процесс принятия решений. При этом требуется оценка программных продуктов с точки зрения, как предъявляемых функциональных требований, так и системно-техни­ческих характеристик, адаптационных возможностей, особенностей внедрения и, наконец, стоимости.

Рассмотрим выделенные этапы работы несколько подробнее (курсовая работа)