Завдання чи місія

Технологія

Індивіди

Рис. 3.2. " Діамант" Г. Лівітта

За аналогічним принципом побудована і відома модель " 7-8" компанії МакКінсі (Т. Пітере, Р. Уотермен), яка перед­бачає виокремлення таких змінних внутрішнього середовища, як спільні цінності, стратегія, структура, системи, стиль, спів­робітники, здібності. Недолік цієї моделі внутрішнього середо­вища організації — відсутність такої важливої складової, як цілі та місія організації, а перевага — чимала увага до так зва­них " м'яких" змінних управління, або суб'єктивних парамет­рів внутрішнього середовища (спільні цінності, стиль, здіб­ності). Т. Пітере і Р. Уотермен, як і Г. Лівітт, підкреслювали взаємозалежність змінних, що природно, оскільки всі вони є елементами однієї системи.

Цікавий підхід до формування внутрішнього середовища організації розробили Д. Бодді і Р. Пейтон. Вони створили ін­тегральну модель організації, яка включає такі елементи: цілі, бізнес-процеси, технології, люди, влада, структура, культура

118

організації. Д. Бодді і Р. Пейтона складається з наступних еле­ментів.

Цілі. У центрі моделі (символічно) — цілі, на досягнення яких спрямована діяльність членів організації, що є бажаним станом організації в майбутньому.

Бізнес-процеси. Групи видів діяльності і технології, за допо­могою яких індивіди " прокладають дорогу" до цілей (процеси розробки товарів, отримання замовлень, виробництва продук­ту, доставки, оплати). Члени організації в процесі спільної праці перетворюють наявні ресурси та створюють нові цін­ності, досягаючи бажаних результатів.

Технології. Устаткування, використовуване індивідами для перетворення ресурсів на корисний продукт (будівлі, верстати, офіси, комп'ютери, телекомунікації та інформаційні систе­ми).

Люди. Маються на увазі насамперед індивіди, які є членами організації та роблять для досягнення її мети внесок у формі навиків, знань та участі в процесі праці. Не слід забувати і про індивідів, що формально не є членами організації, але вплива­ють на її діяльність.

Влада. Відносини влади утворюють ядро менеджменту, формування якого здійснюється в міру відособлення управлін­ня як особливого виду діяльності та його інституціоналізації в організації. Деякі учені розглядають насамперед роль відно­син менеджменту та працівників у досягненні балансу влади в суспільстві, предмет дослідження інших — проблеми розши­рення владних повноважень індивідів в ієрархії організації.

Структура. Це спосіб розділення та координації праці в організації в широкому сенсі. Візуально вона виступає у формі організаційних діаграм. Формальну структуру зазвичай до­повнюють неформальні механізми, що роблять не менш іс­тотний вплив на роботу організації.

Культура. Порівняно з іншими елементами організації це поняття базується в основному на нематеріальних категоріях. Нині багато менеджерів вважають організаційну культуру од­ним із найважливіших інструментів виконання поставлених завдань. Члени організації виробляють особливі методи праці, які у свою чергу можуть впливати на способи виконання робо­чих завдань та спілкування колег, включаючи новачків.

Розділ З

Організація як система

Одним з сучасних підходів до виокремлення внутрішніх змінних, що мають інтегративне значення, є підхід, викладе­ний у підручнику " Управління організацією" за редакцією А. Поршнева, 3. Румянцевої та Н. Саломатіна¹. Сутність цього підходу становить думка, що внутрішнє середовище кожної організації формується під впливом змінних, що роблять без­посередній вплив на процес перетворень (виробництва продук­ції, послуг). Це структура організації, її культура та ресурси.

Ми пропонуємо як синтезуючий підхід використовувати таку систему внутрішніх змінних:

• ресурси (об'єктивні — фінансові, інформаційні, техніко-
технологічні, організаційні; суб'єктивні — здібності персона­
лу, культура організації, її імідж);

• процес трансформації (об'єктивні — стратегії, структу­
ра, завдання, технології; суб'єктивні — стиль управління,
владні відносини);

• результати (об'єктивні — місія, цілі; суб'єктивні — со­
ціальні цінності організації).

Взаємопов'язані внутрішні змінні, які становлять тільки частину сукупності чинників, що впливають на організацію, називають соціотехнічними підсистемами. Вони отримали цю назву, оскільки мають соціальний компонент (людей) та тех­нічний компонент (інші внутрішні змінні). Зміна в одній з них певною мірою впливає на всі інші. Вдосконалення однієї змін­ної, наприклад технологій, необов'язково може привести до підвищення продуктивності праці, якщо ці зміни позначають­ся негативно на іншій змінній — людях.

Враховуючи вищевикладене, можемо стверджувати, що внутрішнє середовище організації — це все те, що знаходить­ся всередині організації, сформоване матеріально-технологіч­ною, фінансово-економічною та соціально-психологічною під­системами. Інтегруючу та спрямовуючу роль у процесі їх фун­кціонування та розвитку відіграє управлінська підсистема (рис. 3.3).

¹ Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. — М.: ИНФРА-М, 2003. — 716с.

Рис. 3.3. Підсистеми внутрішнього середовища організації

Матеріально-технологічна підсистема організації також є системою, її доцільно поділити на матеріально-технічну, інформаційно-комунікативну та організаційно-управлінську підсистеми. Організаційно-управлінська підсистема, викорис­товуючи певні управлінські важелі справляє безпосередній вплив на матеріально-технічну та інформаційно-комунікатив-ну підсистеми. До складових матеріально-технічної підсисте­ми організації можна віднести: основні фонди організації; ма­лоцінні швидкозношувані предмети; водо-, тепло- та енергоза­безпечення; тару для зберігання товарно-матеріальних ціннос­тей на складах або для здійснення технологічних процесів. До складу інформаційно-комунікативної підсистеми потрібно включити такі складові: комунікаційні мережі; інформаційні технології (технології обробки, передачі та зберігання інфор-

Розділ З

Організація як система

мації, програмне забезпечення); інформаційні системи; діло­водство та документообіг. Основу інформаційно-комунікатив-ної підсистеми становить управлінська інформація та комуні­кації, що виникають під час її надходження, обробки та збері­гання. Організаційно-управлінська складова матеріально-тех­нологічної підсистеми включає: організаційне, комунікативне та нормативно-правове забезпечення процесу управління ма­теріально-технічною та інформаційно-комунікативною підсис­темами організації.

Важливе місце у функціонуванні будь-якої організації, особливо державної, займає фінансово-економічна підсисте­ма, яка є комплексом економічних відносин всередині органі­зації, що опосередковують рух фінансових ресурсів, спрямова­них на реалізацію функцій і завдань організаційної системи в умовах нестабільності та мінливості зовнішнього середовища. Особливістю фінансово-економічної підсистеми державної ор­ганізації є те, що її формування і межі чітко регламентовані законодавством та регулюються державою. Фінансово-еконо­мічна підсистема організації характеризує систему фінансово-економічних відносин щодо надходження, формування, роз­поділу і використання фінансово-економічних ресурсів для забезпечення ефективного функціонування організації в ціло­му. Систему фінансово-економічних відносин організації на­самперед, слід поділяти на зовнішні і внутрішні (які форму­ються в системі самої організації). У свою чергу, в системі зов­нішніх фінансово-економічних відносин організації варто ви­діляти фінансово-економічні відносини з державою (держав­ними органами) та фінансово-економічні відносини з іншими суб'єктами господарювання.

Соціально-психологічна підсистема організації включає ко­лектив, формальні та неформальні групи, організаційну куль-^ТУРУ> соціально-психологічний клімат та імідж організації.

Внутрішнє середовище організації залежить від зовнішньо­го, будучи його органічною складовою, отримуючи від нього все необхідне для реалізації своєї місії та передаючи йому ре­зультати своїх трансформаційних зусиль.

3.5. Зовнішнє середовище організаційної системи

Розглянуті вище питання характеризують в основному зміст самої організації, її внутрішнє середовище. Звичайно, насамперед керівник повинен добре знати свій об'єкт управ­ління — свою організацію. Адже внутрішнє середовище ор­ганізації, формуючись під впливом ухвалюваних керівниц­твом рішень, визначає рівень ефективності діяльності органі­зації. Проте успіх її діяльності залежить також від сил зовніш­нього оточення, які визначають " загальні правила гри", тому їх необхідно враховувати та використовувати.

Якщо, наприклад, ви запізнилися на заняття в університет через те, що не встигли на приміський автобус (потяг), то мож­на сказати, що ви могли врахувати, але не врахували сили зов­нішнього оточення. Добре знаючи розклад та завчасно прий­шовши на зупинку, до відправлення автобуса, ви б не допусти­ли цього порушення. Звичайно, не завжди можна передбачити дію сил зовнішнього середовища. Так, автобус, що відправився в рейс за розкладом, може потрапити в затор на дорозі або в дорожньо-транспортну пригоду. В цьому випадку об'єктивно неминуче ваше запізнення на заняття. Так і в бізнесі.

Для ефективного виконання управлінських функцій необ­хідно розуміти дію зовнішніх сил та вживати заходи з ней­тралізації їх негативної дії на організацію.

У зарубіжній управлінській думці уявлення про значення зовнішнього оточення та необхідність враховувати зовнішні сили, стосовно організації, з'явилося в кінці 50-х років XX ст. Це розуміння стало найважливішим внеском системного під­ходу в науку управління. Підкреслювалася необхідність для керівника розглядати свою організацію як систему, що скла­дається з взаємопов'язаних частин, які в свою чергу пов'язані із зовнішнім світом. Ситуативний підхід розширив це розумін­ня. Він вимагає від керівника не просто знати ці взаємозв'язки з навколишнім середовищем, але і в кожній конкретній ситуа-

Розділ З

Організація як система

ції враховувати, як впливають зовнішні чинники: глибоко або поверхово, прямо або побічно, позитивно або негативно.

Для вітчизняних організацій необхідність враховувати всі чинники зовнішнього середовища особливо актуальною стала останнім часом. Це пов'язано з швидкими змінами в економіч­них умовах діяльності підприємств.

У ринковій економіці керівникам доводиться враховувати зміни зовнішнього середовища, оскільки організація як від­крита система залежить від зовнішнього світу щодо постачан­ня ресурсів, енергії, кадрів, а також споживачів. Оскільки від керівництва залежить виживання організації, менеджер зобо­в'язаний уміти виявляти суттєві чинники зовнішнього середо­вища. Більш того, він повинен запропонувати відповідні спосо­би реагування на зовнішні дії. Адже вижити і ефективно функ­ціонувати в мінливому середовищі може лише та організація, яка вчасно перебудується та пристосується до навколишнього середовища. Даючи визначення зовнішнього середовища, не потрібно намагатися обійняти неосяжне та враховувати абсо­лютно всі його чинники. Керівник повинен виділяти тільки ті аспекти зовнішнього середовища, які вирішальним чином впливають на успіх організації. Виходячи з цієї передумови, за основу визначення зовнішнього середовища можна узяти сло­ва Дж. Бела: " Зовнішнє середовище організації включає такі елементи, як споживачі, конкуренти, урядові установи, поста­чальники, фінансові організації і джерела трудових ресурсів, що релевантні щодо операцій організації" ¹. Всі названі чинни­ки прямо і безпосередньо впливають на операції організації, тому їх можна віднести до середовища прямої дії.

Проте термін " зовнішнє середовище" включає ширший спектр чинників: економічні умови, споживачів, профспілки, конкуруючі організації, природні чинники, чинне законодавс­тво та інші складові. Ці взаємопов'язані чинники впливають на функціонування організації, на її виробничу, інноваційну, комерційну, фінансову діяльність. Зовнішнє середовище та ор­ганізація не просто співіснують, вони взаємодіють найактивні­шим чином та взаємопроникають.

¹ Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основи менеджменти: Пер. с англ. — М.: Дело, 1995. — 702 с.

Чинники зовнішнього середовища поділяються на дві ос­новні групи — мікросередовище і макросередовище, або пря­мої та непрямої дії. На рис. 3.4 зображена узагальнена схема функціонування організації, що розглядається з позицій її ре­альної або можливої взаємодії з основними економічними суб'єктами і середовищами. Чинники прямої дії представлені у вигляді прямокутників з прямими та зворотними зв'язками. Вони безпосередньо впливають на функціонування організації та випробовують на собі вплив її операцій. До цієї групи відно­сять постачальників трудових, фінансових, інформаційних, матеріальних та інших ресурсів, споживачів, органи держав­ної влади та органи місцевого самоврядування, конкурентів, контактні аудиторії засобів масової інформації. Чинники не­прямої дії представлені на схемі у вигляді широких стрілок од­носторонньої дії. До цієї групи належать економічні, природні, соціально-політичні, нормативно-правові та інші чинники.

У процесі проведення операцій організація вимушена в першу чергу враховувати вимоги зовнішнього середовища пря­мої дії. Так, продаючи свою продукцію на ринку, організація має враховувати купівельний попит на неї, а також позицію конкурентів. Організація, звичайно, прагне продати більше продукції за якомога вищими цінами, але чи буде вона купле­на взагалі, якщо ціни виявляться неприйнятними для спожи­вача або значно вищими за ціни на аналогічну продукцію кон­курентів? Інтереси вступають у протиріччя і при покупці необ­хідних матеріальних ресурсів у постачальників, при отриман­ні кредитів в банках, визначенні рівня заробітної плати та умов праці, а також при виплаті різних податків до бюджету.

Окрім чинників прямої дії керівник повинен враховувати також зовнішнє середовище непрямої дії. Воно не робить пря­мого впливу на операції організації, оскільки при цьому узго­джуються інтереси обох сторін, немає альтернативи. Середови­ще непрямої дії не впливає на стан організації в даний момент. Водночас такі чинники, як нові технології, економічний спад, інфляція, політичні зміни в сусідній державі, ставлення преси до певного бізнесу або конкретного бізнесмена позначаються на діяльності організації в майбутньому та можуть навіть ви­явитися вирішальними. Вплив чинників непрямої дії опосе­редкований через зміну чинників середовища прямої дії. На-

Організація як система